תיאום פרויקטים - המכונה לעתים ניהול פרויקטים - דורש מספר מיומנויות ויכולת להסתגל לסביבה משתנה. רכזי הפרויקט נדרשים בדרך כלל לעבוד עם מספר אנשים ודורשים את היכולת לארגן ולנהל נתונים ויחידים. בעוד כל פרויקט הוא שונה, כמה טיפים שימושיים עבור כל רכזי הפרויקט.
לפתח תוכנית עבודה מפורטת
לפני כל אחד מהגלגלים הפרויקט להתחיל להפעיל, לפתח תוכנית עבודה מפורטת מכסה כל היבט של הפרויקט. כלול פריטים כגון תקציב, קו זמן, רשימת אנשי קשר, ואם יש צורך, תוכניות חירום או תרחישי תגובה. לאחר תוכנית מסייעת להדריך אותך דרך כל השטח לא בטוח תוך מיפוי החוצה לכיוון הכללי של הפרויקט. להפיץ את התוכנית לכל השחקנים הרלוונטיים, כך שכל חבר בפרויקט הוא על אותו דף.
להיות מוכנים לסטות מהתוכנית
תוכנית מפורטת וברורה היא חיונית לתיאום הפרויקט, אך גם היכולת לאלתר ולשנות את התוכנית לפי הצורך. רכזי הפרויקט הטוב ביותר לעקוב אחר תוכנית כל עוד זה עובד; עם זאת, אם התוכנית נכשלת לכוון את הפרויקט לקראת מטרותיו, או אם הוא נמצא חוסר באזור אחד או יותר, אז הגיע הזמן לשנות את התוכניות. רכזי הפרויקטים צריכים להיות פתוחים לקלט מחברי צוות אחרים בעת שינוי התכניות והשינויים יש להעביר לכל השחקנים הרלוונטיים.
מזער את התקשורת
תקשורת היא חיונית לתיאום הפרויקט - כמה שחקנים מחלקים שונים, ארגונים, ערים, מדינות, או אפילו מדינות יידרשו לעתים קרובות לעבוד יחד לקראת סוף מסוים. זה בדרך כלל דורש תקשורת תכופים בין הצדדים; עם זאת, תהליך זה לא צריך להיות מתיש. מינוי מספר מינימלי של קציני תקשורת מרכזיים ושמירה על דואר אלקטרוני למינימום. מה לוקח כמה הודעות דואר אלקטרוני כדי לעבוד לעתים קרובות עשוי להיות מאורגן במהירות ופשוט באמצעות שיחת טלפון.
פיתוח מיומנויות מנהיגות
מיומנויות מנהיגות מרחיקות לכת והכישורים הנדרשים ישתנו מפרויקט לפרויקט. יש מיומנויות, עם זאת, להתבלט כמו להיות חיוני בדרך כלל להצלחה בפרויקט תיאום - ארגון, מודיעין, פתיחות ואפילו חוש הומור לעזור ליצור אווירה המסייעת להצלחה. המתאמים אינם מושלמים, אבל הם יכולים להיות טובים יותר או גרועים יותר, ותמיד יש מקום לשיפור. רכזי הפרויקטים צריכים להיות פתוחים למשוב מאחרים, והם צריכים להקדיש זמן מה לחשוב על איך מיומנויות המנהיגות שלהם ניתן לפתח וליישם בצורה יעילה ויעילה יותר.
