שבירת הרגלים ישנים או למידה חדשה היא קשה עבור אנשים מסוימים. זה יכול להיות מאתגר במקום העבודה אם העובדים היו עושים את אותה שגרה במשך זמן רב והם לא נוח עם משהו שהם תופסים להיות הפרעות --- או אפילו איומים --- לביטחון עבודה. נכונותם להסתגל לשינוי תלויה במידה רבה בשינויים המוצגים בפניהם במדיניות ובנהלים כתובים.
קביעת אם שינוי הוא הכרחי
אקסיומה עממית מציעה אם משהו לא נשבר, זה לא צריך לתקן. במקום העבודה, עם זאת, סביבה עומדים, שדבקו בדרך הישנה לעשות דברים "רק בגלל" עומד לרדת מאחורי התחרות אם זה לא להישאר מעודכן של רעיונות, מגמות והתקדמות טכנולוגית שיכולים לעזור לה לבצע טוב יותר. אלה כוללים גורמים כגון המדינה- of-the-art ציוד, מיזוג, מיקור חוץ ואף צמצום כדי לנהל טוב יותר את המשאבים. לפני הצעת מדיניות ונהלים חדשים, זה קריטי כדי להעריך כיצד אלה יהיו באופן ישיר ועקיף לטובת החברה, כמה זמן יידרש כדי לשלב אותם באופן מלא לתוך פעולות המוח, מה השינויים המוצעים יעלה ומה ההשלכות יהיו אם החברה לא עושה כלום.
רלוונטיות והשתתפות
בני אדם מכל גיל, בדרך כלל, אינם אוהבים לומר להם מה לעשות, במיוחד אם הם חושבים שהם מצווים לעשות משהו בלי סיבה טובה. יתר על כן, אם דעותיהם בנושא לא היו מתבקשות מראש, יש סבירות גבוהה יותר שהם יעמידו התנגדות משום שהם חושבים שכוחות שהם --- אם זה הורים, בני זוג או בוסים - לא מכבדים אותם. אם, למשל, אתה רוצה את אנשי המשרד הקדמי שלך להתחיל לקחת בחסות השפה הספרדית בחסות החברה, הם צריכים לראות את הקשר בין מערכת המיומנות החדשה ואת האינטראקציות שלהם עם לקוחות דוברי ספרדית אשר לאחר מכן לייצר יותר עסקים, להגדיל את הרווחים של החברה וכתוצאה מכך מעלה, בונוסים ועמלות גבוהות יותר. אמנם זה לא תמיד מעשי או רצוי לשים כל כלל חדש עד להצבעה הוועדה, המבקש משוב עובדים ורעיונות באופן שוטף טוב יותר מאפשר למנהלים לצפות את תגובות העובדים שלהם למדיניות המעבר והנהלים.
מסירת ההודעה
בין אם אתה מציג מדיניות חדשה לגבי אבטחה משרדית או מתן חומרי הדרכה על איך להפעיל פיסת ציוד חדשה, אתה צריך לא רק להחליט איך המידע יהיה ארוז והפצה, אלא גם כיצד האפקטיביות שלה תימדד. אם זהו שינוי במדיניות, לדוגמה, עליך להחליט אם הוא יהיה בפורמט תזכיר, יועבר בדוא"ל או יגיע מאתר אינטרנט פנימי שבו העובדים מבצעים בדיקה שוטפת של עדכוני החברה והודעות. השיטה שתבחר תלויה בגודל המשרד, בדחיפות הבעיה וביכולת של העובדים לקחת אחריות. אם זה מסמך פרוצדורלי, אתה צריך להחליט אם זה יהיה טקסט בלבד, טקסט עם גרפיקה או טקסט עם תמונות. הגישה שתבחר תהיה מבוססת על המורכבות של המשימה והחומר, כמו גם את האינטלקט של הקוראים היעד. מדידת ההצלחה החדשה של המדיניות או ההליך תהיה כמותית או איכותית על בסיס תוספות רבעוניות. כלל חדש עשוי להיות גם ניסו על בסיס תוכנית פיילוט או שבור קטעים קטנים יותר כדי להקל על העובדים לתוך שגרת אחרת, בניגוד לשינוי רדיקלי שמתרחש בן לילה. דוגמה: המעבר ל"משרד ללא נייר "יתחיל עם עובדים הלומדים להפעיל ציוד סריקה, לצמצם את מספר העותקים המוגשים פיזית ולאחר מכן לבטל את ארונות הקבצים באופן מוחלט.
ההשלכות
כאשר אתה מודיע על מדיניות חדשה כי "יום שישי מקרית" מתבטלת כדי ללטש את תדמית החברה, הציפייה שלך היא כי העובדים ייראה מקצועי יותר ביום שישי הבא אתה רואה אותם. אם הם עדיין מתלבשים כלאחר יד, זה גם תוצר של פשוט שלהם שוכח את המדיניות החדשה נכנס לתוקף (לפעמים עקומת למידה יכול להיות איטי) או החלטה מכוונת מצידם להתעלם ממנו. אם המדיניות הכתובה שלך נכשלת בכל אזכור של האופן שבו הכלל החדש ייכפה, יהיה קשה לגרום למישהו להתייחס אליו ברצינות. בניסוח סעיף רלוונטי לתוצאות, חשוב שתבדוק את השפה עם נציג של HR ו / או עורך דין כדי לוודא כי) 1 (המשמעת מתאימה,) 2 (המשמעת עולה בקנה אחד עם חוקי איגוד העובדים, 3) השפה ברורה וקלה להבנה (4) המשמעת סבירה ולא תשבש את זרימת העבודה. לדוגמה, עובד עשוי להיות שמח לקרוא כי "כל מי שמפר את קוד הלבוש יום שישי יישלחו הביתה מיד לשינוי" (במיוחד אם לצאת לעבודה במשך שעה או שתיים היה בדיוק מה שהוא רצה בכל זאת).
