ניהול פרויקטים מתייחס באופן כללי לתהליך ולפעילויות הקשורות בתכנון, ארגון ובקרה של משאבים להשגת מטרות ספציפיות. הפרויקטים מוגבלים בדרך כלל על ידי גורמים כגון היקף, תקציב וזמן, המחייבים את פונקציית ניהול הפרויקט כדי לייעל את הקצאת המשאבים ולשלב אותם כראוי כדי להתגבר על אילוצים אלה ולעמוד ביעדים מוגדרים מראש. ניהול פעילויות הפרויקט ניתן לראות רצף של צעדים כדי להשלים, בקנה אחד עם חמישה שלבים המגדירים את מחזור החיים בפרויקט.
ייזום
ייזום הפרויקט מתחיל את מחזור החיים בפרויקט וכולל הרכבת צוות בראשות מנהל הפרויקט ומתן סקירה כללית על הפרויקט. הסקירה כוללת בדרך כלל הגדרת הסיבה לפרויקט, היעדים העסקיים והאסטרטגיה להשגת התוצאות הרצויות. כמו כן, מוענק היקף ראשוני, הצעת תקציב, אבני דרך ותאריך סיום. שלב זה בדרך כלל נוגע למנהלים בכירים היוצרים מקרה עסקי לפרויקט, המבוסס על מחקר היתכנות, ומפתחים אמנת פרויקט המפרטת את חזון הפרויקט, היקפו, ציפיותיו ותוכנית היישום שלו.
תכנון
תכנון כרוך בתרשים את כל המשימות הדרושות להשלמת הפרויקט ומספקת תאריכי סיום משימה מציאותיים. שלב התכנון בדרך כלל כרוך ביצירת תוכנית ניהול פרויקטים להנחיית הצוות. PMP מספק פירוט מפורט של הכישורים הנדרשים, הערכת סיכונים, משאבי עבודה שאינם ואבני דרך עבור כל משימה. הוא מזהה את בעלי העניין ומגדיר את הקריטריונים הדרושים להשלמה מוצלחת של כל משימה - כיצד ומתי יבוצעו פעילויות, תהליכי מעקב, דיווח על ערוצי תדר ותקשורת.
ביצוע
בשלב הביצוע, הפתרון המתוכנן מיושם על מנת לעמוד בדרישות הפרויקט. צוות הפרויקט והמשאבים הדרושים נאספים ומשמשים ליצירת התפוקות הרצויות של הפרויקט. זהו שלב איטרטיבי שכולל פתרון בעיות, בדיקות וביקורות כדי לעמוד בדרישות ספציפיות של מוצרים. מנהל הפרויקט מפקח על הקצאת משאבים נכונה כדי לשמור על הפרויקט על לוח הזמנים. הוא גם מקיים תקשורת עם בעלי עניין פנימיים וחיצוניים כאחד - חברי צוות הפרויקט, מנהלים וניהול וספקים - כדי לדון במצב הפרויקט.
שליטה
שלב הבקרה כרוך בפרויקט ניטור ובקרה כדי לוודא את העבודה מתבצעת תואם את התוכנית ועונה על ציפיות בעלי העניין. המטרה היא קבלת הפרויקט על ידי הלקוח. תוצאות הפרויקט מתעדכנות כל העת, ואם מתרחשות חריגות כלשהן או שהלקוח מבקש שינוי מסוים, הנתונים מוזנים חזרה לתהליכי הביצוע, כך שמתבצעות פעולות מתקנות. שלב זה הושלם כאשר התוצרים - התפוקות הסופיות של הפרויקט - מאושרים על ידי הלקוח כמי שעמדו בתקני האיכות שנקבעו בתכנית.
סגירת מעגל
שלב הסגר בדרך כלל מתעד את הפרויקט - תהליך שמתחיל כאשר התוצרים משוחררים על ידי הקבלן ומקובל על ידי הלקוח. כל החומרים הרלוונטיים נמסרים, כולל תיעוד הפרויקט, מדריכים וקוד המקור. כל ניירת ניהול החוזה הושלמה, מודגשת על ידי החוזה חתם מסמכים של קבלה. דוח ביקורת פורמלי של הפרויקט המזהה ומדרג את רמת ההצלחה בפרויקט, כמו גם סקירה ביקורתית של הלקחים הנלמדים ניתנת גם ללקוח.
