כתיבת הצעת חוזה מחייבת אותך לחבר נרטיב משכנע שמסביר מדוע החברה שלך מתאימה ביותר לעבודה שמבקשת רשות ציבורית או לפרויקט הייעוץ המבוקש על ידי חברה פרטית. בגלל הצעות המגזר הציבורי הם מאתגר ביותר לכתוב, ולעתים קרובות ביותר זמן רב כדי לבנות, אם אתה יודע איך לכתוב הצעת חוזה מנצח עבור הממשלה, כתיבה אחת עבור העבודה במגזר הפרטי הוא חתיכת עוגה.
כיצד לכתוב הצעה חוזה
סקירה רישומים לעזרה עבור הצעות סופרים על כל לוח עבודה באינטרנט מראה כי מיומנות להגדיר לך להשתמש כדי לעצב הצעה מנצחת הוא אחד בעל ערך רב. אבל להיות מסוגל לכתוב הצעות חוזה המנצח לוקח יותר מאשר רק כישורי כתיבה טובה של השפה האנגלית. הצעות חוזה כתוב היטב דורש מאמץ צוות הבנה ברורה של השירותים של החברה או מוצרים, את החוזה ואת תהליכי הרכישה ואת התמחור. משיכת הצעת חוזה יכולה להימשך שבועות ואפילו חודשים של תכנון, אסטרטגיה ומחקר. כתיבת הצעת חוזה אינה עבודה של אדם אחד. ארגונים רבים יש "ללכוד צוותים" במקום כמו הרחבה של סעיף הפיתוח העסקי של החברה.
כאשר עסקים להשתמש בהצעה חוזה
חברות רבות המספקות שירותים או מוצרים לסוכנויות ממשלתיות להשתמש בהצעות חוזה כאמצעי להשיג עסקים במגזר הציבורי. ישנם שימושים להצעות החוזה במגזר הפרטי, אבל ההצעות עבור המגזר הפרטי העבודה לעתים קרובות הם מורכבים פחות מובנים מאשר הצעות שנכתבו עבור הממשלה קבלנות רכש קצינים. אם אתה הולך להיות כתיבת הצעות חוזה עבור הארגון שלך, זה רעיון טוב כדי ללמוד עוד על הצעות ממוקד הממשלה בגלל המבנה הייחודי של שידול הממשלה, ואת הדרישות של לעשות עסקים עם הסקטור הציבורי הסוכנויות. אם אתה יודע איך לכתוב הצעת חוזה מנצח עבור הממשלה הפדרלית, למשל, כתיבת אחד כי ינצח העסק בארגון שלך במגזר הפרטי יהיה קל בהשוואה.
תהליך הרכישה
מינהל השירותים הכלליים של ארה"ב מפרסם את תקנות הרכישה הפדרליות (FAR). ה- FAR הוא ספר של 2,000 עמודים הכולל את כל מה שרציתם לדעת על תהליכי הרכישה והרכישה של הממשלה הפדרלית. אמזון נושאת את הספר ואת הצוקים הערות גירסאות esque גם כן, אבל אתה יכול להוריד אותו מאתר הממשלה יודע שאתה מקבל את כל התיקונים המעודכנים ותיקונים. להכיר את FAR וזה יענה על הרבה שאלות יש לך על כתיבת הצעת חוזה. לכל הפחות, תהיה לך הבנה טובה יותר של איך ומדוע הממשלה דורשת כאלה תגובות מפורטות לבקשות שלה עבור מוצרים ושירותים.
תהליך הרכישה של הממשלה לעתים קרובות מתחיל עם שידול. שידול הוא מסמך זמין לציבור המכיל מידע על הסוכנות המחייבת את השירותים או המוצרים. שידול מכיל פרטים על סוג השירות או המוצר וכיצד הממשלה רוצה את השירות או המוצר נמסר. זה גם קובע את התנאים וההגבלות של ניהול היחסים בין ספק סוכנות. ב שידול הממשלה, אתה מכונה "הקבלן" או "ספק". במקרים מסוימים, הממשלה מנפיק בקשה לקבלת מידע (RFI) שקדם לפרסום של שידול. מטרתו של RFI היא לזהות את סוגי החברות המסוגלות לספק את השירות או המוצר שהממשלה רוצה. תגובה ל- RFI לוקחת חלק מהעבודה, אך לא כמעט את המאמץ הנדרש כדי להגיב על שידול של הממשלה.
