נהלי המשרד הקדמי צריך להיות מותאם כדי להתאים את העסק שלך. לדוגמה, בפועל רפואי או שיניים ידרשו נהלים שונים מאשר משרד עורכי דין, סוכנות איסוף, ספר או מפעל. קח את הזמן כדי לפתח רשימה יסודית המטפלת חשוב מטרות המשרד הקדמי ואת המטרות.
יסודות
עבור עסקים שמקבלים תעבורת לקוחות קבועה, נהלי המשרד הקדמי צריכים לשקף את הסביבה העסקית הכוללת. עסק חם, מזמין יהיה להדגיש את החשוב של מחייך ושמירה על כללי התנהגות מקצועיים. משרדים רפואיים או שיניים להסתמך בכבדות על זרימת החולה יציב. לפיכך, במשרד הקדמי במרפאה צריך צוות מספיק הכנסה כדי לבדוק את החולים, לענות על שאלות המטופל באופן אישי בטלפון ו לטפל המטופלים יציאות, כולל קבלת תשלום תזמון מעקב אחר הליכים. שקול לעבוד עם שירות טלפוני כדי לטפל בשיחות הלקוח לאחר שעות.
תזמון
חלק חשוב של הפעלת המשרד הקדמי מוצלח כרוך טיפול פגישות עסקיות. עובדי המשרד הקדמי צריכים לפנות ללקוחות יום לפני מינויו ולאשר את המועד המתוכנן. צור ביטול או לא להראות רשימה, כך שתוכל לתזמן פגישות אחרות כדי לפצות על אלה שנפלו. עובדי המשרד הקדמי במלון צריכים לשמור על רשומות חדר מדויקות, כי זה משפיע ישירות על שירות החדרים ועל פעולות משק הבית. עובדי המשרד הקדמי בבתי הספר היסודיים, הבינוניים והתיכוניים צריכים לשמור על רשומות תלמידים מדויקות, כולל אלה הנוגעות להיעדרות תלמידים ולמבקרים.
שיפורים
הערכה מתמדת של נהלי המשרד הקדמי. אם אתה מוצא מקום לשיפור, ליצור וליישם אסטרטגיות מתאימות. אם המשרד הקדמי מוצף בשיחות ולא תמיד יכול לספק שירות לקוחות מעולה, שקול לשנות את מערכת הטלפון (למשל, באמצעות מערכת טלפון למחשב) או באמצעות טכנולוגיית העברת הודעות מיידיות כדי לאמוד את זמינות הצוות. להעריך אם ניהול במקרה שלך במשרד יכול להיות משופרת על ידי הולך paperless.
