כתוכנית מסד נתונים, ל- Microsoft Access יש מספר יישומים בעולם העסקים. מנהלים יכולים להשתמש ב- Access כדי ליצור מסד נתונים של עובדים, המאפשרים להם לעיין במידע השכר, נתונים דמוגרפיים ומספרי התקציב במבט אחד. אנשי מקצוע בחשבונאות משתמשים לעתים קרובות במסדי נתונים של Access כדי לעקוב אחר חשבוניות, לעיין בחשבונות לקבל ולעקוב אחר כספים של החברה. לאחר המידע הבסיסי הוא נכנס לתוך טבלאות Access, רואי חשבון יכולים ליצור שאילתות מותאמות אישית וטפסים שהופכים את מציאת המידע הדרוש הרבה יותר קל.
רשום רשימה של השדות שברצונך לכלול במסד הנתונים החשבונאי שלך. בהתאם לצרכים שלך, שדות אלה יכולים לכלול כמות עקב, שם הלקוח, תאריך יעד, תנאי שדה הערות עבור טופס טקסט חופשי.
פתח את Microsoft Access ועבור אל הקטע טבלאות. בחר באפשרות ליצור טבלה חדשה בתצוגת עיצוב. זה פותח רשת המאפשרת לך להזין שם עבור כל שדה, כמו גם תיאור של התוכן של השדה.
לחץ על התיבה הנפתחת לצד 'סוג נתונים' עבור כל שדה במסד הנתונים. תוכל לעצב את השדות שלך כמטבע, מספרי וטקסט לפי הצורך. ניתן גם להשתמש בשדות תאריך ושעה עבור דברים כמו תאריכי יעד.
בדוק את רשימת השדות במסד הנתונים שלך והוסף את כל האחרים שאתה חושב שתצטרך. קל יותר לבנות את כל השדות שאתה צריך מההתחלה מאשר לחזור ולהוסיף שדות למסד נתונים שכבר מכיל מאות או אלפי רשומות.
לחץ על הלחצן "שמור" כדי לשמור את הטבלה. הקלד שם לטבלה ולחץ על "אישור".
עבור אל הקטע טפסים בחלון 'גישה' ובחר באפשרות 'אשף טופס'. השתמש באשף הטופס כדי ליצור טופס הזנת נתונים פשוט המבוסס על השדות בטבלה. לאחר מכן תוכל להשתמש בטופס הזנת נתונים זה כדי להוסיף מידע לטבלה. כאשר אתה מקליד בטופס הזנת הנתונים, המידע מועבר אוטומטית לטבלת Access הבסיסית.
עבור לקטע שאילתות והתחל בבניית השאילתות שיהפכו את מסד הנתונים החשבונאי שלך ליעיל יותר. השתמש באשף השאילתה כדי לבנות את השאילתה הראשונית ולשמור אותה, ולאחר מכן לחץ לחיצה ימנית על השאילתה ובחר "תצוגת עיצוב" כדי לבצע שינויים או להגדיר קריטריונים. לדוגמה, תוכל לבנות שאילתת תאריך יעד ולהזין את "בין Enter Date Date לבין Enter End Date". פעולה זו תנחה את המשתמש להזין את תאריכי ההתחלה והסיום בעת הפעלת השאילתה. סוג זה של שאילתה יכול להיות מאוד שימושי לבדיקת חשבוניות עבר ומעקב אחר חשבונות חייבים.