ישנם מספר סוגים שונים של בקשות: בקשת הצעה (RFP), בקשה להצעת מחיר (RFQ) והזמנה להצעת מחיר (ITB). הניואנסים בין סוגי שידול אלה קובעים כיצד אתה מבסס את הצעת החוזה שלך. RFP בדרך כלל דורש להציג את הרעיונות של החברה שלך ולגשת בצורה מפורטת ומשכנעת מאוד המציגה את היכולת שלך לפתור את הבעיה שהממשלה תיארה ב RFP.
לדוגמה, כאשר סוכנות משחררת RFP הקובע את הצורך בהכשרת מנהלים ומנהיגות שירותי פיתוח למנהיגי ממשלה, הצעת החוזה שלך צריכה לתאר את שירותי ההנהלה של החברה שלך; המומחיות והמלצות של היועצים שלכם; תיאוריות שבהן המאמנים שלך מסתמכים על הפעלות האימון שלהם ואת התהליך שבו אתה משתמש כדי להבטיח כי מנהלים ממשלתיים להפיק את המרב את האימון האירוסין. כמו כן, אתה צריך לספק פרטים על הצעדים של אבטחת האיכות של החברה שלך, כמו גם איך אתה מציע לנהל את האירוסין אימון באמצעות דיווח קבוע, תיעוד והקצאת משאבים.
מי כותב הצעת חוזה בעסק?
הרכב צוות ללכוד שלך לפני שאתה שם עט על נייר או לשבת ליד המחשב. באופן כללי, אין רק אדם אחד שכותב את ההצעה החוזה, ההצעה בכתב הוא מאמץ צוות. זהו מיזם שיתופי הכולל את הכשרון והמומחיות של מספר אנשים בצוות הלכידה. כל אדם על צוות ללכוד יש תפקיד בהצעה בכתב. באמצעות הדוגמה שלמעלה, אם החברה שלך כבר בעסק של מתן שירותי אימון מנהלים, אנשים צפויים להוסיף ערך לצוות ללכוד הם מנהלים מנהל הפרויקט בפועל, מנהל החוזים, כותבי ההצעה, רואה חשבון או מנהל עסקים ו נשיא החברה. הנשיא יפקח על התהליך ויחתום על הצעת החוזה כאשר יוגש לממשלה. נשיא החברה או מי מטעמה מעורבים בשלב הכתיבה וההצעה של ההצעה משום שיש להם סמכות להנפיק מסמכים מחייבים.
במהלך תהליך כתיבת ההצעה, צוות הלכידה שלך צריך לקיים פגישות קבועות. במהלך המפגשים האלה, אתם דנים באסטרטגיה, בגישה, באינטליגנציה ובקדמה. לכידת צוות מנהיג עשוי להיות מומחה לפיתוח עסקי אשר אחראי על הלוגיסטיקה בהרכבת ההצעה החוזה. לחלופין, המנהיג יכול להיות מישהו נשיא החברה מינה את המנהיג או אדם מנוסה יותר, אשר פשוט לוקח על עצמו את האחריות להוביל את הקבוצה. לאחר פגישות קבוע עם צוות ללכוד שלך יבטיח כי ההצעה החוזה שלך על המסלול וכי אתה עומד המועד האחרון להגשת ההצעה הסופית שלך. יהיו ביקורות רבות, redlining ו דיונים על ההצעה - זה מאמץ עצום, אפילו עבור חוזים קטנים.
