דוחות עסקיים ממוקמים לעתים קרובות מחייב פלסטיק עמיד או מחויב באמצעות ספירלה או מסרק מחייב כדי להבטיח שהם יחזיקו עד מספר קוראים. פורמט הדיווח שאנשי עסקים משתמשים בו עבור דוחות מחויב נקרא "כתב היד כתב היד". דוח בכתב-יד מכיל מספר קטעים: דף שער, מכתב משדר, תוכן עניינים, תקציר מנהלים, מבוא, רקע הבעיה או המצב, דיון, פתרון, מסקנה,, ונספחים.
התחל את הדוח על ידי יצירת דף שער. ניתן לעצב את דף השער במספר דרכים שונות, אך עליו לכלול את כותרת הדוח, שם המחבר, שם הנמען והתאריך.
צור את האות של transmittal. למרות שהדוח עשוי לכלול מספר רב של נמענים, מכתב ההעברה מופנה לראש הוועדה או לאדם הבכיר ביותר. מכתב ההעברה מציג את המטלה ומכסה את הנקודות העיקריות. זה משמש סיכום מראש עבור מקבל הדו"ח.
כתוב את הגוף של הדו"ח, החל בהקדמה. ההקדמה מתארת את מטרת הדוח, את הבעיה בה אתם דנים ואת היקף הבעיה. לדוגמה, אם הנושא של הדו"ח הוא חוסר חניה במקום העבודה שלך, היית מתאר את בעיית החניה, הסיבה החברה שלך חייבת לפתור את הבעיה ואיזה חניונים אתה דן.
צור קטע הנקרא רקע ותכלית אשר ידונו בכל מידע רקע רלוונטי. המקבל של הדוח עשוי כבר להיות מודע למידע זה, אך כולל זה ייתן לשאר הוועדה סקירה יסודית וכן להדגים את הידע שלך בנושא. לדוגמה, ניתן לדון בעובדה כי המגרשים היו נאותים כאשר התחלתם, אך מאז המיזוג של החברה בשנת 2004, עובדים חדשים היו בעיות למצוא מקומות חניה.
כתוב סעיף הדן את הפתרונות השונים לבעיה. ההנהלה מעוניינת לקבל מידע על כל הפתרונות האפשריים, או על כל הגורמים האפשריים במקרה של דוח אנליטי, לבעיה. לכסות כל פתרון או לגרום בפירוט ולספק ראיות עבור כל אחד.
תאר את הפתרון הטוב ביותר או את הסיבה הסבירה ביותר. אם אתה דוגל פתרון, לספק תקציב ציר זמן עבור הפתרון כך וניהול יש תמונה ברורה של כל הכסף והעבודה הכרוכה ביישום הפתרון. אם אתה מתאר סיבה סבירה ביותר, הסבר מה עשוי לנקוט כדי לטפל בבעיה.
כתוב מסקנה המסכמת את הדו"ח וחוזרת על הצורך ליישם את הפתרון הטוב ביותר שלך או כתובת הגורם הסביר ביותר. לספק מידע פעולה, כגון מועדים רלוונטיים לפגישה להצביע על הפתרון או מידע פגישה אחרים.
צור סעיף עבודות מצוטט שמפרט את כל המקורות שלך. זה יאפשר ניהול לקרוא יותר על הבעיה או כדי לאמת את העובדות שלך.
הנחת נספחים, כגון עותק של סקר או סכימה מפורטת, בסוף הדו"ח.
צור את תקציר מנהלים לאחר הגוף של הדו"ח נכתב. לאחר מכן, במקום את תמצית מנהלים ישירות מאחורי תוכן העניינים בדו"ח. סיכום מנהלים צריך להיות כ 1/10 אורך של הדו"ח של הדו"ח צריך להיות סקירה מקיפה של הדו"ח כולו. מטרת הסיכום המבצעי היא לספק סיכום יסודי של הדו"ח כולו עבור הוועדה.
כתבו את תוכן העניינים לאחרונה, אבל הניחו אותו מאחורי מכתב השליחה. כאשר אתה מסיים עם הגוף של הדו"ח, הקלד את כל הכותרות הראשיות ואת כותרות המשנה ומניחים אותם על תוכן העניינים, יחד עם מספר העמוד שלהם.
צרף את הדוח. אם הדוח שלך יהיה לקרוא רק פעם או פעמיים, כיסוי פלסטיק ברור עם שקופית על קלסר ייראה מקצועי להיות עמיד מספיק עבור כמה שימושים. אם הדוח שלך חייב להיות עמיד יותר, לקחת אותו לחנות להעתיק ולבקש את זה קשור. החנות להעתיק יכול לשים כיסוי פלסטיק באיכות גבוהה על הדו"ח ולהכניס מחייב על זה. מסרק קלסר הוא מתאים, אפשרות זולה, אבל מחייב ספירלה תהיה הבחירה עמיד ביותר אטרקטיבי רק כמה דולרים נוספים.
