רשימת הבקרה הפנימית עבור חותם הסימון משתנה בין ארגונים. כל חברה צריכה לקבוע תוכנית קולית לניהול סיכונים על מנת לחסל את הפוטנציאל לאי-יושר ולמנוע הונאה. עבור ישויות מסוימות, התהליך מתחיל בהזמנות ובטווחים בין אחסון המחסומים לבין דרישת שני החותמים או אישור מיוחד לבדיקות העולות על סכום מסוים. מדי פעם לבדוק את הכללים כדי להבטיח שהם מקיפים את שיטות העבודה המומלצות.
מדיניות כתובה
לשים מדיניות פנימית או שולטת בכתב כי פירט את הבקרה של הארגון עבור המחאות מ הזמנת וקבלה למעשה חתימה. כלי עיצוב המורכבים מסמכים ורשומות לרשום את כל העבודות בכתיבה ובאירועים. ודא המתקן יש אחסון נאותה ותוכניות מחשב יש אבטחה הרשאה נאותה.
מלאי ריק ריק
ארגונים רבים יש אנשים או קסטודיאנים שיש להם את האחריות לשמור את גיליון הבקרה עבור מלאי לבדוק ריק. התהליך עשוי לכלול את השלבים הבאים: רישום תאריך המשלוח של המחאות ריקות והצגת רצף ההמחאות שהתקבלו. הזן מספרי בדיקה חסרים בגיליון הבקרה. האדם שקיבל את אצווה של המחאות ריקות חייב להיות תאריך לחתום על כל משלוח. בנוסף, רשום את התאריך ואת הרצף של המחאות שאינן בשימוש המוחזר לאחסון. אמת את ההמחאה האחרונה שהונפקה; זה מבטיח שמירה על רצף הסימון שלם.
בדיקות עצמאיות
בדיקות עצמאיות בודקים לעשות את הנוהג הטוב ביותר כשמדובר בקרות פנימיות עבור החותמים הסימון. זה כולל הבטחת סכומי ההמחאות, ההתאמה כוללת את הסכומים הנכונים, כולל בדיקות פקידותיות, השוואת נכסים עם אחריות מוקלטת, בקרות ממוחשבות. בנוסף, סקירת דוחות חשבונאיים, כגון דיווחי איזון על פי גילאים ודוחות אוטומטיים אחרים.
ביקורות ניהוליות
לפעמים זה לא יכול להיות מעשי עבור הארגון לחלק משימות; במקרה זה, מנהל צריך לערוך ביקורות שגרתיות כדי להבטיח את שלמות תהליך כתיבת הסימון. רק לחתום על המחאות עם התיעוד הנכון ולוודא כי החתימה בודדת את המחאות בדואר את המחאות מהמשרד. במידת האפשר, אל תחזיר את ההמחאות לאדם ששומר על תשלומים במזומן וחשבונות זכאים. כעניין של מדיניות, לא עושים את המחאות לפקודת "מזומנים".
חשבונות נפרדים
צור מינימום של שני חשבונות בנק נפרדים עבור החברה שלך. הפקדת כל הכספים והתקבולים בחשבון הראשון. להעביר רק מספיק כסף לחשבון השני כדי לכסות את ההמחאות שאתה כותב. חבר מועצת המנהלים או אדם ייעודי אחר צריך לקבל אישור להעביר כספים לחשבון. בנוסף, ליצור חשבון נפרד עבור שכר; שוב, להעביר רק את הסכום הדרוש כדי לפגוש את המשכורות.
חתימות
לוחות מסוימים עשויים לדרוש שתי חתימות על המחאות. עם זאת, מקבל שתי חתימות עשוי להיות מסורבל ודורשים בדיקות ריקות חתום מראש. אם המדיניות אינה פועלת עבור הארגון שלך, שנה את המדיניות לדרישה של אחד החותמים עד לסכום מסוים. כמו כן, להגדיר הפקדה ישירה לעובדים ולהשתמש בשירות שכר של צד שלישי.
