כולנו עבדנו במשרדים כאוטי - ניירות וחומרים אחרים נערמו בערימות, הצוות מתוסכל ולא בטוח לגבי האחריות שלהם, וניהול אינם מרוצים מה הצוות נעשה. איך אתה יכול להפוך את המשרד לפעול בצורה חלקה? לאחר נהלים ברורים עבור צוות לעקוב יעזור כל דבר אחר ליפול לתוך המקום - יהיה לך משרד נקי יותר, צוות מאושר יותר פרודוקטיבי, ומנהלים טובים יותר בתוך זמן קצר.
פריטים שתצטרך
-
מחשב
-
עיתון
-
מחברת
צור פרוטוקול
לחקור את תחומי הארגון שאינם ברורים על ידי כתיבת סקר וסקר. שאל את הצוות מה הם לא ברור לגבי, אם זה התפקיד שלהם ואת האחריות, מי הם דיווחו, או איך לעשות נהלים מסוימים כראוי.
יצירת מדריך עובדים מבוסס על מה העובדים צריכים הבהרה ב. כמו כן, יש לכלול מדיניות תקנית של החברה, כולל מידע על סביבת המשרד. הצוות צריך לדעת כי המסמכים צריכים להיות מוגשות במועד, כדי ליישר את השולחנות שלהם לפני היציאה לעבודה, כדי לעשות את חלקם כדי ליצור סביבת עבודה נקייה.
צור נהלי הפעלה סטנדרטיים או SOPs. SOPs כתובים הוראות המגדירים את מי, מה, היכן, למה, וכיצד של כל משימה. יצירת SOP עבור כל משימה שאתה רוצה צוות לעקוב. כלול סעיף סיכום על התהליך, שלב אחר שלב הוראות כיצד לעשות זאת, וכן רשימה של משאבים אם הם זקוקים למידע נוסף. כלול תאריך בעתיד, 6 עד 12 חודשים, כאשר SOP זה ייבדק ויעודכן. כמו כן לכלול את השם ואת פרטי הקשר של האדם בארגון אשר אחראי על הליך זה - כך, הצוות יודע מי לפנות לקבלת מידע נוסף. מניחים את כל SOPs במחברת ולהפוך את זה נגיש לכל הצוות אז הם מחפשים את ההליך אם הם צריכים לבדוק משהו. כתוב SOPs חדשים עבור נהלים חדשים שעולים ומוסיפים אותם לספר.
רכבת צוות להתארגן
תן את המדריך של העובד לכל העובדים הנוכחיים ברגע שזה נגמר לעובדים חדשים כאשר הם שכרו. העובדים יכולים לשפר את אופן הפעולה של המשרד אם הם יודעים מה צפוי מהם.
להכשיר את העובדים על כל תקלות העבודה החלות עליהם. יש את איש הצוות שאחראי על ההליך הרכבת צוות אחר אחד על אחד או בקבוצה. צוות הרכבת על כל הנהלים לאחר שהם פיתחו, כך הצוות ברורים על מה שמצפים מהם בעת ביצוע ההליך.
החזק יום ניקוי כל הצוות כדי לקבל את המשרד מאורגן. זה לא צריך להיעשות לעתים קרובות. לאחר קריאת מדריך העובד ולהיות מאומן על SOPs החדש, הצוות צריך להיות מושג ברור על מה לעשות.
טיפים
-
קח את הצוות על נסיגה מחוץ למשרד להכשרה נוספת.
