רוב מערכות הנהלת חשבונות מציעים A / P (חשבונות זכאים) דוחות ההזדקנות לעזור למנהלים לשלוט התחייבויות שוטפות. דוח זה מראה מה החברה חייבת, למי ולכמה זמן. כאשר מזומן הוא הדוק, זה נפוץ לתזמן את תשלומי החיוב לפי מתי הם צפויים ולא לשלם את כל החשבונות באותו זמן.
משמעות
דוח A / P ההזדקנות לא רק עוזר לחברות לנהל את תזרים המזומנים, אלא גם מאפשר להם לנצל את הנחות תשלום מוקדם. דוח פופולרי זה מכיל מידע מפורט, אשר ההנהלה יכולה להשתמש בזיהוי שגיאות ו פערים. הסכום הכולל של דוח ההזדקנות מייצג בדרך כלל את סך ההתחייבות השוטפת של העסק ועליו להתאים את היתרה לתשלום בספרי החשבונות הכלליים. לדוגמה, אם דוח ההזדקנות מראה כי 200 $ הוא חייב, סכום זה צריך להיות בספר החשבונות הכללי מדי. אם זה לא המקרה, המחקר נדרש לזהות בעיות ולתקן אותן.
פורמטים
דוחות הזדקנות יכול להיות מוכן על ידי הספק, תאריכי חשבונית, תאריכי תשלום ותבניות אחרות. הסגנון הנפוץ ביותר מציג שמות ספקים מימין וארבע עמודות בשם "בתוך 30 יום", "בין 30 ל -60 יום", "בין 61 ל -90 יום" ו"יותר מ -90 יום ". המספרים ממוקמים בתוך עמודות אלה, תלוי כמה זמן הצעת החוק יוצאת מן הכלל.בדרך כלל דוח זה מכיל עמודה "סך הכל" מימין, כאשר כל מספרי העמודות מתווספים ומחושבת סך ההתחייבות
ניתוח
בנוסף לכך שהוראות החשבונות משולמות בזמן, מנהלים משתמשים בדוח ההזדקנות של A / P כדי לנתח את תזרימי המזומנים וכיצד ההתחייבויות מתואמות עם המלאי והעלות של הסחורות שנמכרו. יחסים פיננסיים יכולים להיות מועילים בניתוח, כגון היחס "ימי תשלום", המחושב על ידי חלוקת החשבונות הממוצעים המשולמים לפי עלות הסחורה שנמכרה ליום. כאשר יחס זה נמוך מדי או גבוה מדי, הגיע הזמן לנתח את ההזדקנות ולמצוא אזורים שיכולים להשתפר.
שיקולים
עבור דוחות ההזדקנות לספק מידע משמעותי, הנתונים שהוזנו במערכת חשבונות זכאים צריך להיות מדויק. ודא שתקופות קודמות נסגרו כדי למנוע פרסום פוסטים לא נכונים בעבר. כמו כן, חפש כפילויות בקובץ הראשי של חשבונות החשבונות, בעיה נפוצה באזור זה, שבו ייתכן שהספק נכנס יותר מפעם אחת. מערכות מסוימות מאפשרות לספקים להיות ממוזגים בקלות, לתקן את הכפילות של בעיות הרשומות. השתמש בפונקציה זו אם זמינה, כי האלטרנטיבה היא להעביר את הנתונים באופן ידני, וזה לא תהליך יעיל.
