כתיבה עבור קהל היעד אינה זהה לכתוב מכתב לחבר. מטרת המכתב שונה - בדרך כלל, אתה תהיה העברת מידע ספציפי או לבקש ממישהו לבצע פעולה מסוימת - ויש ציפיות מסוימות לגבי עיצוב וסגנון. לעתים קרובות, מכתב עסקי יהיה הרושם הראשון שאתה עושה על מישהו, אז זה חשוב כדי לקבל את זה נכון.
מהו מכתב עסקי?
מכתב עסקי הוא כל מכתב שארגון שולח לארגון אחר, או התכתבות בין ארגון לבין לקוחותיו, ספקים וגורמים אחרים. מכתב שתכתוב כחלק מעבודתך יהיה כשיר למכתב עסקי, אך כל מכתב שתשלח לעסק, לארגון, לקהילה או ליחיד בהקשר מקצועי ייכלל גם הוא בקטגוריה זו. המבחן העיקרי הוא אחד התוכן: האם הנמען שלך יש עניין במה שאתה כותב ככל שזה משפיע על חייהם בעבודה? אם כן, אז המכתב שלך יהיה זכאי מכתב עסקי.
למה אתה צריך לכתוב מכתב עסקי
עסקים לכתוב ללקוחות, לקוחות, ספקים ובעלי עניין להעביר מידע חשוב. לדוגמה, הם עשויים להזמין מוצרים מיצרן, לעדכן לקוח על מצב ההזמנה שלהם, לתאר שינויים משמעותיים בתנאי החברה, לזהות בעיה שהתעוררה או להעביר מוניטין. מכתבים עסקיים רבים יכללו קריאה לפעולה, כלומר, המכתב יבקש מידע ספציפי או תגובה מהנמען.
אנשים בוחרים את פורמט מכתב העסק כאשר יש צורך לכתוב בצורה ברורה ומקצועית. דוגמאות כוללות בקשה לעבודה, מכתב כיסוי לחידוש, מכתב תלונה, מכתב התפטרות, מכתב התייחסות, קבלה או הפחתה של מעורבות רשמית או בקשת מידע מעסק. המשותף למכתבים הללו הוא ציפייה שתתמצית ותמצית, ולא יצירתית או מעודדת בסגנון הכתיבה שלך.
פורמטים עבור מכתב עסקי
עסקים בארצות הברית משתמשים באחד מארבעת פורמטי האותיות הנפוצים, המפורטים להלן. מבין אלה, סגנון הבלוק הוא הפופולרי ביותר.
בלוק מכתב מכתב: עם סגנון מכתב בלוק, כל הטקסט הוא סומק עם השוליים שמאלה. תוכל לבנות את המכתב כך ששורת השורות תהיה ברווח בודד והפסקאות מרובות. שוליים בדרך כלל יש תקן אחד אינץ 'הגדרה אם כי כמה עסקים משתנים זה כדי להתאים את סגנון הבית שלהם.
פורמט אות חצי-בלוק: חצי בלוק זהה לפורמט הבלוק, שמור כי השורה הראשונה של כל פסקה היא מזויפת.
פורמט אות חלופי: פורמט זה עוקב מקרוב אחר פורמט הבלוק, פרט לתאריך, הסגירה החופשית ("בכבוד רב") ושם המחבר, הכותרת והחתימה מופיעים בצד הימני של הדף. אלא אם כן אתה משתמש מכתבים, כתובת החזרה של הכותב יופיע גם בצד ימין.
פורמט מכתב פשוט: וריאציה אחרת על פורמט הבלוק, הסגנון הפשוט משמיט את הפתיחה הפתיחה ("מר סמית היקר"). בחר בפורמט זה כאשר אין לך את שם הנמען.
כיצד לפנות נמענים מכתב עסקי
טיפול במכתב עסקי לנמען יחיד הוא פשוט יחסית. כל שעליך לעשות הוא לכתוב את שם הנמען וכתובתו על בלוק הכתובות שבצד שמאל של הדף. פתחו את מכתבכם בברכה: "מר היקר / גב '/ גב' שם משפחה:" או "אדוני היקר / גברתי:" שימו לב לקולון בסוף ההצדעה - רק מכתב אישי משתמש בפסיק כאן; מכתב עסקי תמיד משתמש נקודתיים.
זה מקובל לכתוב את השם הפרטי של האדם אם אתה על שם שם פרטי עם הנמען, למשל, אתה נפגש מספר פעמים ולדעת את האדם היטב. במקרה זה, ההקדשה שלך היה לקרוא, "יוסף היקר:" לא מיד להגיע לשם הפרטי, עם זאת; זה נחשב גס.
כדי לטפל במספר נמענים באותה אות, בחר אחת מהאפשרויות הבאות:
כאשר הנמענים עובדים באותו מיקום: כתוב את הכותרת, השם ו (אופציונלי) את כותרת התפקיד של כל נמען, ולאחר מכן כתובת החברה היחידה בבלוק הכתובות הפנימי. לקבלת ההמלצה, רשום את כל שם הנמען באותו סדר שבו הם מופיעים בכתובת.
