איך לכתוב דקות AGM

האסיפה הכללית השנתית (AGM) היא פגישה עם חברי הדירקטוריון, בעלי המניות, המשקיעים והמנהלים הבכירים כדי לבחון את המידע הפיסקאלי ולכסות החלטות מפתח ושינויים שבוצעו במהלך השנה הקודמת. דקות ה- AGM מתעדדות כרשומה של הפגישה, וכוללות פרטים ספציפיים על כל ההחלטות החשובות שנעשו בפגישה והערות על קצינים נבחרים. הדקות מצורפות בדרך כלל לנספח של דוחות שנדונו או הוצגו במהלך הפגישה.

הקלד את שם הארגון שלך, ולאחר מכן "פגישה כללית שנתית". לאחר מכן הקלד את התאריך והשעה המלאים לפגישה, ואת מיקום הפגישה. המיקום צריך לכלול את שם חדר הישיבות ואת המקום בו מתקיימת הפגישה.

כתוב את ההקדמה. השתמש בספרה הרומית "I" ולאחר מכן את המונח PREAMBLE כדי להציג משתתפים. רשימת כל החברים במחנה, החל עם הנשיא. לאחר מכן רשימת סגן נשיא, גזבר, מזכיר ומנהלים הנוכחי. ניתן להשתמש בשמות המלאים או בשמות הפרטיים ובשמות הפרטיים עבור סעיף זה.

רשימת משקיפים והתנצלויות. אם הנוכחים הנוכחים הנוכחים שאינם קצינים או חברי הוועדה, הם עשויים להופיע בתור משקיף או התנצלות. אם אף אחד לא נופל בקטגוריה או, לציין "ניל" עבור כל אחד.

הצג את הפרוטוקול של הפגישה הקודמת. השתמש בספרה הרומית "II" ואחריו דקות של פגישה קודמת עבור סעיף זה. ציין כל תנועה שהוזזה, נדונה והועברה לפגישה הנוכחית.

הצג את הדוחות של הפגישה. התחל סעיף זה באמצעות הספרה הרומית "III" ואחריו דוחות. רשום את הדוחות בנפרד כפריט נספח.

להקליט את תהליך הבחירות. השתמש בספרה הרומית "IV" כדי לציין בחירות לקצינים חוזרים, לנשיא, לסגן נשיא, למזכיר, לגזבר ולכל נבחרי ציבור אחרים. עבור כל מועמד, אתה צריך לכלול: האדם מועמד; מי הם מועמדים על ידי; אשר מינה את המינוי; והאם המועמד דחה או קיבל את המינוי. הקצין הנבחר ייקבע ככזה בדקות.

להקליט את הבחירות לקצין הציבור. אם אתה בוחר ציבור pfficers, תצטרך לרשום את שמו של מועמד, ואת מי מינו nomed ו seconded הקצין.

רשום את כל ההצעות שהועברו או הוצגו באסיפה. הצעה היא הצבעה בעד או נגד פוליסה או החלטה מסויימת, וניתן להציג אותה במהלך האסיפה. רשימת כל הדיונים האלה בפרוטוקול, וכן לציין אם ההצעה עברה או דחה.

רשומות "עסקים אחרים" פריטים. תחת הספרה הרומית "V", רשימה ולסכם את כל הדיונים או האירועים שהתרחשו בפגישה מחוץ הבחירות והקדמות. רשימה של תבליטים או 2 עד 3 משפטים על כל פריט היא בדרך כלל מספיק לבדיקה בפגישה הבאה.

פירוט נתוני נספח ונתונים כספיים. החלק האחרון של דקות AGM צריך רשימת נספחים התייחסו קודם לכן בדקות, ולסיים עם סיכום של נתונים כספיים כפי שסופק על ידי הגזבר.

טיפים

• AGM מתקיים בדרך כלל מדי שנה כדי ליידע את חברי השנה הקודמת פעילויות, וכן לבחור פקידי ציבור פקידי לשנה הקרובה. עותקים של דקות AGM ניתן לחלוקה לכל המשתתפים זמן קצר לאחר הפגישה. המזכיר אולי יצטרך לספק עותק של דקות AGM בפגישה הבאה לבדיקה.