כאשר מישהו חל על עבודה, הלוואה או שכירות, הם יכולים לצפות לקבל מעמד התעסוקה שלהם מאומת על ידי מעסיק פוטנציאלי, משאיל או בעל הבית. שליחת מכתב בקשה לתעודת תעסוקה מספק פלטפורמה עבור הנמען להגיב עם מידע כי הוא אמיתי ובתנאי בתום לב, וזה גם מאפשר לך להתאים אישית את הבקשה. לדוגמה, בעל הבית עשוי רק צריך לבדוק את העסקת הדייר הפוטנציאלי ואת השכר הנוכחי, המלווה עשוי להיות מעוניין העלאות שכר בעתיד, ומעסיק פוטנציאלי עשוי לדרוש מידע מעמיק יותר על מועדי התעסוקה של המבקש, המיקום והשכר ההיסטוריה.
קבל הסכמה ומידע חשוב
תחילה עליך לקבל הסכמה בכתב מהמועמד, שכן רוב החברות לא ישחררו מידע על עובד נוכחי או לשעבר ללא אישור בכתב. אחת הדרכים לעשות זאת היא לקבל את המבקש לחתום על טופס אישור. דרך נוספת היא לשלב סעיף הסכמה לתוך תעודת התעסוקה מכתב בקשה. אתה צריך לשאול את המבקש לספק את השם הנכון ואת כתובת הדואר עבור הנמען. מידע זה יכול להשתנות במידה רבה, בהתאם למעסיק. לדוגמה, איש הקשר עשוי להיות מחלקת משאבי אנוש בחברה גדולה או בעל העסק בחברה קטנה יותר.
השתמש בפורמט Business Letter
מעסיקים מסוימים משתמשים בטופס סטנדרטי לבקשות לאימות תעסוקה. עם זאת, אחרים להשאיר את הפורמט ואת verbiage של הבקשה אליך. אם אתה כותב את המכתב ללא הדרכה רשמית, השתמש פורמט מכתב עסקי רגיל ולשמור את הבקשה קצר לנקודה.
קבל ישר לנקודה
השתמש בפסקה הפתיחה של המכתב כדי לציין את המטרה של המכתב ואת הכתובת הסכמה. לדוגמה, פתח עם הצהרה כגון "אני שולח בקשה לאימות תעסוקה". עקוב אחר זה על ידי הפניה המצורפת הסכמה הושלמה. כחלופה, להוסיף שתי שורות בדיוק לפני ברכה שבו המבקש מספק הסכמה בכתב. הצהרה פשוטה כגון "אני מסמיך את שחרור פרטי ההעסקה שלי (החברה או הפרט)", ולאחר מכן חתימת המבקש על שורה נפרדת מספיקה.
ציין את דרישות האימות שלך
לאחר מכן, ציין את המידע הדרוש בפסקה השנייה באמצעות רשימה או פורמט נקודה. למרות הדרישות הספציפיות בסעיף זה ישתנו בהתאם לצרכים שלך ואם אתה יוצר קשר עם מעסיק הנוכחי או לשעבר, זה בדרך כלל כולל:
- שם מלא של המבקש
- עמדת עבודה
- מועדי תעסוקה
- תשלום שכר או שכר שנתי
- עבור עובד הנוכחי, לשאול את המעסיק כדי לציין אם המיקום הוא זמני או קבוע
- כמו כן, עבור העובד הנוכחי, לשאול את המעסיק לציין אם שכר של המבקש צפוי להישאר זהה או שינוי בתוך 12 החודשים הקרובים
סיים את המכתב
לאחר ציון דרישות האימות, ציין את שמך ואת פרטי הקשר שלך בפסקה השלישית. זה מאפשר לחברה ליצור איתך קשר אם הם צריכים לדבר איתך בטלפון. הוסף סגירה למכתב כגון "בכבוד רב" או "בכבוד רב". לבסוף, סגור את המכתב על ידי הדפסה וחתימה על שמך, והזנת תאריך הבקשה.
