המערכות החשבונאיות הממוחשבות כוללות שימוש במחשב, ביישום תוכנה או בתוכנה, כדי לסייע לחברות בהקלטה, בדיווח ובניתוח של מידע כספי. מערכות אלו עומדות באותם עקרונות בסיסיים שבאמצעותם פועלות מערכות ידניות. יישומי תוכנה לעשות שימוש של ספרי החשבונות, כתבי עת וכלים חשבונאיים אחרים הרבה כמו מערכות חשבונאות ידניות מסורתיות. עם זאת, חשבונאות ממוחשבת יכולה להגדיל את האפקטיביות והיעילות של תהליך החשבונאות של החברה.
זרימת עבודה
מערכות חשבונאיות ממוחשבות משפרות את זרימת העבודה של המידע הכספי של החברה. במקום להשתמש בעובדים כדי להזין עסקאות פיננסיות בספר החשבונות הראשי, מערכות ממוחשבות חשבונאיות יכולות לייבא מידע זה באופן אלקטרוני. בעלים ומנהלים יכולים גם להגדיר נהלים פנימיים ביישום תוכנה חשבונאית לעיבוד מידע על פי כללים ספציפיים והנחיות. זה מאפשר לרואי חשבון להשקיע יותר זמן דיווח וניתוח מידע ולא הזנת הנתונים.
אבטחה
בעלי עסקים ומנהלים יכולים להשתמש במערכות הנהלת חשבונות ממוחשבות כדי ליצור סביבה מאובטחת יותר עבור המידע הכספי שלהם. מערכות חשבונאיות ממוחשבות מאפשרות לבעלים ולמנהלים להגביל את גישת העובדים למידע כספי מסוים. זה מבטיח כי העובדים לא יכולים לתפעל מידע או להשתמש בו לטובתם האישית. סיסמאות, קודי הצפנה ותכונות אחרות עוזרות למנהלים לשמור על אבטחת המידע מפני שימוש לא הולם. ארגונים גדולים יותר יכולים גם להשתמש במערכות חשבונאיות ממוחשבות כדי לשפר את הבקרה הפנימית שלהם.
דיווח
הדיווח הוא לעתים קרובות הרבה יותר קל בעת שימוש במערכת ממוחשבת חשבונאות. חברות יכולות ליצור דוחות עלות, יתרות ניסיון ודוחות כספיים בלחיצת כפתור. פעולה זו גם מסייעת לבעלי ומנהלים לסקור את המידע שלהם במהירות רבה יותר, כדי לוודא שהוא מדויק, רלוונטי ומדויק. מערכות חשבונאיות ממוחשבות מאפשרות גם לבעלים ולמנהל ליצור דוחות מרובים לאורך התקופה החשבונאית. דיווחים מרובים יכולים לסייע ביצירת תהליך לבדיקת זמן על מנת להבטיח שלא יהיו חריגות במידע החשבונאי או הכספי של החברה.
