כיצד להגיב על דוא"ל עסקי

בזהירות לעצב תשובה לדוא"ל העסק - בין אם הלקוח, לקוח פוטנציאלי, הבוס או עמית לעבודה - יכול לעשות את כל ההבדל להבטיח את התגובה הרצויה ואת התגובה.

להבין את סופר

בזהירות להסתכל מי כתב את הדוא"ל מאז זה משחק תפקיד רמת הפורמליות אתה משתמש כדי להגיב. לדוגמה, מומחה נימוסים דוא"ל לינדזי פולק מציע להגיב לדוא"ל המשתמש בשפה רשמית באמצעות שפה רשמית מנומסת דומה. אם השולח משתמש בטון לא רשמי, השתמש בנימה רגועה יותר, אך שמור אותו מקצועי.

לקבוע את התוצאה

להבין מה פעולה שאתה רוצה את הקורא לקחת ברגע שאתה מגיב. לדוגמה, אם אתה שולח תגובה לאפשרות, אתה רוצה שהם יקנו. עם זאת, אם אתה שולח תשובה לבוס שלך, אתה רוצה שהיא תחשוב שאתה מקצועי ומסוגל. תגובות לאנשים על שירות לקוחות צריך לגרום ללקוח מאושר שמרגיש את צרכיו נפגשו.

טיפים

המתן עד שתירגע כדי להגיב לדוא"ל שנוי במחלוקת.

תאר את התוצאה בגזר הדין 1

השתמש במשפט הראשון של תגובתך לתאר את מה שאתה רוצה להשיג, אומר ג 'פרי ג' יימס, עורך תורם ב Inc לדוגמה, אם הלקוח שולח דוא"ל עם תלונה, השתמש במשפט הראשון שלך לומר שאתה רוצה לפתור את הבעיה כך הלקוח מרגיש מאושר ומרוצה הרכישה.

הפוך את הנקודות שלך

עכשיו הגיע הזמן להסביר איך אתה מתכנן להפוך את המשפט הראשון שלך לקרות. להשתמש פסקאות קטנות כדי להפוך את הנקודות שלך. ג'יימס ממליץ להשתמש בראיות כדי לגבות את הרעיונות שאתה מתאר בתגובתך. בהתאם לנושא ולפעולה הנדרשת, ראיות יכולות להיות פשוטות כמו להצביע על עובדה או נרחב כמו מתן פרטים מרובים ספציפיים לנושא. לדוגמה, אם הבוס שלך שואל למה אתה רוצה חשבון אושרה, לספק עובדה או שניים על איך אישור ההוצאה ייהנו המחלקה או החברה בכלל.

לספק קריאה לפעולה

השתמש במשפט האחרון שלך לשחזר את מה שאתה רוצה את הקורא לעשות הבא. משפט זה צריך ללכת יד ביד עם פסקה הפתיחה שלך. לדוגמה, כדי להפוך את הלקוח שלך למאושר, הסבר את השלב שאתה מוכן לנקוט כדי לפתור את הבעיה.

להתנתק

לבסוף, להשתמש חתימת מילים, כגון "הטוב ביותר" או "תודה", כך שהנמען יודע שהם הגיעו לסוף האימייל, אומר הסופר פורבס סוזן אדמס. הוסף את שמך והוסף את חתימת העסק שלך בכל הודעות האימייל. החתימה צריכה לכלול את שמך המלא, שם החברה ומידע ליצירת קשר, כולל מספר טלפון וכתובת אתר.