בין אם אתה מפעיל צדקה, לזרוק את מסיבת החגים השנתית או להתחיל תוכנית הכשרה חדשה צריך יועץ, מכתבי שידול הם כלי העיקרי למשוך עזרה. מכתבים שידול עסקי צריך להיות הצביע תמציתית, המכיל את כל המידע הרלוונטי הנמען שלך צריך לקבל החלטה ולפעול. בנוסף, תצטרך לדעת חוק שידול באזור שלך כדי להבטיח את כל הוא מעל.
זהה את מטרת המכתב שלך. האם אתה מבקש תרומות או מחפש הצעת מחיר עבור חוזה עבודה? מכתבי שידול משמשים לעתים קרובות על ידי ישויות כגון ארגוני צדקה המחפשים תרומות או עסקים המבקשים ציטוטים של ספקים פוטנציאליים עבור אירוע מסוים, יוזמה או תוכנית. ליצור רשימה מקיפה של ישויות רלוונטיות למי אתה רוצה לשלוח את המכתב, ולוודא שהם עומדים בקריטריונים של השירותים שאתה מחפש.
מתאר את הפרטים הרלוונטיים. על מנת לבקש את התגובה הטובה ביותר, המכתב שלך צריך לכלול הפניות ספציפיות לשירותים שאתה מחפש. פרטים אלה כוללים את התאריך והשעה של האירוע או הפרויקט, ואת המשימות הנדרשות. המכתב צריך גם לבקש במפורש הצעת מחיר מהנמען לבצע את המשימות המבוקשות. אם זה עבור גיוס כספים עבור ארגון צדקה, להיות שקוף על העובדה שאתה מבקש כסף. כמו כן, עליך להמחיש את התרומה המינימלית או הרגילה שאתה מצפה. אם אין לך תרומה מינימלית, אתה יכול לכלול את המידע גם כן.
הוסף יתרונות. תגיד לישות, במכתב, מה היתרונות שהוא ינבע מהשתתפותו במאמציך. הטבות עשויות לכלול סוג מסוים של פרסום עבור העסק או הארגון שלו, או הכרה פומבית של מעשיו. כלול איזה סוג של פרסום זה יהיה, איפה זה יופיע ובאיזו מסגרת זמן.
הפוך את הפרוזה ברורה. התוכן והסגנון של המכתב צריך להיות ברור, תמציתי ומכובד. הימנעו מלשון פרחונית ומשפט מביך ומבנה פסקה. לכבד את העובדה כי קהל היעד שלך הוא עסוק ורוצה לקרוא את החומר עם יעילות וקלות.
להיות מודעים לחוקי שידול מקומיים. מדינות רבות יש חוקים לגבי שידול של עסקים או כסף. לדוגמה, ארגון צדקה עשוי להיות נדרש להירשם רשמית עם המדינה לפני מכתבים מסוג זה ניתן לחלוקה. תשומת לב קפדנית לעניינים אלה לא רק לקבל את הפרויקט שלך לדרך חוקית, אבל גם יחסוך לך כאבי ראש ניכר עם המדינה פקידים מקומיים. להתחיל עם משרד מבקר המדינה שלך כדי לוודא את הזכויות והאחריות.
