מכתבים עסקיים מסתיימים לעתים קרובות על ידי הכללת ראשי תיבות התייחסות. ראשי תיבות אלה נועדו לשמש כנקודת התייחסות לסופר המכתב, החותם והקלדנית. חברות רבות דורשות שימוש ראשי תיבות התייחסות על כל מכתבים עסקיים; אחרים לא.
מיקום
החלק האחרון מאוד של מכתב עסקי מוקדש ראשי התיבות התייחסות. ראשי תיבות אלה ממוקמים תמיד בתחתית המכתב, שתי שורות מתחת לבלוק החתימה וממוצגות בשוליים השמאליים. ייתכן שקיימת קבוצה אחת או יותר של ראשי תיבות של ייחוס.
פרטים
קיצורים אלה משמשים למטרות התייחסות, ולכן ההבנה של סדר ראשי התיבות חשובה לקורא המכתב; אולי יש אחד, שניים או שלושה סטים של ראשי תיבות. החותם של ראשי התיבות של האותיות ממוקם תחילה, בכל אותיות גדולות, ואחריו סימן לוכסן (/) או נקודתיים (:). לאחר מכן כותבים ראשי התיבות של הכותב, שוב בכל אותיות גדולות ואחריו קו נטוי או נקודתיים. כותרות הקלדת תמיד ממוקמים האחרון צריך להיות במקרה נמוך.
מטרה
ראשי תיבות של ייחוס משמשים כדרך הקלטה שחתמו חתומים והקלדת מסמך. ראשי התיבות הללו מציעים דרך לעסקים לחקור נושאים הקשורים למכתבים שהחברה שלחה. אם מתרחשת אי-הבנה בתוך מכתב, הקורא עלול לגלות שהאדם שכתב את המכתב היה שונה מאדם שחתם עליו; ייתכן שהכותב החמיץ אלמנטים חשובים את חותמו של המכתב המבוקש במסמך.
אלמנטים של מכתבים עסקיים
כאשר חברה כותבת מכתב עסקי, היא כוללת אלמנטים סטנדרטיים מסוימים. רוב החברות כותבות מכתבים עסקיים על נייר מכתבים שלהם. הקלדנית כותבת את התאריך, את הכתובת של הנמען ואת ההצדעה. לאחר מכן, הקלדנית כותבת את הגוף של המכתב, הסגירה וכוללת בלוק חתימה; ראשי תיבות ייחוס נחשבים לחלק מחסימת החתימה. אלמנטים אחרים הנכללים לעתים קרובות במכתבים עסקיים הם קו התייחסות, המציין את מטרת המכתב או מה הוא לגבי או, קו תשומת לב, אשר מבטיח את המסמך מגיע לאדם הנכון.