דוגמא:
גב 'סופיה פרוקטור, מנכ"ל מר מרטין בירן, מנהל מכירות ד"ר רגן קולסון, מנהל שיווק ABC מוגבלת רחוב טאון טאונסוויל, קנטאקי 395494
גברת פרוקטור היקרה, מר ביירן וד"ר קולסון:
כאשר הנמענים עובדים בכתובות שונות: כל נמען צריך לקבל מכתב משלה, כך שיהיה עליך להכין עותקים מרובים של אותה תקשורת. השתמש בהערת הפחמן לאחר הסגירה - "cc:" - לרשום את שמות הנמענים האחרים. ההערה מאפשרת לכל נמען לדעת מי הם הנמענים האחרים.
דוגמא:
גב 'סופיה פרוקטור, מנכ"ל ABC מוגבלת רחוב טאון טאונסוויל, קנטאקי 395494 גב 'פרוקטור היקרה: גוף המכתב בכנות, ג 'יין דו Cc: מר מרטין Byrne, מנהל מכירות, ד"ר Regan Coulson, מנהל שיווק
כאשר יש נמענים רבים: כאשר אתם כותבים לנמענים רבים, כגון חברי מועצת המנהלים, ראוי לכתוב מכתב אחד ולפנות אותו לקבוצה כולה. ההתייחסות צריכה להתייחס גם לגוף של אנשים, לדוגמה, "מחלקת מכירות יקרים" או "צוות קהילה יקר". השתמש בלוק הפצה בסוף המכתב כדי לרשום את חברי הקבוצה בודדים מי צריך לקרוא את המכתב.
דוגמא:
דירקטוריון ABC מוגבלת רחוב טאון טאונסוויל, קנטאקי 395494 חברי הועד המנהל: גוף המכתב בכנות, ג 'יין דו הפצה: גב 'סופיה פרוקטור מר מרטין ביירן ד"ר רגן קולסון גברת אליזבת מג'יה פרופ 'זיין ורגס מר כהן אנדרסן
חלקים שונים של מכתב עסקי
בין אם אתה משתמש פורמט בלוק או סגנון אחר, מכתב העסק שלך צריך להכיל את הסעיפים הבאים:
נייר מכתבים או כתובת החזרה: עסקים בדרך כלל משתמשים בנייר מודפס הכולל לוגו או נייר מכתבים שתוכננו במיוחד בחלק העליון של הגיליון. הכתובת נושאת את הכתובת ואת פרטי הקשר של הארגון. אם אינך משתמש בנייר מכתבים, כתוב את שמך וכתובתך בפינה השמאלית העליונה של המכתב. זה מקובל, אך לא חובה, לכלול את מספר הטלפון שלך ואת כתובת הדוא"ל אם זה יהיה מועיל עבור הנמען.
תאריך: כתוב את התאריך בפורמט חודש-חודש מיד מתחת לכתובת ההחזרה. מאחר שמדינות אחרות משתמשות בפורמט יום-חודש-שנה, הימנע מהבלבול על-ידי תעתוק התאריך במילה במקום בצורת טופס - "28 ביוני 2018".
כתובת פנימית: כתוב את שם הנמען, שם החברה, הכתובת ומיקוד הדואר. כלול כותרת עבודה, אם הדבר מתאים. תמיד ליישר את הכתובת הפנימית לשוליים השמאלית בעת שימוש נייר מכתבים סטנדרטיים. משמעות הדבר היא שהכתובת תופיע בחלון המעטפה כאשר היא מקופלת לשלושה חלקים.
ברכות: זכור להשתמש במעי הגס לאחר ההצדעה כמתואר לעיל.
שורת נושא: הוספת שורת נושא אופציונלית מסייעת לנמען להבין מה המכתב עומד במהירות. הנה דוגמה:
מר פיליפס היקר:
בקשה עבור יישום יישומים
גוף: זה המקום שבו הגומי פוגש את הכביש. התחל עם הצהרה קצרה המתארת מדוע אתה כותב ואחריו סדרה של פסקאות המתאר את הבעיה בהישג יד. שמור את המכתב תמציתית. עבור רוב המכתבים העסקיים, שניים עד חמישה פסקאות הם אידיאליים.
סגור חינם: יש לך אפשרויות שונות עבור עיגול מכתב עסקי. הנה כמה דוגמאות:
- שלך,
- בכנות,
- בכבוד רב,
- שלך בכבוד,
- בלבביות,
- איחולים לבביים,
חתימה: הדפס את שמך ואת כותרת התפקיד שלך, והשאיר רווח בין השם המוקלד שלך לבין הסגירה החופשית. אתה תחתום את שמך בחלל הזה.
גלאים וגיליונות פחמן: כלול עותק: אם אתה שולח עותקים של המכתב למישהו אחר. אם כל המסמכים סגורים במכתב, כתוב "מארז" או "אנקל". מתחת לבלוק החתימה.
