בקשה להצעות היא מסמך שהונפק על ידי חברה, ארגון ללא כוונת רווח או סוכנות ממשלתית המבקשת תגובות של ספקים פוטנציאליים לדרישות המפורטות. בעוד RFPs להשתנות בגודל, היקף הטופס, הם בדרך כלל לכסות נושאים דומים. RFP בדרך כלל יספר לספקים על הישות המממנת, על מה היא רוצה לקבל ולהציג את התנאים וההגבלות לבחירה. RFP בדרך כלל שואל את הספקים להסביר מדוע הם מוסמכים להגיב, איך הם מתכוונים להשיג את המטרות המתוארות ההצעה ואת המחיר שהם מצפים לקבל.
תאר את מטרת ההיקף של RFP ואת היקפו, כולל הטובין, המוצרים או השירותים שברצונך לרכוש ואת הכישורים שאתה מצפה שהספק יהיה ברשותם. זה יאפשר לספקים לקבוע אם הם זכאים ומעוניינים להגיב. על ידי ציון כי החברה שלך צריך 10,000 יישומונים כחולים נמסר בתוך שלושה חודשים, הארגון שלך מחפש מקום וציוד להכין ולהגיש 200 ארוחות היומי עבור לקוחות קשישים, או הסוכנות שלך דורש הכשרה כדי לשפר את שירות הלקוחות, אתה יכול לשמור את שלך ואת ספקים "זמן ומאמץ.
כתוב תיאור של החברה, הארגון או הסוכנות שלך המספקים את הספקים הפוטנציאליים עם נתונים שימושיים. מאז זה יעלה זמן וכסף עבור רוב הספקים להגיב RFP שלך, זה עוזר להקים מערכת יחסים בעתיד. להסביר מה אתה מתכוון להשיג עם המוצר או השירות שלהם. לזהות את האנשים שאליהם הם צריכים לכוון את שאלותיהם והתכתבותם.
ציין את היקף העבודה בפירוט מלא, כך שהספקים יכולים לבצע תחזיות מדויקות של עבודה, חומרים ועלויות אחרות.רשימת תאריכי השלמה שלך צפוי כדי שיוכלו לפתח ציר זמן מציאותי. תאר את התנאים שאתה מצפה מהם לפגוש, כגון עבודה, איכות הסביבה ובטיחות. המדינה את הסטנדרטים הביצועים שאתה צריך ואיך אתה מצפה לפקח ולהעריך את המאמץ שלהם.
רשימת התוכניות, הדוחות, המוצרים, השירותים והחומרים שאתה מצפה מהם לספק וכאשר אתה רוצה כל הושלם. ספקים עשויים להיות נסיבות המונעות מהם לספק את מה שאתה מבקש כאשר אתה מצפה לזה. ההבדלים בין הציפיות שלך לבין ספק של עשויים להיות נושא לדיון במהלך המשא ומתן החוזה. חלק מה RFP כוללים סעיף עם פריטים סטנדרטיים של החוזה המוצע, כגון סעיפי ביטול והסכמי סודיות
כלול ב- RFP את הקריטריונים שבהם תשתמש כדי להעריך את התשובות שתקבל ואת האופן והעיתוי של הפרס למציע הזוכה. זה חשוב כדי למנוע טענות של העדפה או נוהגים לא הוגנים אחרים. RFP רבים משתמשים במערכת נקודות, מעניקים נקודות לפריטים כגון עלות, היקף עבודה, כישורים וכוח אדם.
