אם אתה נמצא בוועדה ואתה צריך ליצור דו"ח כדי לדון בפגישה שלך, חשוב לוודא שאתה מוכן לפגישה ולהבין את היסודות של איך לכתוב דו"ח הוועדה. לאחר כמה צעדים יכול לקחת אותך מתחילתו ועד סופו, יהיה לך דו"ח מלא מוכן לתת ליחיד או קבוצה ניטור ההתקדמות של הוועדה שלך.
תביא עט ונייר או מחשב נייד איתך לפגישה הוועדה שלך. רשום את התאריך, את הזמן, את המשתתפים, כולל את הכותרות ואת אורך הפגישה. רשום את הנושאים שעל סדר היום ואת מה שנדון ללא זמן מסוים. הערה מי הסכים ומי חלוק, הסיבה, ומידע חשוב אחר שהתרחש במהלך הפגישה. אם לא הוסכם על נושא ועדה והוועדה החליטה לדון בדיון עד לפגישה עתידית, הקפד לשים לב לכך, וכאשר הוועדה תתכנס שוב בנושא.
לפתח דו"ח ההערות שלך כי ביקורות הפגישה ביתר פירוט, נותן את כל המידע בפורמט מאורגן. ייתכן שתרצה להתחיל עם דף שער הכולל את התאריך, השעה, משך הפגישה, ומי השתתף.
המשך לכתוב את הנושא הראשון של ישיבת הוועדה, וכן מידע מפורט על מה שנדונו ועל מה הוחלט, כולל המידע על קולות הוועדה. עבור כל נושא ועשה את אותו הדבר. בהתאם לסוג הוועדה והסיבה לפגישה, ייתכן שתרצה לכלול גורמי סיכון פוטנציאליים אם לא תבוצע פעולה או אם לא תנקוט פעולה. כתבו כאשר הוועדה תתכנס שוב. רשום רשימה של אלו שיקבלו את הדוח בתחתית הרשימה.
קרא את הדוח כדי לוודא שהמסמך נקי מסימני פיסוק וטעויות דקדוקיות. בדוק את דו"ח הוועדה כדי לוודא כי התוכן מדויק לבדוק שוב עם ההערות שלך. לשנות את המסמך לפי הצורך לפני השלמת דו"ח פגישה מלאה.
להכין עותקים ולספק את הדו"ח למשתתפים, כמו גם את הדירקטוריון, ועדות אחרות, מנהלים או אחרים אם רלוונטי.
טיפים
-
אם אתה מעדיף להקליט את הפגישה, ודא שיש לך אישור של כל חבר בוועדת ההקלטה לפני ההקלטה.
אזהרה
הימנע לשים מידע בדו"ח זה מקבל את הנושא כדי למנוע מילוי, וכן מקל על העובדות. אם מישהו בוועדה החל לדבר על ילדיהם, למשל, אל תכלול אותו אלא אם כן מדובר בעבודה כלשהי שהוועדה עושה, כגון תוכנית קריאה לילדים.
