עסקים לשאת מגוון של הוצאות חייב לשמור קפדני רשומות פיננסיות. מאז התפתחות הכתיבה בעולם העתיק, עסקים כבר שמירה על רשומות של עסקאות פיננסיות שלהם. מערכת המס של ארצות הברית מחייבת את העסק לשמור רשומות מדויקות שכר למטרות מס.
שכר
שכר הוא אחד ההוצאות הגדולות שנגרמו על ידי העסק. זה מורכב משכר ומשכורת כל העסק משלם לעובדיו.
מסים
החוק בארה"ב מחייב עסקים לעכב מסים מסוימים משכר העובד. מעסיקים נדרשים לעכב מסים ממלכתיים, פדרליים ועיריים מרווחים אלה. מדינות וערים מסוימות אינן מטילות מסים כאלה. מעסיקים חייבים גם לעכב ביטוח לאומי ומסים Medicare, המכונה FICA, משכר העובדים. הם חייבים מעת לעת להעביר את המסים האלה לממשלה לאורך כל השנה. מעסיקים רשאים להטיל גם ניכויים אחרים על הטבות הניתנות, כגון ביטוח בריאות, באמצעות החברה.
ביטוח לאומי וביטוח רפואי
חוק הביטוח הלאומי של 1935 היה בעל ההשפעה הגדולה ביותר על מערכת השכר. חוק זה סיפק סיוע אבטלה לעובדים שאיבדו את מקום עבודתם וסיוע ציבורי לנזקקים. הממשלה מימנה את התוכניות הללו בכך שדרשה ניכוי מסים באופן אוטומטי משכר העובדים. חוקים אלה יש חובה על כל מערכת שכר של חברות לשמור רשומות מדויקות של ניכויים ותשלומים.
