כיצד לכתוב הצעת רכש

כאשר אתה מנהל פרויקט או צוות, בסופו של דבר תידרש לרכוש מוצרים או שירותים מחברה חיצונית. חברות יש פרוטוקולים המפרטים ספציפית דולר כמויות עובדים יכולים להסמיך בשם החברה. אם רכישה שאתה מחפש לבצע גבוהה מהסף שצוין, על הממונה לאשר את הרכישה. במקרים אלו, הצעת הרכש משמשת להצדיק את הצורך ברכישה, במיוחד כאשר ההוצאה תהיה גדולה או משפיעה על חלק ניכר מהעסק.

צור תרשים השוואה. התרשים צריך לרשום כל ספק של טוב או שירות שאתה מחפש ומכילים תכונות רלוונטיות לגבי ההצעה. לדוגמה, אם אתה מחפש ספק לספק פעילויות בניית צוות עבור הצוות, הקטגוריות יכללו: שם החברה, מיקום, אפשרויות פעילות, אפשרויות לפי מחיר, כולל צוות, לקוחות בעבר והפניות / הפניה. כלול רבים כמו "במבט אחד" תכונות ככל האפשר. פעולה זו תהפוך את הנתונים לקלים לבדיקה.

תעשה את המחקר שלך. לעבד רשימה של שלושה עד חמישה ספקים המספקים את הטוב או השירות שאתה מחפש. כולל ספקים רבים בהצעה שלך מציין בדיקת נאותות ומסייע למנהל שלך להבין במהירות את ההיגיון שלך. השג ציטוט כתוב מכל ספק ואכלס את תרשים ההשוואה עם הנתונים שלהם. תוכנית בהתאם, כמו ספקים מסוימים דורשים זמן להוביל לספק ציטוטים. קבל התחייבות מאיש הקשר שלך לגבי כאשר תקבל את הציטוט בכתב. לבסוף, לשאול את הספק עבור הפניות של חברות שהם עשו עסקים עם זה דומים לשלך.

הפניות של ספק שיחות. כל שאר התכונות, כגון מחיר ושירות, עשוי להיחשב שווה אבל לא כל הספקים יהיה מתאים לחברה שלך. ספק יכול להיות המוצר הנכון אבל לא יכול לספק את זה בזמן אמין. ספקי שירות לא יכול להיות ניסיון עם סוג של המשרד שלך אבל לעשות טוב מאוד עם סוגים אחרים. הפניות יעזרו לך להגן על סוג זה של בעיות ולחזק את תוקפו של ההצעה שלך.

לקבל החלטה. השווה את הספקים בהתבסס על התכונות שהגדרת, הפניות וציטוטים כתובים. שתף את הממצאים שלך עם עמית אשר לדעתך אתה ערך ולבקש את הקלט שלה. המטרה להישאר ולבחור את הספק עם הערך החזק ביותר לחברה.

צור תזכיר. כתובת המכתב אל מקבלי ההחלטות עבור הרכישה. כתוב הצהרה קצרה על כוונתך לרכוש בבירור המדינה מדוע הרכישה נחוצה ומה היתרונות זה יהיה לחברה. אם אתה יכול לחשב החזר על ההשקעה, הקפד לכלול את הפרטים הללו בתזכיר. כמו כן כוללים את המחקר שביצעת, רציונלי את ההחלטה ואת הקשורים לטווח קצר וארוך עלויות הרכישה.

העבר את התזכיר לממונה שלך. כלול את הצעות הספק ואת תרשים ההשוואה כקבצים מצורפים. קבע פגישה עם המפקח שלך כדי לדון ברכישה בפירוט מלא. נסו לצפות מראש שאלות שהמנהל שלכם יגיע ויגיעו לפגישה המתוכננת עם תשובות חזקות ובטוחות.