כאשר חברות יש לעבוד על חוזה, הם לעתים קרובות להוציא בקשה להצעת (RFP) לאנשים, חברות וקבלנים מוסמכים המסוגלים לעשות את העבודה. בין אם אתה מקבל את העבודה יהיה תלוי במידה רבה את המגעים שיש לך בחברה שהנפיקה את RFP, אבל זה יהיה תלוי גם איך אתה עונה על הבקשה. שליחת הצעה בתגובה RFP הוא הרבה יותר רשמי מאשר שליחת הודעת דוא"ל להביע את העניין שלך, ואת צריכה להיעשות באופן מקצועי. אם קיבלת RFP בפרויקט שמעניין אותך, בצע את השלבים הבאים כדי להשיב כראוי.
קרא את RFP וודא שאתה מבין בבירור מה החברה רוצה. התקשר אל איש הקשר של החברה בטלפון אם אינך בטוח לגבי נקודות כלשהן ודורש הבהרה. ראיון זה בקצרה הפרט הוא הרבה יותר מקצועי מאשר הגשת תגובה כי misinterprets את הבקשה. כמו כן יש את היתרון של מתן מבוא אישי לך, אשר יסייע כאשר מגיע הזמן עבור החברה לסקור את ההצעה שלך.
ערוך טיוטה לתגובתך. RFP שקיבלת כנראה בעקבות פורמט מסוים כדי להתייחס מה החברה רוצה. השתמש בו כמדריך ליצירת מתאר. התחל על ידי יצירת רשימה עם תבליטים של כל כותרות הסעיפים. עבור כל אחד מהם, להכין רשימה של שאלות כדי לענות על בעיות לטפל. בעקבות מתאר זה כדי להדריך אותך בתהליך של ניסוח ההצעה שלך תקל עליך לענות על RFP בצורה ברורה ותמציתית.
להרכיב צוות כדי לנסח את ההצעה. יש אנשים בארגון שלך עשוי להיות המומחיות בתחום ההצעה כתובות, בעוד שאחרים עשויים להיות כישרון מסוים עבור כתיבת מסמכים בכתב. להרכיב צוות קטן כדי לפגוש ולעבד את הפרטים של ההצעה שהתבקשה.
כתוב את ההצעה. התוכן ישתנה מ RFP אחד למשנהו, אבל יש כמה הנחיות שכדאי לזכור. לזהות ולענות על כל השאלות שהציעה RFP, ולטפל בכל חששות שיש לחברה. אל תפחדו לקחת גישה מוסף ערך על ידי זיהוי פריטים מרכזיים שאתה יכול להציע אבל אחרים לא יכולים. כמו כן, עליך להציג הבנה ברורה של הדרישות של RFP על ידי זיהוי תוצרים ספציפיים שתספק כחלק מהפרויקט, יחד עם ציר זמן צפוי עבור כל התפלגות התמחור עבור כל ההיבטים של הפרויקט המוצע.
טיוטת הפריטים הנוספים שיוגשו עם ההצעה שלך. התחל על ידי כתיבת תקציר מנהלים זה נותן סקירה קצרה של כל מה ההצעה אומרת. כמו כן, עליך לכתוב מסמך בן עמוד אחד המסביר את המיקוד והמומחיות של החברה שלך. תחליף זאת בביוגרפיה אישית אם אתה אדם ולא חברה. סיים על ידי כתיבת מכתב כיסוי קצר כדי להסביר כיצד קיבלת את RFP ומעוניינים בפרויקט, ולציין כי ההצעה המצורפת מוגשת בתמורה. כלול פרטי איש קשר מלאים הן במכתב הכיסוי והן בהצעה.
שלח את החומרים לחברה שהנפיקה את ה- RFP. RFP כנראה זיהה תאריך שבו החומרים צריכים להיות מוחזרים. הקפד לשלוח את כל החומרים לפני תאריך זה. זה גם רעיון טוב כדי מעקב עם החברה שבוע לאחר תאריך זה כדי לשאול אם אתה יכול לספק כל מידע נוסף על העניין.
טיפים
-
חברות לעיתים רחוקות לעשות בחירה המבוססת על ההצעה לבד; עם זאת, בדרך כלל היא מדיניות טובה תמיד לענות על RFP, ולעשות ניסיון טוב בתום לב לספק את המידע המפורט ביותר האפשרי, הציג בצורה המקצועית ביותר האפשרית.
