שיטות העבודה המומלצות לארגון נקראות לעתים קרובות מדיניות ונהלים. מדיניות היא הבסיס המהותי והמקיף להחלטה. הליך מסביר כיצד לעשות משהו. לדוגמה, מדיניות תהיה להתייחס ללקוח בכבוד. ההליך המקביל הוא לברך את הלקוח באמצעות שם פרטי ושם משפחה. עבור עובדים חדשים וקיימים, המדיניות והנהלים הם לעתים קרובות באינטרנט אשר מקל לשמור אותם מעודכנים הנוכחי.
זיהוי תפקידי עבודה אחראים לשמירה על המדיניות והנהלים. לעתים קרובות, אחריות זו היא חובתו של אנליסט איכותי או אנליסט עסקי.
עיין במדיניות או בהליך הנוכחי עבור שינויים. אם אחד מהם צריך להשתנות, השתמש בשפה תמציתית. לשנות את מדיניות / כותרות הליך נקודות מפתח בהתאם. ודא כי הן המדיניות ואת ההליך הן עובדתיות.
בצע את ההליך כפי שהוא הסביר או לתת אותו עובד אחר לבצע את ההליך. אם קיימים צעדים או הנחות חסרים בהליך, הוסף את השלבים הבאים, הבהר את כל ההנחות וערוך את ההליך שוב.
ביקורת על מדיניות ונהלים אחת לחודשיים. בחר נהלים המשמשים לעתים קרובות ולא לעתים קרובות.
יעץ לקבוצות המושפעות מהשינויים במדיניות / פרוצדורה.
טיפים
-
במידת האפשר, השתמש בצילומי מסך כדי לספק איור שלב אחר שלב כדי להראות כיצד מתבצעת פעולה. בעת עדכון מדיניות / נוהל, יש לכלול את תאריך העדכון. תאריך העדכון שומר את כולם יודעים על השינויים ומבטיח להם את הגרסה העדכנית ביותר.
אזהרה
אל תשתמש בראשי תיבות או בז'רגון מבלי להסביר אותן במלואן. בדוק היטב את המדיניות ואת ההליך לדיוק.
