ביצוע סקירה עסקית יעילה מבטיח כי פעולות החברה שלך לייצר את התוצאות הרצויות בצורה היעילה ביותר. לדוגמה, ייתכן שתבצע סקירה של תהליכים עסקיים לפני רכישת חומרה או תוכנה חדשים. כדי לבצע סקירה של תהליכים עסקיים, להרכיב צוות של אנשים המייצגים את כל רמות הארגון מושפע על ידי כל השינויים בתהליך העסקי הנוכחי. הרכבת האנשים הנכונים יכולה לעזור לך לזהות בעיות, לקבוע שיפורים אפשריים, להקצות מנהלי פרויקטים, ליישם תיקונים מהירים ולפתח תוכנית לטווח ארוך.
מפה את התהליך הנוכחי שלך. רשימה של תהליכים עסקיים קריטיים המשמשים לייצור המוצרים והשירותים שלך. לדון בבעיות בסביבה הנוכחית, כגון עיכובים בקבלת אספקה או בעיות איכות הספק. לקיים סדרה של פגישות עבור הצוות כדי סיעור מוחות רעיונות לגבי הסיבה לבעיות קיימות וכיצד לטפל בהם. לערוך מחקר כדי ללמוד כיצד חברות אחרות להתמודד עם בעיות דומות. השתמש בכלי מיפוי תהליכים עסקיים ללא תשלום, כגון Gliffy, Bonita Open Solution או Questetra BPM, כדי לתעד את התהליך הנוכחי שלך.
עיין בתהליכים העסקיים המתועדים כדי לוודא שהפרטים משקפים במדויק את האופן שבו העסק פועל. לדוגמה, הפץ נהלי פתרון בעיות לכל טיפול בשירותי שירות לקוחות. התבוננות בצוות העובדים תוך שימוש בנהלים ולשימוש בחריגה כלשהי כדי לזהות אם העובדים זקוקים למיומנויות נוספות, ידע, הכשרה או ניסיון כדי להפוך את התהליך העסקי לעבוד ביעילות.
זהה שינויים אפשריים. לקבוע כיצד השינויים עשויים להשפיע על ההליכים הנוכחיים. הקפדה על השלמת משימות על מנת לאמת את ההנחות. ראיון עובדים כדי לאסוף את הקלט שלהם על בעיות בתהליך בפני הארגון שלך. לערוך סקר או להפעיל קבוצות מיקוד כדי לאסוף את הרעיונות שלהם לשיפור. אל תניח שאתה יודע את הפתרון הנכון, כגון רכישת חומרה או תוכנה חדשה, מבלי להבין כיצד המערכת החדשה משפיעה על הארגון.
לעצב תהליך חדש. תכנון מחדש של תהליכים עסקיים כולל הבטחת שכל התהליכים עבור פונקציות החברה תואמים את המטרות האסטרטגיות הנוכחיות. כוונן את התהליך בהתבסס על הניתוח שנערך במסגרת סקירת התהליך העסקי. סקור את התהליך החדש שלך עם הצוות כדי לקבוע תלות בין ארגונים ובעיות אפשריות. לתעד את כל השינויים המומלצים על ידי צוות ביקורת תהליכים עסקיים ולפרסם את המסקנות על ידיעון, דוא"ל או כל מנגנון תקשורת החברה.
להעריך את היישום שלך. למדוד פעילויות תפעוליות, כגון שביעות רצון הלקוחות, פגמים במוצר או עלויות, כדי לקבוע אם לשיפורים שנוצרו על ידי הביקורת שלך היתה השפעה. בצע ביקורות לאחר מכן והתאם את התהליכים בהתאם, אם לא בוצעו שיפורים במסגרת הזמן הצפויה.
