פגישה דקות הם שיא של כל המידע החשוב דנו וכל ההחלטות שהתקבלו במהלך פגישה עסקית. בדרך כלל, מיועד לדקה-רגע נרשם בפגישה על נייר או מחשב נייד. מפגש דקות להבטיח כי שום דבר חשוב אמר בפגישה נשכח, ולמנוע כל מחלוקת בעתיד על מה המשתתפים אמרו. דקות הפגישה מועילות גם לאנשים שלא יכלו להשתתף בפגישה. הקפד לרשום הכל כראוי על ידי ביצוע מספר הנחיות לפגישות דקות.
לאסוף מידע מן המארח, כגון שמות של כל העובדים, מטרת הפגישה ואת סדר היום של הפגישה, לפני תחילת הפגישה. זה עוזר לך להמשיך בדיון. אתה יכול להתרכז דקה לוקח טוב יותר אם אתה לא משתתף מרכזי בפגישה. אשר את התפקיד שלך עם המארח, אם אינך בטוח.
הקשיבו היטב ברגע שהפגישה מתחילה. הימנע הבאת הסחות דעת כגון טלפונים סלולריים, או, אם הבאת מחשב נייד, בדיקת הדוא"ל שלך או גלישה באינטרנט. הישאר ממוקד בדיון בהישג יד.
הקלט רק נקודות עיקריות. לכתוב כל פרט הוא בלתי אפשרי ומיותר. להחליט מה חשוב על ידי שקילת מטרת הפגישה. להקליט כל דעות או הצעות שהושמעו, בעיות לא הסכימו על והחלטות הגיעו.
פרפראזה מתי אפשר. כתיבת הצהרות מילה במילה היא לא הכרחית, ולוקח יותר מדי זמן. פרפראזה מדגימה שהבנת את מה שהמשתתפים דנים בו.
מספר הדפים שלך, אם אתה כותב עם עט ונייר, כדי למנוע ערבוב ניירות.
שאל שאלות בעת הצורך. אל תפחד להשהות או להחזיק את הפגישה אם אתה צריך לאמת מה מישהו אמר.
שאל שאלות מיד לאחר הפגישה בעוד מידע הוא עדיין טרי בראש שלך, אם אתה צריך להבהיר בעיה מסובכת מדי להעלות במהלך הפגישה.
כתוב בצורה אובייקטיבית ככל האפשר. כמטפל, התפקיד שלך הוא לא לספק את דעתך או לצנזר את הדיון, אלא כדי לסכם באופן חד משמעי את מה שנאמר.
בדוק את ההערות שלך עבור איות, סימני פיסוק ובהירות בעת סקירתן מאוחר יותר. הקלד עותק טוב לפני הפצת הדקות לאנשים הדרושים.
