כאשר עסקים החלו להשתמש במחשבים במספרים גדולים, פרשנים הביעו את בואו של "החברה ללא נייר". למהפכת המחשב עדיין יש דרך ללכת לספק את ההבטחה המסוימת הזאת. עם זאת, תהליכים מסורתיים מבוססי נייר - הן עסקיים והן אישיים - ממשיכים להגר לצורות ממוחשבות יותר, ומסיבות טובות מאוד.
מסמכים
המחשב הביא נוחות וגמישות רבה ליצירה ועריכה של מסמכים. בניגוד למכונת כתיבה, תוכניות עיבוד תמלילים ממוחשבות מציעות מבחר כמעט בלתי מוגבל של סגנונות, גידולים ותבניות עבור מסמכים. שגיאות הקלדה ניתן לתקן בקלות על המסך ללא צורך תיקון נוזל או קלטת תיקון. בלוקים שלמים של טקסט ניתן להעתיק בקלות ממסמך אחד למשנהו ללא צורך retyping מחדש. תמונות וגרפיקה אחרת ניתן לכלול במסמך עם מעט מאוד מאמץ.
שיתוף
שיתוף מסמכים עם מערכת ממוחשבת הוא פשוט. אין צורך לבצע עותקים פיזיים של המסמך ולאחר מכן לשלוח אותם או לשלוח אותם בפקס לנמענים. מסמך על קובץ במערכת ממוחשבת ניתן לשתף עם כל אדם אחר שיש לו גישה למערכת פשוט על ידי הצגתם את המסמך על מסך המחשב שלהם. ניתן לשתף מסמכים מחוץ לחברה פשוט על ידי צירוף המסמך לדוא"ל שנשלח אל הנמען.
תיוק
מטרת הגשת לא רק כדי לאחסן מסמכים, אלא גם להפוך אותם נגישים בקלות. המחשב מצטיין בכך בצורה פשוטה כי ארון התיקים מעולם לא הצליח. מסמכים המוגשים במערכת ממוחשבת מצורפים אוטומטית למערכת בקרת הקבצים של המחשב. אינדקסים אלה מתעדכנים ומתוחזקים באופן אוטומטי על ידי המערכת, לא משנה באיזו תכיפות ניתן להעביר את המסמך או לערוך אותו. מסמכים יכולים אפילו להיות ממוקם על ידי חיפוש במחשב מספר גדול של מסמכים עבור מילים או ביטויים ספציפיים. בנוסף, מערכות תיוק ממוחשבות יכולות לאחסן מספר עצום של מסמכים בשבריר זעיר מהמרחב הנדרש על ידי ארונות תיוק פיזיים.
פונקציונליות
רחוק מלהיות פשוט ייצוג אלקטרוני של מסמך נייר סטטי, מסמך אלקטרוני יכול להיות ישות אינטראקטיבית באמת. גרסה אלקטרונית של טופס מילוי, למשל, יכולה לאפשר הכנסת נתונים ישירות למסמך עם בדיקת שגיאות בזמן אמת ואימות. חישובים ופונקציונליות ניתן לבנות ישירות לתוך המסמך. לדוגמה, לקוח קיים יכול להיות רשום במסמך אלקטרוני על ידי שימוש במסמך מסד הנתונים של הלקוח במחשב כדי לאפשר למשתמש לבחור את שם הלקוח מתוך רשימה של כל הלקוחות בקובץ. ההגיון המובנה במסמך יעביר באופן אוטומטי את פרטי הלקוח למסמך, כולל כתובות, מספרי חשבונות של לקוחות או נתונים אחרים הרצויים.
בטיחות
בטיחותם הפיזית של תיקי החברה היא בעלת חשיבות עליונה. קבצים חייבים להיות מאובטח מפני נזק פיזי או הרס. יש למנוע גם גישה לקבצים על ידי אנשי צוות בלתי מורשים. מערכת תיוק ממוחשבת מפשטת משימות אלה. עותקים של קבצים ממוחשבים יכולים בקלות ליצור ולאחסן במקומות שונים, הן בפלטפורמות מחשב מרובות בתוך הרשת או על מדיית נתונים נשלפת לאחסון פיזי מחוץ לאתר. קבצים במערכת המחשב יכול גם להיות מוצפן כדי להפוך אותם בלתי קריא על ידי אלה ללא אישור מורשה כדי להציג את הקבצים.
