כיצד ליצור ספר חשבונות כללי

ספר ראשי הוא קובץ או ספר שבו עסק רושם את כל העסקאות הפיננסיות שלו. בתחילת כל שנת כספים, נפתח ספר ראשי חדש עם מאזן פתיחה. במהלך השנה, מנהל החשבונות או רואה החשבון יכנסו לכל עסקה, ויופרדו לחשבונות שהוקצו. בדרך כלל נעשה שימוש בקודי חשבון שהוקצו על ידי העסק. לא רק ספר ראשי עוזר מסלול עסקי שבו הכסף נעלם, אבל זה גם עוזר לחזות מה יהיה צורך בשנה הקרובה.

בתא הראשון של הגיליון האלקטרוני, או בחלל השמאלי העליון בספר ההעתקה, הזן "קוד G / L". כאן ייכנסו קודי החשבון של ספר החשבונות הראשי. כל קוד חשבון מוקצה למחלקה או לקטגוריה מסוימת, כגון ציוד משרדי, שירותי דואר או שירותים משפטיים.

בתא השני של הגיליון האלקטרוני, או במקום השני בשורה הראשונה של ספר החשבונות, הזן "תאריך חשבונית". בעמודה זו, האדם האחראי יכנס לתאריך שבו בוצעו הזיכוי או החיוב. הזן "מספר חשבונית" בתא הבא.

בשלושת התאים או המקומות הבאים, הזן "מבוקש על ידי", "סכום של המחאה" ו- "בתשלום". האחראי על שמירת ספר החשבונות הראשי ייכנס למי שביקש המחאה, על כמה ועל מי הוא הוצא. בתא או בחלל הבא, הזן "מטרה" כדי לאפשר תיאור מפורט של ההוצאה.

בתא האחרון או בחדרי ההרשמה בשורה הראשונה, הזן "יתרה". הזן את יתרת ההתחלה עבור שנת הכספים לתוך התא הראשון של עמודה זו מתחת לכותרת.

הזן נוסחה כדי להוסיף באופן אוטומטי את היתרה הנותרת בעמודה "יתרה", אם אתה משתמש בתוכנית גיליון אלקטרוני כגון Microsoft Excel. התחביר עבור נוסחה זו יהיה "= יתרה אחרונה - סכום ההמחאה". אם אתה משתמש בהעתק, יש לחשב את האיזון ידנית.

טיפים

• אם העסק משתמש במספר חשבונות משנה תחת קוד G / L אחד, כגון קודים עבור ציוד משרדי המחויבים למחלקות ספציפיות, השתמש בכרטיסיות גליונות עבודה שונים או בדפי ספר ראשי עבור כל מחלקה, תוך שימוש באיזון של כל מחלקה.