כיצד לזכות בהצעה חוזה
המטרה שלך היא לזכות בפרס חוזה - לא לנצח בהצעה חוזה. אבל מה שחשוב הוא התוכן ואת אופי משכנעת של תוכן ההצעה, לא סמנטיקה. השלב הראשון בכתיבת הצעת חוזה מנצח הוא לחקור את הסוכנות שהנפיקה את שידול. חברות מסוימות לספק אינטל על סוכנויות ממשלתיות; עם זאת, כל חבר צוות ללכוד שלך צריך לתרום את כל המידע שיש להם על הסוכנות. לדוגמה, אם מנהל הפרויקט שלך יש מידע על הכיוון האסטרטגי של הסוכנות מעבודת אימון קודמת, זה יכול להיות שימושי בתיאור התוצאות של האימון אימון עם הסוכנות. לחלופין, אם קצין העסק שלך סקר את הקיצוצים בקונגרס לסוכנות המבקשת, זה שימושי בקביעת התמחור שמלווה את הצעת החוזה שלך.
כתיבת הצעת חוזה מנצחת דורשת גישה שיטתי ושיטתי להגיב על שידול הממשלה. ראשית, לעשות את המחקר. אם אתה לא מכיר את הסוכנות, ללמוד את אתר האינטרנט שלה כדי להבין את המשימה, חזון ועקרונות הליבה. לשלב את הדברים האלה לתוך ההצעה שלך, אם הם בקנה אחד עם המשימה של החברה שלך, חזון ועקרונות הליבה, כל טוב יותר. צייר את הקבלות הללו, כך צוות ביקורת ההצעה של הממשלה רואה יישור עם החברה שלך. זוהי גישה אסטרטגית מרכזית להקמת סוג דומה של קשר עם הסוכנות.
ללמוד את שידול כדי להבטיח לך להבין מה הסוכנות רוצה ליישב את הזמן והמאמץ הכרחי כדי להגיב על שידול. אם אתה שולח הצעה לפרויקט בקנה מידה גדול שבו אין לך שום ביצועים או ניסיון העבר בתחום, יהיה עליך לעבור על שידול זה או לכתוב הצעה מרתקת במיוחד המתארת באופן מלא את היכולות שלך באזור השירות, הסוכנות הממשלתית דורשת. האם המחקר שלך על התחרות, גם. סוכנויות ממשלתיות פדרליות נדרשים לפרסם את בקשותיהם באתר הפדרלי הזדמנויות עסקיות - FedBizOpps, בקיצור (fbo.gov). תחת הכרטיסייה "ספקים מעוניינים" על פרסום שידול, תוכלו למצוא רשימה של קבלנים פוטנציאליים וספקים. כל החברות הרשומות תחת כרטיסייה זו אינן יכולות להגיש הצעות חוזיות; עם זאת, זה התחלה טובה כדי להבין מי הוא המתחרים שלך.
הצעת חוזה מכתב לדוגמה
אחד הצעדים העיקריים בהגשת הצעת חוזה מנצח הוא הזמנת מרכיבי ההצעה שלך. עבור דוחות עסקיים רבים, תקציר מנהלים נבנה רק לאחר "בשר" של הדו"ח הוא הסתיים. אותו בפועל הוא חכם אחד לבניית מכתב הצעה החוזה. תחשוב על מכתב הצעת חוזה כמו סיכום מנהלים - להכין טיוטה הצהרה כי אתה משתמש עבור כל ההצעות החוזה שלך, אבל שמור את חידוד עבור השלב האחרון בכתיבת הצעת החוזה שלך.
