רוב הארגונים דורשים מעובדיהם לדעת כיצד לכתוב סוגים מסוימים של דוחות. לדוגמה, אנשי מקצוע בתחום אבטחת האיכות צריכים לדעת כיצד לכתוב דוחות איכותיים. דוח איכותי מסייע בהערכת מערכות הבקרה הנוכחיות של הארגון, שנועדו להבטיח את איכות המוצרים, השירותים והתהליכים. דוחות איכותיים ומאורגנים היטב יכולים לשמש אנשי מקצוע אחרים כדי לסייע בשיפור המוצרים והתהליכים של הארגון.
השתמש בהערות שלך. בעת סקירת תהליכי אבטחת האיכות בארגון, עליך לקבל הערות מפורטות לגבי התהליכים, כיצד הם מיושמים על ידי העובדים וכיצד הם נראים אפקטיביים.
השתמש בשפה פשוטה בדוח האיכות שלך. משפטים קצרים וביטויים פשוטים הם הדרך האידיאלית לקבל את המשמעות שלך על פני ולוודא כי כל אנשי המקצוע יכולים בקלות להבין את התוכן של הדוח שלך.
הקלד את המופשט עבור דוח האיכות שלך. תקציר הוא סיכום של כל חלקי הדו"ח שלך. לסכם כל סעיף בערך שניים עד חמישה משפטים. המטרה היא עבור כל מי שקורא את המופשט כדי לדעת אם לקרוא את הדו"ח כולו יהיה שווה את הזמן שלהם.
הוספת מקטע למידע רקע. זה צריך לכלול את המחלקה או תהליך זה היה מנותח, אנשים אשר סייעו בניתוח מטרת הדו"ח איכות.
כלול סעיף לממצאים שלך. בעת ניתוח של מחלקה או תהליך, אתה צריך לשים לב איך את התהליכים הושלמו, העובדים המעורבים וכיצד יעיל התהליכים נראה עבור הארגון. כל הפרטים האלה צריכים להיכלל בסעיף זה. נתונים או חישובים יכולים להיות רשומים בנפרד ומצורפים לדוח.
סיים את דוח האיכות שלך עם קטע הסברים. סעיף זה יציע את המסקנות וההמלצות לשיפור התהליכים בהם צפית. תן שפע של פרטים בעת הצעת הצעות. השתמש בפרטים חזותיים לפי הצורך, כגון תרשימים וגרפים. פרטים נוספים ודוגמאות אתה יכול לתת בסעיף זה, שימושי יותר את הדוח איכות.
