בין אם אתה מזמין סחורה, להגיש מועמדות למשרה, לבקש כספים, להביע הערכה או להתלונן, בכל פעם שאתה מתמודד עם ארגון, עליך לכתוב מכתב עסקי. אתה צריך לעקוב אחר נהלים שנקבעו לכלול את הרכיבים הדרושים בכל מכתב שאתה כותב. התחל בגליון נייר מכתבים המכיל את כתובת הארגון שלך. לחלופין, תוכל ליצור כותרת אישית משלך הכוללת את שמך המלא, כתובתך, מיקודך, מספר הטלפון שלך וכתובת האימייל שלך.
תאריך
השאר שורה ריקה אחת לפחות בין כותרת המכתב או הכותרת והתאריך. השתמש בפורמט התאריך האמריקאי, לדוגמה, 23 במאי 2011, בעת כתיבה לארגונים בתוך ארצות הברית. אל תשתמש באותיות משנה כגון 2. באפשרותך להשאיר את התאריך או את הכרטיסייה לנקודת המרכז ולהקליד את התאריך.
כתובת פנימית
הכתובת הפנימית או כתובת הנמען מתחיל אחד אינץ '(שלושה שורות ריקות) מתחת לתאריך. היא תמיד מוצדקת. בדוק שוב את האיות של שם הנמען וכתובת הדואר. לכלול כותרת אישית, כגון מר, גב ', ד"ר, גב' או מיס, וכן כותרת העסק כגון מנהל השיווק. אם אינך בטוח לגבי שתי התווים, פנה אל פקידת הקבלה בארגון.
ברכות
השאר שורה ריקה אחרי הכתובת הפנימית. אם אתה מכיר את הנמען, אתה יכול להשתמש בשמה הפרטי, למשל, מרי היקרה. במקרים אחרים, השתמש בתואר הפרטי ושם המשפחה שלה, לדוגמה: גברת ג'ונסון היקרה. אם אינך בטוח לגבי המין של הנמען, השתמש בשם המלא. אתה יכול לכלול פסיק או המעי הגס לאחר ההצדעה או להשמיט כל סימני פיסוק.
גוף
השאירו קו ריק אחרי ההצדעה. שטח יחיד ומשמאל מצדיקים את הסעיפים בגוף המכתב. רוב המכתבים מכילים לפחות שלוש פסקאות. בפסקה הראשונה, להציג את מטרת המכתב. אם אתה מגיב פרסומת עבודה, שם את המיקום ולזהות את מקורו. לדוגמה, אתה יכול לכתוב "המיקום של מנהל השיווק המפורסם באינטרנט מתאר במדויק את הכישורים והיכולות שלי."
הסעיפים השני והשלישי מכילים פרטים ספציפיים התומכים במטרה זו. לדוגמה, אם אתה מתלונן על מוצר או שירות, כלול את תאריך הרכישה, מספר החשבונית והסיבה לאי שביעות הרצון שלך.
השתמש בפסקה האחרונה כדי להציג מחדש את המטרה ואת התגובה הצפויה. לדוגמה, כתוב "אנא צור איתי קשר באופן אישי אם יש לך שאלות או הערות לגבי קו המוצרים החדש שלנו.אני מצפה לשרת את התכתובת העסקית שלך לצרכים במשך שנים רבות." השאירו קו ריק בין כל פסקה.
סוגר
השאירו שורה ריקה אחרי הפסקה האחרונה של המכתב. לסיום המכתב עם סגירה משלימה מתאימה כגון בכבוד רב, בהתאמה שלך או בלבביות שלך. אם המעי הגס או פסיק בעקבות ההצדעה, לכלול פסיק לאחר הסגירה. השאירו שלושה עד ארבעה קווים ריקים לחתימה שלכם. סיים עם החתימה המודפסת שלך ואת הכותרת, למשל, ג 'ון סטיוארט, מנהל מכירות.