רוב הצעות החוזה לממשלה מועברות בצורה אלקטרונית. לכן, הצעה להצעת דגימת מכתב היא רק הודעת דוא"ל משדרת שאומרת משהו כמו, "ABC Consulting שמחה להגיש את התגובה המצורפת ל- RFP # 0000, הכוללת את הגישה הטכנית של ABC, תמחור וקורות חיים עבור אנשי מפתח. שידור ". הסיבה שאתה רוצה אישור של קבלת היא לוודא שיש לך הוכחה כי הגשת את ההצעה על ידי המועד האחרון. עם זאת, המבוא של הצעת חוזה מנצח הוא יותר מכתב הצעה מאשר דוא"ל משדר.החלק הראשון של ההצעה החוזה שלך צריך להכיל מידע רקע על החברה שלך, את השירותים החברה מספקת בקצרה המדינה הסיבה שאתה קבלן מוסמך או הספק. הנה מבוא לדוגמה המשמשת כמכתב הצעת חוזה:
ABC Consulting (ABC) היא חברה עסקית קטנה (EDWOSB) בעלת פוטנציאל כלכלי (8) (א), עם המשימה העסקית לספק ללקוחותיה פתרונות מעולים, גמישות וחדשנות. אנו עובדים עם לקוחותינו על מנת להעריך את יעדי הליבה שלהם ולספק פתרונות חסכוניים, יעילים ומכוונים לתוצאות. צוות ניהול ABC יש מעל 150 שנים של ניסיון ניהול משולב התמקדו בהיבטים הייחודיים של חוזים פדרליים. עם הניסיון המשולב המשפטי שלנו וניהול התוכנית, ABC מציעה מומחיות בתעשייה עם ניסיון מעשי וידע ללקוחות הממשל הפדרלי שלנו.
ABC חוותה צמיחה אדירה בשנים האחרונות, תוך מיצוי צמיחה ממוצעת של 25% בשנה. אנו מייחסים את הצמיחה המתפרצת שלנו למחויבות הבלתי מתפשרת שלנו לאיכות. אנו מנצלים שיטות עבודה מומלצות בתעשייה לניהול פרויקטים קטנים ומורכבים כאחד. מתודולוגיות בקרת האיכות שלנו כוללות ניתוחים ל - 1) הגדרת אסטרטגיות ניהול ויעדי תוכנית במונחים ניתנים למדידה, ניתנים למדידה,) 2 ליישם מערכות ונהלים כדי לפקח על ביצועי המערכת כנגד מטרות ספציפיות ו 3) להבטיח משוב ביצועים מועבר לניהול התוכנית צוות כדי לשפר את התכנון וליישם לקחים. אנו משלימים את מתודולוגיות האיכות שלנו בפתרונות לניהול סיכונים על מנת לצמצם את ההסתברות ואת ההשפעה של טעויות באמצעות מערכות מענה מקצועי לסיכונים.
התשתית הארגונית שלנו מיועדת לספק שירותים באיכות גבוהה לבסיס העסקים המתרחב במהירות. המנהיגות הבכירה שלנו פועלת באופן קולקטיבי כתמיכה כוללת לצוות התוכנית שלנו ולא כ"מנהלים "טיפוסיים המכתיבים נהלים, תהליכים או מדיניות תאגידית. ההנהלה הבכירה של ABC פועלת כבסיס לספק תמיכה תאגידית כוללת ומשאבים לצוות התוכנית ישירות לתמיכה בלקוחותינו. אנו מבינים את צרכי הלקוחות שלנו ואת סדרי העדיפויות שלנו ולנהל את המשאבים שלנו כדי לתמוך במטרות שלהם.
אנו ננצל את הצלחות העבר שלנו, המומחיות והשיטות המומלצות שלנו, על מנת לספק את שם הסוכנות שם מתוך שידול הממשלה עם יוזמות פיתוח ארגוניות שונות. יוזמות הפיתוח הארגוני שאנו מעצבים ישפרו את הביצועים האישיים של הקבוצה. התוצאה של היוזמות שלנו תגדיל את מעורבות העובדים באמצעות תקשורת אפקטיבית, שיתוף פעולה ובניית קונצנזוס. ייעוץ ABC יש רקע, הכשרה, כישורים ואנשי מקצוע כדי לספק בהצלחה את מגוון רחב של שירותי הון אנושי נדרש על פי הצהרת עבודה ביצועים (PWS).
