כמו כל כך הרבה תחומים חיים מודרניים, מחשבים שינו את הדרך שבה מבוצעת חשבונאות, הן עבור כספים אישיים עבור עסקים קטנים וגדולים. במקום לעשות שורה אינסופית של ערכים ידניים וחישובים על ידי יד, מחשבים הפכו את רוב התהליך החשבונאי אוטומטי לאחר הנתונים הבסיסיים כבר נכנס. אבל חשבונאות ממוחשבת היא לא בלי חסרון, ואת היתרונות והחסרונות צריך להיחשב לפני ניצול ממוחשב חשבונאות.
פרודוקטיביות מוגברת
מחשבים ידועים יעילות, וחשבונאות אינו יוצא מכלל זה. השימוש בחשבונאות ממוחשבת מבטל רשומות כפילויות, פנקסים בכתב יד וכתב יד וחישובים ידניים, וחוסך זמן של צוות ומאפשר לאותו צוות לטפל במספר גדול יותר של עסקאות ודוחות.
דור אוטומטי של דוח
במקום שנאלצו ליצור דוחות כספיים סטנדרטיים ביד בכל פעם שהם נדרשים, חשבונאות ממוחשבת מספקת ליצירת כמעט מיידית של דוחות סטנדרטיים כגון יתרות חשבון, יתרות ניסוי, ספרי חשבונות ראשיים, דוחות רווח והפסד ודרישות דיווח אופייניות אחרות.
דיוק משופר
בגלל כל כך הרבה חישובים נדרשים עבור חשבונאות מדויקת, מחשבים הם פתרון אידיאלי לטעות אנוש. בעוד שהטעויות עשויות להיות עדיין בהזנת נתונים, חישובי המחשב יגבירו את הדיוק והאמינות של דיווחי החברה.
גמישות ועיתוי
חשבונאות ממוחשבת מצטיינת במניפולציה בנתונים ומספקת גמישות בדיווח וניתוח נתונים, שחשבונאות ידנית אינה יכולה להתאים. מה עוד, כל עוד הנתונים הוא נכנס בזמן, דוחות מעודכנים ניתן ליצור באופן מיידי המשלבים את המידע העדכני ביותר של החברה.
קלות הגנת נתונים
אם הנתונים פגומים או דוחות פגומים או לאיבוד, חשבונאות ממוחשבת מספק שחזור מיידי מתוך גיבוי, להבטיח כי מידע קריטי לא הולך לאיבוד. גיבויים דיגיטליים עשויים להישמר באתר או מחוץ לאתר להגנה נוספת על מידע חיוני.
שביעות רצון הצוות
על ידי ביטול הרבה של עבודה שגרתית מעורבים חשבונאות ידני, חשבונאות ממוחשבת מאפשר לצוות להתמקד במשימות רחב טווח וממזער את משך הזמן עושה משימות משעממות, חוזרות ונשנות כגון חישובים ידניים. כתוצאה מכך, העובדים יכולים לצפות לשביעות רצון גבוהה יותר בעבודה.
עלות ראשונית
למרות יתרונות רבים, אחד החסרונות של חשבונאות ממוחשבת היא העלות הראשונית של הקמת המערכת. בעוד מחיר המחשבים ירד באופן דרמטי שנה אחר שנה, חשבונאות תוכנה נשאר יקר יכול לעלות אלפי דולרים.
אימון צוות
המערכות החשבונאיות הממוחשבות דורשות גם הכשרה ספציפית בתוכנה לצוות, ועלויות הכשרה נוספות לעסק והארכת משך הזמן הנדרש לפריסת המערכת לפני שניתן יהיה לנצל אותה.
אמינות
מערכות ממוחשבות חשבונאיות הן מטבען חשופות לנושאים כמו וירוסי מחשב, כשלים בחשמל וכשלים בחומרה אשר עשויים להשפיע על האמינות ועל הזמינות של המערכת. תיקון בעיות במחשב יגרור זמן ופרודוקטיביות אבודים.
בעיות פריסה
קושי משמעותי עבור העסק עלול לנבוע מכל כישלון כראוי להגדיר את התוכנה החשבונאית, או בבחירת חבילת תוכנה לא נכונה כדי לענות על הצרכים של העסק.דיווח לא נאות או לא מדויק עלול לגרום לכך שיידרש זמן אבוד כדי לתקן את הבעיה או לפרוס פתרון תוכנה חדש.
