פרוצדורות כתיבה כתובות מסייעות לעסקים לפעול בצורה חלקה ויעילה יותר. הליכים בסיסיים מתארים את נוהלי המשרד הקדמי: הנהלים, המבצע אותם ומה נעשה. למשרדים יש הנחיות לניהול כוח אדם, פיקדונות במזומן, דואר נכנס ויוצא, התכתבות והחזרים.
טיפול דואר יומי (פקידת קבלה)
הדואר הנכנס נפתח ותוכנו חותמים. המחאות ממוקמות בפיקדון "להפקיד". הדואר ממוין לפי הנמען ומוקם בסל הדואר של האדם.
הוא מכין את ההפקדה בבנק ועושה עותקים של הצ'קים שהתקבלו. קבצים מצורפים מצורפים להעתקי ההמחאה. הוא מספק את ההמחאות ואת ההפקדה להחליק עותקים וקבצים מצורפים לחשבונות חייבים.
דואר יוצא יוצא בדואר ומועבר למשרד הדואר בכל ערב.
נהלים טלפון
ענה לטלפון על ידי הצלצול השלישי. הברכה הסטנדרטית היא "בוקר טוב, חברת ABC, ג'ון מדבר, איך אוכל לעזור לך?" מגיבים "רק רגע" ומניחים את המתקשר בהמתנה.
בדוק את לוח השנה של המשרד עבור עובדים נעדרים. אם נעדר, ספר למתקשר, ושאל אם מישהו אחר יכול לעזור. אם האדם נמצא, הכרז על המתקשר והעביר את השיחה. אם הקו תפוס, ספר למתקשר, והצע דואר קולי או הודעה כתובה.
הודעות כוללות את שם המתקשר, השעה והתאריך, הסיבה לשיחה ומספר השיחה החוזרת. הכנס את ההודעה לחריץ הדואר של הנמען.
ניהול ציוד משרדי (מזכיר)
אספקה רגילה הם Inventoried והזמין חודשי. לוח השנה של המשרד נבדק עבור דיוור מתוזמן וכל אספקה הדרושים. היא מכינה את טופס ההזמנה למשרד ומנהל המשרד מסמיך אותו לפני שהוא ממוקם.
עבור אספקה לא תקנית, מלא טופס בקשה לאספקה ושלח למזכיר.
שמירה על לוח השנה של Office (מזכיר)
יש לה אחריות ללוח השנה של המשרד. בעת תזמון פגישה, בדוק את לוח השנה עבור התנגשויות, ושלח את הבקשה למזכיר.
דיוור חודשי ללקוחות, שיווק וקידום מוזנים בלוח השנה של המשרד. העובדים האחראים על אלה יכולים לשלוח את התאריכים למזכיר.
תאריכי נסיעה בדוא"ל, היעדרות עובדים וחופשות למזכיר.
נסיעות החזרים, בדיקת בקשות וכרטיסי אשראי
החזר נסיעות מעובדים מדי שבוע. השתמש בטופס הנסיעה המאושר. הזן את תאריך החשבון, סוג ההוצאה והסיבה להוצאה. צרף קבלות קריאות להוצאות. שום סכומים לא יוחזרו ללא קבלה.
השתמש בטופס הבקשה לבדיקה שאושר לבדיקה לא סדירה. השלם את פרטי מקבל התשלום, את התאריך הדרוש, את סכום הסימון ואת חלקי הסיבות. קבל אישור מאת מנהל או רואה החשבון.
כרטיסי אשראי מעובדים מדי חודש. יש צורך בקבלה עבור כל רכישה. הזן את שמך, הסיבה להוצאה ומידע מזהה אחר על הקבלה. כל החיובים ללא קבלות, ואת החיובים האישיים, מנוכים משכר העובד.
תשלומים וחשבוניות של לקוחות
הזמנות לקוח שהושלמו מועברות פעמיים ביום ל - A / R על ידי פקיד המשלוח ומחויבות עד סוף יום העסקים.
ההפקדות היומיות המתקבלות על ידי A / R מוחלות עד סוף יום העסקים.
