Receptionists הם לעתים קרובות את הנקודה הראשונה של קשר, כי לקוחות ולקוחות נפגשים כאשר הם נכנסים למקום שלך או לדבר עם העסק כאשר הם מתקשרים. ההופעות הראשון משנה, ולכן מציאת פקידת קבלה עם שילוב הטוב ביותר של מקצועיות, יכולת וידידותי יעבור דרך ארוכה לקראת הקמת העסק שלך כמו מבצע היטב.
Benchmarking את התכונות
חברת ניהול משאבי אנוש קבוצת Rainmaker Group ממליצה לנקוט בגישה שיטתית לזיהוי המאפיינים המרכזיים של פקידת קבלה איכותית לפני תחילת הראיון ושכיירת התהליך. מכיוון שמקבלי הקבלה הם בדרך כלל נקודת המגע הראשונה מהעולם החיצון, המסר שמקבל פקידת הקבלה צריך להתאים לתמונה הארגונית שלך. סגנון התנהגותי של הקבלה, ערכים ומניעים יחד עם אנשים מיומנויות ואיכויות אישיות חשוב מאוד, על פי Rainmaker. בעוד המקצועיות והכשירות הן תמיד חשובות, התכונות האישיות הרצויות עשויות להיות שונות בין גלריה לאמנות לבין משרד עורכי דין, למשל.
התנהגות מוערכת
בעוד התמונה הארגונית היא חשובה, כל פקידים איכותיים לשתף מאפיינים התנהגות ספציפיים שהופכים אותם חברי צוות יעיל. ראשית, פקידת הקבלה צריכה להיות ממוקדת לקוח - כולל לקוחות שהם גם עמיתים לעבודה. Receptionists צריך גם ליהנות מדברים עם אנשים, לא אכפת להפריע תכופות כגון טלפון צלצול או מבקר במשרד. בנוסף, פקידת קבלה חייב גם להיות מסוגל לשמור על סביבת העבודה שלו מסודר ונקי; להישאר מאורגן יעזור כאשר הוא נקרא לבצע שתי משימות בבת אחת, התרחשות נפוצה בקבלה. מיומנויות תקשורת טובות, כולל היכולת לכתוב ולדבר בבירור עם דיקציה נכונה, הוא גם חיוני, על פי מרכז גאוניוס, ארגון תמיכה עסקית.
מוטיבציה עצמית
פקידת קבלה יעילה צריכה להיות ממוקדת עושה את הדברים בדרך הנכונה, על פי Rainmaker, ובדרך שמתאים התרבות של החברה ואת הסטנדרט. לא רק פקידה הקבלה ללמוד במהירות איך הדברים עובדים, אבל היא חייבת להתמקד באיזון משימה עם ניהול הזמן שלה בתבונה. למידה על העסק, כולל לעתים קרובות מאסטרינג משימות חדשות ו התנדנדות שבו הצורך ביותר, הופך את פקידת הקבלה נכס בעל ערך. בעוד מיומנויות אלה לא יכול להיות חלק של תיאור התפקיד הרשמי, זה התכונות האלה להגדיר כי פקידת יעיל מלבד אחד יעיל.
כישורים אישיים
פקידי קבלה חייבים לעבוד עם מעט פיקוח חייב להיות מסוגל לבצע החלטות דיפלומטיות, ממוקדות לקוח, לעתים קרובות תחת לחץ, מבלי לקבל נוצות שלהם פרע. כתוצאה מכך, הקבלה הטובה ביותר הם בדרך כלל גמישים ויש להם תכנון מעולה ומיומנויות הארגון. הם גם טקטואלי; זכור כי לקוח זועם עלול להוציא את הרגשות שלו על פקידת הקבלה הראשונה, פקידת הקבלה שמסוגלת לתסכל עצמות יכול לחסוך ניהול הרבה כאבי ראש. לכן, נימוס טוב נימוסים חיוניים.
