פיתוח נהלים המשרד מועיל למשרד שלך או העסק על ידי עוזר לך ואת צוות הניהול שלך כדי לתקנן פעולות ספציפיות. נהלי המשרד מסייעים בשמירה על מצוינות בשירות ומשמשים כמדריך המספק מידע חיוני כדי להבטיח את איכות השירות. יצירת נהלים ברורים ומדויקים היא השגה על ידי ביצוע רצף פשוט של תכנון התוכן, כתיבת נהלים, הפקת מדריך או מדריך ומעקב אחר כל התיקונים שבוצעו ההליכים. נהלי משרד ניתן לכתוב עבור פונקציה משרדית ספציפית או לניהול של המשרד כולו.
פריטים שתצטרך
-
טייפ (אופציונלי)
-
מחברת ומעבד תמלילים
-
לוח שנה או מתזמן
כתוב למה אתה כותב את ההליכים ומי ישתמש בהליכים. זהה באיזו תדירות ייעשה שימוש בפרוצדורות או בחלקים מהנהלים. להיות ספציפי עוזר לך להתמקד מבנה המאמץ תיעוד.
יצירת לוח זמנים לאיסוף מידע על מה משימות מבוצעות ובאיזו תדירות המשימות הושלמו. ראיון משימות לביצוע משימות ולתעד את השלבים שבוצעו כדי להשלים את כל הפעילות בתוך משימה. אם אתה יוצר את השלבים מאפס, צייר תרשים זרימה פשוט של אנשי הצוות בצעדים מתחילתו ועד סופו כדי להשלים את המשימה.
קבע מתי המסמך יועבר ואם הוא יהיה בפורמט נייר או באינטרנט. למטרות מעשיות, נהלים על הנייר הם אידיאליים משום שהם משמשים כמדריך עזר קל והם שימושיים במהלך אימון לפרוצדורה. לאחר מבנה הקובץ ופשוטה קובץ שמות האמנה הוא נוח בעת יצירת נהלים.
מחלקים את הפרוצדורות לסעיפים בהתאם לתפקוד. יצירת משימות ספציפיות לפונקציה מקצה תפקיד ואחריות לאדם, או למחלקה, שעליו להשלים את המשימה.
כתוב את הצעדים הפרוצדורליים הדרושים להשלמת כל משימה. באמצעות הערות הראיון שנכתבו או נרשמו בשלב 2, לכתוב את הפעילות ברצף, כך שכל אחד יוכל להשלים את הפעילות ואת המשימה בהצלחה. לאחר תיעוד מלא של המשימות, לבצע בדיקת איות ולסקור את התוכן המלא. זה אידיאלי שיש אחד או שניים מומחים לבדוק את טיוטת המסמך לדיוק.
לבצע את כל התיקונים הדרושים וליצור טיוטה שנייה, או סופית. זכור את תאריך המסירה של המסמך, בצע בדיקה סופית של המסמך ולאחר מכן הפיק את המסמך הסופי לעיון מודפס או מקוון. יש את העותק ממוקם בתוך שלושה קלסר טבעת עבור החלפת דף קל כאשר עדכונים נעשים.
טיפים
-
שימוש בכל מידע קיים או תרשימי זרימת משימות יפחית את הזמן הדרוש להשלמת הפיתוח של תהליכים ויסייע להבטיח שהטעויות התפעוליות ימוזער.
בממוצע, זה לוקח בערך שישה שבועות כדי להשלים את התיעוד ואת תהליך הבדיקה.
