אנשים מובילים חיים עסוקים ולא תמיד זוכרים מתי הם צריכים לעשות משהו. שליחת תזכורות מכתבים על המועד האחרון עשוי פשוט להיות אדיבות מקצועית או שזה עשוי להיות חלק ממערכת החשבונות שלך. הטון של אותיות אלה תלוי הסיבה מדוע אתה שולח תזכורת. לדוגמה, תוכל להשתמש בטון תומך אם אתה מזכיר להורים עסוקים על המועד האחרון להרשמה למחנה קיץ. מכתב עסקי המאיים על תביעה משפטית אם הצעת חוק לא משולמת דורשת גישה אחרת. תזכורות תזכורת אפקטיביות נשלחות הרבה לפני המועד האחרון כדי לתת לנמען זמן לפעול.
כתוב את המכתב עם צליל שיחה אם המכתב נועד כתזכורת ידידותית. לקבלת מכתב ידידותי, השתמש בפסקה הראשונה כדי להתחיל את המכתב בצורה קלה לב, כגון ביצוע תצפית על האביב איך הוא מגיע עד הסוף, וזה אומר המועד האחרון עבור ההרשמה למחנה הקיץ מתקרב במהירות. לקבלת מכתב עסקי חמורה, להגיע לנקודה מיד על ידי המציין מדוע אתה כותב ומדוע הנמען חייב להגיב על המכתב.
התחל את הפסקה השנייה על ידי ציון בבירור את המועד האחרון. תן מידע ברור וברור על המועד האחרון, כגון יום רביעי, 7 בדצמבר, בשעה 17:00. ET. הזמן הוא אופציונלי, אך הוא שימושי במקרים מסוימים.
ספק הנחיות ברורות כיצד לענות על המועד האחרון. אפשרויות כולל שליחת תשלום, כך שהוא קיבל על או לפני המועד האחרון, או שנרשמת באופן מקוון עבור פונקציה לפני המועד האחרון. רשום מידע רלוונטי אחר, כגון סכום התשלום, או מידע אחר הדרוש להשלמת המשימה.
תגיד לנמען את ההשלכות על החמצת המועד האחרון. לדוגמה, לציין כי אנשים לרשום לאחר המועד האחרון ישלם שכר גבוה יותר או כי אין הוראות לרישום מאוחר.
סיים עם סגירה חינם כגון "דרישת שלום", או "בכבוד רב".
