ישנן מספר סיבות העובד עשוי להזדקק הוכחה שהיא עובדת בשבילך. בדרך כלל, זה בגלל מישהו - בעל הבית, למשל - רוצה אישור כי העובד שלך יש עבודה הכנסה קבועה. העובדים הזרים עשויים להזדקק למכתב אימות כדי לקבל אשרה. כתיבת המכתב אינה מסובכת, כל עוד אתה נזהר לא למסור כל מידע סודי.
תבניות וטפסים
בדוק אם מחלקת משאבי אנוש שלך יש תבנית סטנדרטית אותיות אימות. זה מנהג נפוץ, במיוחד בחברות גדולות יותר. התבנית עושה את זה מהר יותר עבור הסופר כדי לסיים, ואת HR לא צריך לדאוג המכתב אומר משהו לא בסדר. אם המכתב הוא להעפיל את העובד עבור סוג כלשהו של הטבות הממשלה, סוכנות מעורב יכול להיות טופס סטנדרטי. זה תלוי העובד להביא את הטופס, לאחר מכן אתה ממלא את זה.
שמור את זה פורמלי
מכתב אימות הוא לא ידידותי, וזה לא כתיבה יצירתית. זה עסק טהור, אז לשלוח אותו על נייר חברה שלך, כתוב בפורמט עסקי סטנדרטי. לחתום עליו כמו כל מכתב עסקי אחר. שורת נושא - "אימות תעסוקה עבור ג 'יין דו" - מאפשר הנמען יודע את הנושא. הטקסט הוא המקום שבו אתה אומר הנמען כי ג 'יין דו אכן עובד בשבילך, ומה המשכורת שלה, אם יש צורך. בעת כתיבת ההגירה, ייתכן גם צריך לכלול פרטים על כמה זמן היא עבדה בשבילך ומה התפקיד שלה הם חובות.
השמע להוראות
בדוק עם מחלקת משאבי אנוש שלך לא רק על תבניות זמינות אבל כל הליכים זה דורש ממך לעקוב. זה יכול להיות כלל החברה, למשל, כי לפני שאתה שולח מידע עובד מישהו, העובד צריך לאשר את זה בכתב. סיים את המכתב על העובדות חשוף אתה מתבקש: אם המכתב אינו מבקש מידע שכר, לא מספקים כל. הימנע הערות יד על אישיותו של אדם או ביצועים שיכולים לחזור לנשוך אותך.
דברים שיש לצפות בהם
אותיות אימות נשמעות שגרתיות, אך החלטות חשובות - האם העובד שלך מקבל דירה או פוליסת ביטוח? - עשוי להיות תלוי בהם. לא רק לזרוק תשובות: קבל את העובדות על תאריכי תעסוקה או משכורת רשומות החברה שלך לפני לשים אותם על הנייר. (הגהה את המכתב לפני שאתה שולח אותו, או יש לעשות זאת HR.Mistyping $ 50,000 כאשר המשכורת של העובד שלך הוא $ 60,000 יכול להשפיע אם היא מקבלת את הדירה.
