תקצוב בארגון, הידוע גם כתהליך התכנון השנתי, נועד לספק למנהלים תכנית אב להפעלת החברה. התקציב מציג את מה שהחברה מתכוונת להשקיע כדי לייצר הכנסות, מה ההכנסות הצפויות ומהרווח שתרוויח החברה אם היא תשיג את יעדי ההכנסות שלה. גם בתוך חברות שבהן מערכת התקצוב כבר במקום במשך מספר שנים, התהליך אינו יעיל לחלוטין.
הגישה המסורתית מסוכמת
הגישה המסורתית לתקצוב היא תערובת של שיטות תקצוב מלמעלה למטה ותחתון. מלמעלה למטה פירושו כי ההנהלה העליונה קובעת מטרות לשנה ומתקשרת אל שרשרת הפיקוד. בתקצוב מלמטה למעלה, מנהלי מחלקות מכינים תקציבים עבור המגזר העסקי שאחראים להם ושולחים את התקציב עד לניהול העליון לצורך איחוד לתקציב או לתוכנית.
מטרות לא מציאותיות
היעדים שנקבעו על ידי מנהלים בכירים כוללים מטרות ספציפיות לצמיחה בהכנסות וכן הנחיות לגבי הוצאות. חברה עשויה להגדיר יעד של הגדלת ההכנסות ב -10%, או קיצוץ בעלויות ב -5%. אלא אם כן אנשים בראש לבקש תשומות של מנהלי מחלקות אשר אחראים להשגת התוצאות, המטרות צפויות להיראות על ידי מנהלים ברמה נמוכה יותר כמו שרירותי, לא הוגן ולא בר השגה.
לא כולל
הגישה מלמטה למעלה יכולה להיות רק אנשי ניהול לתרום להפקת תקציבי מחלקה - עובדים מתחת לרמה הניהולית אינם כלולים בתהליך. עובדים אלה לעתים קרובות יש חתיכות מפתח של מידע שיכול לגרום לתכנית מציאותית יותר, השגה. אנשי מכירות, למשל, עשויים לדעת כי מוצרים מסוימים מתחילים לרדת בפופולאריות עם הלקוחות, כך משאבי השיווק צריך להיות פרוס למוצרים עם פוטנציאל צמיחה גדול יותר.
התקציב תמיד עולה
כדי להכין את התקציבים שלהם, מנהלי המחלקה לעיתים קרובות לקחת את התקציב בשנה שעברה ולהוסיף סכום מצטבר, כגון 8 אחוזים, כדי לכסות את העלויות שהוזכרו. הם לא לוקחים את הזמן כדי לבחון את כל הפריטים פריט שורה כדי לראות אם היו אזורים שבהם הכספים היו מבוזבזים. מה שהם צריכים לעשות הוא לחפש הוצאות שלא תרמו לשיפור היעילות או לצמיחה בהכנסות, ולקצץ אותן מתקציב השנה הבאה, לא להוסיף 8% מהן.
ריפוד, ולאחר מכן חיתוך
מנהלי מחלקה מנוסים מיומנים לשחק את "משחק התקציב". הם יודעים ניהול העליון ייקח את התקציב שהם שולחים וחותכים סכום מסוים ממנו, אז הם מבקשים יותר כסף ממה שהם באמת צריכים. כאשר התקציב המתוקן אושר, מתברר שהם קיבלו את כל מה שהם רצו מלכתחילה. זה מעניש מנהלים אחרים שהיו כנים במאמציהם להגיש תחזית הוצאות ריאלי ולאחר מכן נאלץ להתמודד עם התקציב שלהם להיות מופחת.
קשיחות
חברות יכולות להשתמש בתקציב כמכשיר ענישה במקום בהנחיה. מנהלים אשר לא בדיוק להשיג תוצאות תחזית חשופים לביקורת חריפה מצד ההנהלה הבכירה ואף עשויים לקבל ביקורות ביצועים גרועים. האמת היא כי העסק לעתים רחוקות מאוד משיגה את תחזית המספרים. יותר מדי משתנים משפיעים על ביצועי החברה, כולל מתחרים מתחזקים או שהכלכלה נחלשת. ההנהלה הבכירה חייבת לקחת את הגורמים האלה בחשבון בעת שיפוט הביצועים של מנהל המחלקה, ולא להסתכל על השונות מן התקציב לבד.
