אתה לא תהיה העסק הראשון מקצועי לחשוב על איך להתמודד עם שידור פקסימיליה חסוי. תווית את זה "חסוי" ואתה יכול בלי משים להזמין סקרנות ופלישה לפרטיות של מישהו. דלג על זה ואת התוצאות יכול להיות אפילו יותר גרוע. התייחס לשני הנושאים על ידי סימון התווית שלך בפקס כ "חסוי" על גיליון הכיסוי של הפקס. לאחר מכן, הכנס כמה שיניים לאזהרת העיניים על ידי כתיבת הודעה תחתונה סודית בתחתית הסדין.
צור מסמך חדש בתוכנית עיבוד תמלילים עם שוליים של 1 אינץ '. הוסף את לוגו העסק שלך, אם רלוונטי, בחלק העליון של הדף.
מרכז את המילה "חסוי" באותיות מודגשות בחלק העליון של הדף. שימוש באותיות רישיות באותיות רישיות. מתחת, ומרוכז, במקום את המילים "פקס", "גיליון כיסוי הפקס" או "פקס משדר" להכרה מהירה.
כתוב "תאריך:" "שעה:" ו "מספר עמודים, כולל גיליון כיסוי:" בצד שמאל של גיליון הכריכה. שטח פעמיים וכתוב "נמען:" "מספר פקס:" ו "מספר טלפון:" בקווים נפרדים. שטח פעמיים שוב לכתוב: "השולח:" "מספר פקס:" ו "מספר טלפון:" על שורות נפרדות. כולל מספרי פקס וטלפון הוא דרך חכמה כדי לכסות את הבסיסים שלך, במיוחד אם הפקס הולך לאיבוד, במקומה או אף פעם לא מגיע. אם מספר שגוי או שני מספרים מועברים, ניתן לתקן את השגיאה על שיגור פקסים עתידיים.
התאם אישית את גיליון הכיסוי של הפקס שלך בקטע שמתאים לצרכים העסקיים שלך. לדוגמה, אם אתה שולח פקסים באופן קבוע לאותו אדם או מחלקה, תוכל ליצור תיבה עם הכותרת "מידע ניתוב" או "הצעדים הבאים". לחלופין, השאר את האפשרויות פתוחות על ידי יצירת קטע "הערות" כדי שתוכל - כתוב הערה או הוראות, כגון, "אנא פנה אלי מיד כדי לאמת את קבלת פקס זה."
כתוב הודעת תחתונה בתחתית גיליון הכיסוי של הפקס. בדומה לאזהרה סודית שאתה רואה על כמה הודעות דואר אלקטרוני, הודעה זו צריך להעביר כי הפקס: הוא סודי; מיועד רק לנמען; והוא מכיל מידע אשר "גילוי, העתקה, שימוש או הפצה" אסורה. כמו כן יש לבקש כי השולח יקבל הודעה על קבלה שגויה - סיבה טובה נוספת לספק מספר טלפון בחלק העליון של גיליון הפקס.
