סקירה ארגונית יכולה לכלול ניתוח פונקציות העסק שלך, מבנה העובדים, תהליכי ההפעלה או שילוב של אלה. עבור בעלי עסקים קטנים, סקירה ארגונית יעילה כוללת בחינת המבנה והביצועים של המחלקות או התחומים הפונקציונליים ובדיקת העובדים בכל אזור.
בחינת המבנה התפקודי של העסק
כדי להתחיל את הביקורת הארגונית שלך, עליך לקבוע איזה מבנה ארגוני יש לך. עסקים קטנים רבים מתחילים עם מבנה שטוח, אשר מורכב הבעלים וכמה עובדי מפתח העובדים יחד כדי לנהל את הייצור, שיווק, מכירות, כספים ומשאבי אנוש של החברה. אין מנהלים, עם הבעלים עושה את כל או רוב ההחלטות החשובות. למבנה זה אין שכבות של עובדים, כגון מנהלים, מנהלים ומרכזים. מבנה פונקציונלי מחלק את הארגון שלך על ידי משימה, כגון חשבונאות, HR, ייצור, שיווק ומכירות. חברות עם מבנה זה ליצור מחלקות עם מנהלים ייעודיים היררכיה עובד. כדי לפקח על מחלקות אלה ומנהליהן, עסקים עשויים ליצור "C-Suite", המורכב צוות ניהול עם מנכ"ל, מנהל תפעול ראשי ומנהל הכספים הראשי. לחברות גדולות יותר יש מבנים מורכבים יותר, כולל מטריקס ואגפים מחלקתיים, לנהל עובדים רבים, מחלקות, חטיבות ואפילו חברות שונות הפועלות תחת מטריה ארגונית.
בדוק את תרשים הארגון שלך
לאחר שתקבע את סוג המבנה הארגוני שיש לך, עיין בתרשים הארגוני שלך, שהוא תרשים של מיקומי העובדים שלך המציגים מי עובד, מי עובד עבור מי "מוט הטוטם" של העסק שלך. השווה את תרשים הארגון שלך למבנה הארגוני שלך כדי לקבוע אם המיקומים שלך יעמדו ביעילות עם הפונקציות השונות שאתה צריך לבצע. לדוגמה: האם אנשי המכירות שלך מדווחים למנהל השיווק או להיפך, ומה היתרונות / בעיות זה יוצר? האם מנהל הייצור שלך מפקח על מנהל ההפצה שלך או שהם עובדים באופן עצמאי?
ניתוח תהליכים ונהלים
כעת, לאחר שבדקת את התחומים הפונקציונליים שלך ואת העובדים שבתוכם, עליך להעריך את התהליכים והנהלים שהעסק שלך משתמש בהם כדי לקחת מוצרים ושירותים משלב הרעיון ועד למשלוח.לבחון לא רק את התהליכים שכל מחלקה עושה כדי לבצע את עבודתה, אלא גם את האינטראקציה בין המחלקות. לדוגמה, האם יש לך מערכת חלקה עבור אנשי מכירות נכנס הזמנות, מחלקת החשבונאות שלך ואז פועל בדיקות אשראי ואישור לקוחות חדשים, הזמנות המחסן שלך משלוח ומשלוח מחלקת החשבונאות שלך שולחים חשבוניות?
סקור את הדוחות הכספיים
אם אין לך תקציב ראשי, צור אחד כדי לקבוע את השפעת הפעולות שלך בשורה התחתונה. תקציב אב הוא כלי פיננסי המשלב את התקציב השנתי שלך, ספר חשבונות ראשי, דוחות תזרים מזומנים, דוחות רווח והפסד, דוחות מאזניים ודוחות חייבים. רשום את תחומי ההוצאה העיקריים שלך, כגון עבודה, חומרים, ניהול או שיווק. קבע אם תוכל לצמצם אותם באמצעות מבנה ארגוני משופר או התאמת צוות, או תהליכים ונהלים טובים יותר. דרג את מקורות ההכנסות ואת מרכזי הרווח שלך וקבע אם שינויים ארגוניים או צוותים יכולים לשפר את הביצועים שלך באזורים אלה.
המלצות
לאחר שתנתח את מבנה העסק שלך, תרשים ארגוני, תהליכים ונהלים, רשימת אזורים לשיפור ולהציע הצעות. להיפגש עם כל ראש המחלקה בנפרד כדי לסקור את הממצאים שלך. באמצעות משוב מנהלים, לקיים פגישה קבוצתית של המנהלים שלך כדי לדון בממצאים שלך ולבקש את הקלט שלהם. תגיד להם את המטרות שלך, כגון הפחתת עלויות תקורה או ייצור, הפחתת פסולת, הגדלת המכירות, או צמצום זמני המשלוח, החזרות או תלונות של לקוחות. השתמש במשוב של הצוות כדי ליצור את הדוח הסופי וההמלצות שלך.
