כיצד לכתוב שירות לקוחות תלונה מכתב

לכל אחד יש ניסיון שירות לקוחות רע ובימינו זה, אנו מצפים יותר עבור הכסף שלנו. אם אתה כותב מכתב מנוסח כראוי לאדם הנכון כדי להסביר מה קרה, אתה עשוי לקבל החזר או תחליף, בהתאם לבעיה שלך.

אסוף את העובדות. אם יש לך קבלה מרכישה, יש לך את זה לפניך. ודא שאתה יודע את התאריך והשעה של האירוע, כמו גם את שמו של העובד אחראי, אם אפשר.

לרשום את התלונות שלך קודם. לפעמים לאחר ניסיון עם שירות לקוחות לקוי, אתה עלול להיות כועס ולא לחשוב ברצינות. שרבוט כי כל למטה הראשון ולקבל את זה מתוך המערכת שלך!

להבין מי לכתוב את המכתב. אם עובד התייחס אליך בצורה גרועה, גלה מי מנהל החנות. מבט מהיר באינטרנט או שיחת טלפון קצרה ימצא לך את המידע הזה. אם זה היה מנהל, יהיה עליך לגלות מי הבעלים או המנהל האזורי הוא כדי לקבל את המכתב לידיים הנכונות. חברות גדולות רבות יש טופס אתה יכול למלא על הקו, אבל אלה כמעט אף פעם לא מקבל תגובה. עדיף לכתוב ולשלוח מכתב משלך.

התחל לכתוב את המכתב שלך. בפסקה הראשונה, נסו להזכיר משהו טוב על העסק או הניסיון. אם יש לך קניות שם לפני בלי בעיה, תגיד להם את זה. הוספת כמה הערות חיוביות יעזור הטון הכללי של המכתב.

בסעיפים הבאים, הסבר את המצב. רשום את התאריך, השעה ושם העובד והכנס לפרטי פרטים על מה השתבש ולמה זה לא היה מקובל עליך.

לאחר רשימת התלונות שלך, הוסף פסקה עם מה שאתה מבקש לעשות את הדברים הנכונים. אם היית יוצא לאכול והאוכל היה נורא, בקש ארוחה חינם כדי שתוכל לתת למסעדה שלהם הזדמנות נוספת. אם המוצר היה זבל, לבקש החזר כדי שתוכל לקנות מוצר טוב יותר במקום אחר. אם אתה רק כותב כדי להפוך אותם מודעים למצב רע, תגיד להם את זה.

סגור את המכתב שלך שוב על ידי ציון משהו חיובי על החברה או השירות.

חתום על המכתב שלך והוסף את שמך, כתובתך ומספר הטלפון שלך תחת החתימה שלך כדי שהמנהל / הבעלים יוכל ליצור איתך קשר.

הדרך הטובה ביותר להשיג את המכתב הזה בידיים הנכונות היא למסור אותו, אם בכלל. אם המצב קרה באופן מקומי, להיכנס לחנות ולבקש לדבר עם האדם שפנית אל המכתב. זה יביא לך תוצאות הרבה יותר מהר. אתה יכול להסביר את המכתב אז ושם או שאתה יכול פשוט לתת להם את זה ולעזוב.

אם משלוח יד אינו אפשרי, שלח את המכתב.

תן למנהל שבוע בערך לחזור אליך. אם אתה לא שומע שום דבר אחרי פרק זמן זה, לתת להם להתקשר ולשאול אם המכתב שלך התקבל. פעמים רבות, הם עובדים על תוכנית כדי לשמור אותך בתור לקוח ולפעמים זה לוקח יותר מכמה ימים כדי להבין.

אם החברה עושה כל שביכולתם לעשות דברים נכון, להגיד לאנשים את זה. שירות לקוחות טוב מגיע להיות להפיץ מפה לאוזן!