כיצד לכתוב מכתב אש לקוח

לפעמים, קשרי לקוחות פשוט לא עובד. אולי הלקוח תובעני מדי, יש ציפיות לא מציאותיות, משלם מאוחר או פשוט לא מתאים עם החברה שלך. כאשר ברור כי יחסי עבודה כבר לא בת קיימא, הגיע הזמן לקצץ קשרים באופן מקצועי ופשוט.

להיות מקצועי

המכתב שלך צריך לבוא ממך על נייר מכתבים של החברה. הזמן את המכתב משלוח אז אתה נותן את הנמען מספיק זמן כדי למצוא תחליף עבור השירותים שלך. כתובת הפרט אתה עובד עם, להוביל עם הכרה של היחסים, ואז להגיע ישר לעניין. "אמנם זה היה תענוג להיות נציג יחסי הציבור שלך במשך חמש השנים האחרונות, יעיל מאי 1, 2015, אני כבר לא יוכל לשמש בתפקיד זה."

להציע הסבר

הסבר מדוע אתה יורה לקוח יכול להיות מסובך, במיוחד אם הקשר היה חריף, או אם אתה מודאג הלקוח עלול לדבר על רע לך על אחרים. אפשרות אחת היא להיות גלויים ולציין את הסיבה הספציפית. "לצערי, אני חושש שיש לנו פילוסופיות שונות בתכלית בנוגע לפגישות ולמועדים לפרסום, ואני כבר לא מרגיש שאני יכול להיות עורך דין יעיל בעמדה הזאת".

אם אתה מעדיף להיות פחות עימות, תירוץ כללי יותר יכול למנוע רגשות קשים. לדוגמה, "אני חושש שהרחיבתי את עצמי, ואני נאלץ לקצץ במספר הלקוחות שאני מייצג".

הצעה לוח זמנים השלמה

אלא אם כן הלקוח התנהג באופן לא מקצועי לחלוטין הדורש ניתוק מיידי של קשרים, להקים לוח זמנים להשלמת פרויקטים מצטיינים. "כמתוכנן, יהיה לי ערכות העיתונות שלך הושלמה עד סוף החודש. אני גם לעדכן את העיתונות בארכיון באתר האינטרנט שלך ולספק לך גם עם עותקים דיגיטליים קשה של נאומים שונים ומצגות שכתבתי לך במהלך השנים האחרונות. חשבון סופי מצורף לנוחותך ".

הפוך הפנייה

אם הלקוח שלך היה פשוט לא מתאים לך, אבל יכול להיות נכס מוערך לעמית, להציע לבצע הפניה. "הייתי רוצה להפנות אותך לעמית, ג 'יין סמית' של יחסי ציבור ABC. יש לה הרבה ניסיון בטיפול לקוחות בתעשייה שלך ואני חושב האישיות שלך ואת הפילוסופיות העסקיות יהיה התאמה טובה. אם אתה רוצה שאסדר פגישה, אשמח לשים את זה ".

כתוב סגור קורדיאלי

תביא את המכתב שלך לסיום בלבביות ומקצועית. הצעה נוספת לדון בנושא בטלפון אם הלקוח מעדיף. "שוב, תודה על ההזדמנות לייצג את החברה שלך. אם יש לך שאלות או שאתה רוצה לדון במשהו באופן אישי, אל תהסס לפנות אלי ישירות. אני מאחל לכם המשך הצלחה בכל המאמצים המקצועיים שלכם ".

הגן על עצמך

אם יש לך כל נקיפות מצפון על ירי הלקוח מנקודת מבט משפטית, לשאול עורך דין כדי לסקור את תנאי החוזה שלך לפני כתיבת המכתב. אתה לא רוצה לפרוץ הסכם בכתב, לא למלא את החובות שהסכמת או לא לתת הודעה נכונה.