שימוש יעיל בתקשורת יכול לעשות או לשבור את העסק שלך, במיוחד אם אתה במצב העוסק ישירות עם הלקוחות. PacificTel ממליצה לך להתייחס לשיחות טלפון, בין אם הן שיחות אישיות או מקצועיות, כאילו הן פגישות אישיות כדי להבטיח לך להשאיר לקוחות עם רושם טוב שלך ושל החברה שלך.
הפוך את ברכה מנומס, ואת המדינה שלך שם. אם אתה מקבל השיחה, נסה לענות לטלפון באמצעות "שלום. זהו "ג'יין דו", במקום "שלום" פשוט. אם יזמת את השיחה, ציין את מטרת השיחה שלך מראש.
החזיקו את השפופרת או את המיקרופון ליד הפה, דיברו בקול רגיל, וברו את המילים שלכם בבירור. אל תניח כי האדם בצד השני של הטלפון יש קו ברור כמו שאתה עושה. לעשות את כל מה שאתה יכול כדי להבטיח את מה שאתה אומר הוא מובן בקלות.
בחר סביבה שקטה עבור השיחה. אם עמיתים לעבודה מדברים בקול רם, לדוגמה, סלחו לעצמכם למתקשר או שאלו את עמיתכם לאפשר לכם פרטיות לנהל את השיחה או לחפש מקום אחר. אם אתה מדבר בטלפון סלולרי, לשבת ולהתמקד בשיחה. אם אתה מסתובב, אתה יכול ליצור קולות שיכולים לעמעם את המילים שלך. אם אתה בסביבה רוחית, היכנס פנימה כדי לסיים את השיחה או לשנות אותה בפעם אחרת. רוח נושבת נגד המיקרופון יכול לעשות שיחה קשה מאוד לשמוע.
תן השני ואת הקריאות הבאים ללכת קולי אם אפשר. שמור שיחות אחרות - אם אתה חייב לענות עליהן - בקצרה. אוניברסיטת דרום אילינוי ממליצה לשאול תחילה את המתקשר אם אתה יכול לשים אותה בהמתנה לקחת שיחה נוספת, ולאחר מכן לבדוק כל 15 עד 30 שניות, או עד שתסיים את השיחה השנייה.
ספק הודעות ברורות ותמציתיות אם עליך להשאיר הודעה בדואר הקולי. ציין את שמך, את מטרת השיחה והאם תתקשר בחזרה. אם אתה מבקש שיחת החזרה, השאר את מספר הטלפון שלך, כולל אזור החיוג, וחזור על המספר כדי לוודא שהוא ברור.
טיפים
-
אל תחשוף את המתקשר לרעשים האישיים שלך. הימנע מסטיק או לאכול תוך כדי דיבור בטלפון, ותמיד לכסות את הטלפון ולהפוך את הראש אם אתה צריך להשתעל או להתעטש.
אזהרה
כביש המהיר הלאומי התנועה בטיחות מדווח כי כמעט כמעט 1,000 אנשים מתו ועוד 24,000 נפצעו בשנת 2009 מתאונות דרכים הקשורות לשימוש בטלפון הסלולרי. כבה את הטלפון בזמן נהיגה או השתמש בידיים ללא אפשרות, ואף פעם לא לשלוח או לקרוא הודעות טקסט בזמן נהיגה.
