כאשר אתה צריך לעדכן הדרכה הדרכה, תהליך עסקי או מדריך, את הרכב המושלם הוא תזכיר הדרכה. פורמט התזכיר מאפשר לך למקד לנמענים שלך ולכלול מידע מעקב בזמן, והוא שימושי במיוחד במצבים שבהם נוספו שיקולים משפטיים חדשים או צעדים נדרשים לתהליך קיים. על ידי ביצוע כמה צעדים פשוטים, אתה יכול להבטיח כי התזכיר שלך מתקשר הרעיונות שלך בבירור תמציתית תוך הימנעות מכשולים נפוצים.
זהה את הקהל שלך. זה יעזור לך לכלול את המידע הרלוונטי ביותר עבור התזכיר שלך. לדוגמה, אם אתה כותב כדי להסביר כיצד להשתמש מכונת צילום חדשה בקומה השלישית, לא לשלוח את התזכיר לכל עובד בבניין. או אם החוק החדש ישפיע על האופן שבו תצהירים נלקחים במשרד עורכי דין, אין צורך לכלול את צוות התחזוקה.
הצג את הנושא שלך. השורה הראשונה של שורות צריך לתת לקוראים שלך יודע למה זה תזכיר חשוב להם. תן להם לדעת מה התהליך הישן, או איזה תהליך הנוכחי חל עדכון זה, וכן את הסיבה לעדכון.
מתאר את הצעדים או הדרישות החדשים. השתמש רק ברמה אחת של כותרות ולשמור הסברים שלך תמציתית וממוקדת. כלול את המידע המעודכן וכן את כל השלבים או התהליכים הקודמים שאסור עוד לבצע או לבצע.
כלול קו זמן. תן לקהל שלך לדעת מתי המדיניות החדשה תיכנס לתוקף. אם זה שינוי מיידי, ציין בבירור אם יש תקופת חסד או תהליך מעבר להליך הקודם. לדוגמה, אם יש טופס חדש לבקשה לחופשה, תן לעובדים לדעת מה יקרה לבקשות שכבר מעובדות.
סגור עם שלבי מעקב. בסוף התזכיר שלך, תן לקהל שלך לדעת מה עליו לעשות אם יש לו שאלות שלא נענו במסמך שלך. הדבר עשוי לכלול קישור לתיעוד נוסף, או מספר אנשי קשר שניתן להתקשר אליו. אם תזכיר ההדרכה שלך הוא חלק מסדרת עדכונים, ציין מתי העדכון הבא יהיה מוכן.
טיפים
-
הגבל את התזכיר שלך לנושא מרכזי אחד. השתמש באדם השני (אתה) כדי לדבר ישירות עם הקהל שלך.
