עסקים מסתמכים על נהלי בקרה פנימיים כדי לשמור על העובדים שלהם ישר ולהרגיש בטוחים לגבי הנכסים של החברה שלהם ודיווח כספי. שיטות בקרה פנימיות ספציפיות משתנות בהתאם לחברה, בהתאם לפעולה הספציפית של אותו עסק. ניהול צריך לשקול איזה סוג של בקרות פנימיות הטובה ביותר לענות על הצרכים של החברה וליישם אותם שולטת.
אזורים בסיכון גבוה
כל עסק מכיל תחומים בסיכון גבוה לדיווח לא מדויק, גניבה או היעדר טיפול נאות. ההנהלה בכל חברה צריכה לזהות אילו תחומים מהווים את הסיכון הגבוה ביותר עבור העסק. הערכת סיכונים זו כוללת קביעת נגישות העובדים או הלקוחות למידע רגיש או לנכסי החברה. הערכת סיכונים זו כוללת גם זיהוי ההשפעה הפוטנציאלית הגבוהה ביותר של הדולר על פעולות לא הולמות של העובד או של הלקוח. לאחר שההנהלה מזהה את אזורי הסיכון הגבוהים ביותר, ההנהלה יכולה ליישם צעדים למזעור הסיכונים.
שמירה על נכסים
חברות להשתמש בנכסים שלהם כדי לקדם את הפעילות של העסק. נכסים אלה כוללים מלאי, מזומנים וציוד. טיפול במזומן דורש בקרות פנימיות ספציפיות, כגון התאמה של חשבון המזומנים באופן שוטף, הפרדת האחריות של טיפול במזומן בין מספר עובדים וביקורת עסקאות במזומן. המלאי דורש הגנה מפני לקוחות ועובדים. חנויות רבות להשתמש מראות התקרה כדי לצפות לקוחות והתקנים אלקטרוניים כדי למנוע מלקוחות לעזוב את החנות בלי לשלם. כל עסק עם מלאי יכול צוות עובדים למעלה בעת טעינה או פריקה משאיות כדי למנוע מעובד לגנוב.
ודא תאימות
עסקים מדווחים על התוצאות הכספיות והתפעוליות שלהם למגוון סוכנויות, כולל ה- IRS וה- SEC. חברות הפועלות בתעשיות ספציפיות, כגון אנרגיה או בנקאות, מדווחות גם על תוצאותיהן לגופים ממשלתיים שמפקחים על תעשיות התזה. לכל סוכנות יש דרישות משלה לדיווח, כגון המידע הספציפי הנדרש והפורמט המשמש לדיווח על הנתונים. עסקים ליישם בקרות פנימיות על מנת להבטיח את דרישות הדיווח הספציפי אחריו. בקרות פנימיות אלה כוללות בקשת אישור מנהל לפני הדיווח וקבלת סקירת עובדים משנית של הנתונים.
ודא דיווח מדויק
דיווח כספי כוננים את בעל העסק להמשיך ולהגדיל את העסק או לשנות כיוון בעת הצורך. בעל העסק צריך דוחות כספיים מדויקים כדי לקבל החלטות טובות לגבי פעולות של העסק. בקרה פנימית מבטיחה שכל עסקה נרשמת ומדווחת במדויק.