איך לכתוב את הגוף של מכתב עסקי
לא משנה מה המטרה של מכתב העסק שלך, זה חיוני כדי לשמור על הגוף של המכתב ברור ותמציתי. להבין כי הנמען שלך הוא עסוק, והוא צפוי לרחף דרכו. מבנה המכתב שלך פסקאות לוגיות - רעיון אחד לכל פסקה - כך הנמען יכול להגיע במהירות לשורה התחתונה.
תמציתית פירושה בוטה, עם זאת; עליך לשאוף לנימה דיפלומטית ומקצועית. שקול את שתי הדוגמאות:
לאחר שיקול דעת זהיר, החלטתי לקבל משרה בחברה אחרת. אני הולך לעבוד בחברת ABC.
הגרסה השנייה היא תמציתית, אבל היא ישירה מדי וחריפה שלא לצורך. זה עלול לפגוע הקורא. הדוגמה הראשונה, אם כי תמציתית פחות, מכבדת יותר.
לאחר שביצעת את הנקודות בגוף המכתב, סיים עם קריאה לפעולה, הצהרה קצרה המתארת את מה שאתה רוצה שיקרה עכשיו. זכור, הקורא שלך עסוק. אל תניח לה לנחש מה עליה לעשות עכשיו. הנה כמה דוגמאות:
אם אתה מסכים להצעה זו, ענה בחביבות עד 31 במאי. אם אתה רוצה את פרטי הקשר של אנשים שיש להם בהצלחה בשימוש XYZ של שירותים, אנא שלח לי דוא"ל ב [email protected].
אפשרויות עבור קול ושפה
שפת המכתבים העסקיים משתנה מסגנון שיחה רגוע ועד לסגנון הטכני, ההיפר-פורמלי, הנמצא בתכתובת משפטית. האותיות העסקיות היעילות ביותר מציגות איזון בין שני הקצוות. למרות מכתבים עסקיים הפכו פחות רשמי לאורך זמן, כתיבה כי הוא מזדמנים מדי עלול להתקל כמו מקצועי ולא כנה. כתיבה רשמית מדי, לעומת זאת, יכולה להרחיק קוראים שאינם מבינים את השפה הספציפית לתעשייה, המינוח והניסוח שלך. כמו בכל כתיבה, עליך להתאים את הטון לקהל. זה נותן לך הרבה מרחב פעולה לגבי הסגנון שתבחר.
אלא אם כן אתה עובד בתעשייה רשמית במיוחד כגון המגזר הבנקאי, אתה צריך לשאוף להשתמש במילים היומיום במקום שווה הרשמי שלהם - "להתחיל" במקום "להתחיל", "סוף" במקום "לסיים" ו "לנסות" במקום "מאמץ". שמירה על זה פשוט אולי נראה סותר כמו רוב האנשים לקשר אוצר מילים מקצועי עם מילים ארוכות ומורכבות יותר. בהירות היא המפתח, עם זאת. זה הרבה יותר חשוב כי הנמען שלך מבין את המכתב שלך עם מאמץ מינימלי מצידו מאשר לך להציג את אוצר המילים המרשים שלך.
הימנע התכווצויות כמו "אני", "לא יכול" ו "לא", אלא אם כן הם תכונה מסוימת של סגנון הבית של החברה שלך. חברות מסוימות מעדיפות להשתמש בקול יותר פורמלי כאשר כותבים לצרכנים לפתוח את השיחה; אחרים היו במקום להכות בטון רשמי. עקביות היא המפתח. אם אתה מעדיף סגנון אחד של כתיבה על פני אחר, הקפד לתקשר את אפשרויות הסגנון שלך ברחבי הארגון ולוודא שכולם עוקבים אחר אותו סגנון.
דוגמה של מכתב עסקי
לשים את הכל ביחד, הנה דוגמה של מכתב עסקי קצר בפורמט בלוק:
מר קורט אויאן ABC מוגבלת רחוב טאון טאונסוויל, קנטאקי 395494 11 בינואר 2018 מר או'ריאן היקר: אני כותב כדי להודות לך שוב על התמיכה הפעילה שלך ב Townsville "לגדול בר" תוכנית הקהילה לקשר. המשוב שלך, הביקורת הקונסטרוקטיבית והניסיון הרב שלך תרמו באופן משמעותי ליישום המוצלח של הפרויקט. עכשיו קיבלנו מימון מלא לפרויקט המעקב שלנו, שזכותו הזמנית היא "הטבע על מפתן דלתכם". נשמח אם תוכל להסכים להמשיך את שיתוף הפעולה שלך בפרויקט זה. בהחלט נוכל להשתמש בתובנה ובמומחיות שלך. אני מצרף חוברת קצרה המתארת את ההצעה לעיון שלך. אני רוצה להיפגש איתך כדי לדון בצעדים הבאים שלנו יתקשר למשרד שלך בשבוע הבא לתזמן פגישה. תודה מראש על שיקולך. בכבוד רב, ג 'יין דו Encl:
