גיליונות אלקטרוניים הם כלי פופולרי במשרד יכול לבוא שימושי בבית, כמו גם. בין אם אתה צריך לוח זמנים לפרט החוצה באופן אוטומטי להוסיף את העלויות עבור החתונה, לייצר חשבונית עבור הלקוח עצמאי או ליצור קבוצה של דוחות כספיים עבור העסק שלך, גיליונות אלקטרוניים הם עד למשימה.
ייתכן שיש עקומת למידה אם ברצונך להשתמש בכמה מהתכונות המתקדמות יותר, אך ברגע שתבין כיצד גליונות אלקטרוניים פועלים והיכולות שלהם, תראה שהשימוש בהם הוא כמעט אינסופי.
מהו גיליון אלקטרוני?
גיליון אלקטרוני הוא מסמך אלקטרוני המשתמש בשורות ועמודות כדי לאחסן נתונים ולטפל בהם. זוהי גליון עבודה דיגיטלי המבוסס על תוכנה, הדגם אחרי טופס הנייר של נייר גרידא. השורות והעמודים יוצרים תאים המחזיקים בנתוני נתונים נפרדים. ניתן להשתמש בגיליונות אלקטרוניים כדי לבצע חישובים מתמטיים ומניפולציות אחרות על הנתונים שהזנת.
אנשים רבים משתמשים בגליונות אלקטרוניים כדי לתעד ולאחסן נתונים בעלי תכונות מרובות. לדוגמה, שם האדם, פרטי הכתובת שלהם, שם החברה שהם עובדים, הכותרת שלהם ומעמד היחסים העסקיים שלהם יכולים לשמש למסד הנתונים של מכירות וסיקור.
ניתן למיין נתונים בגיליון אלקטרוני ולבצע סוגים שונים של ניתוח על זה. ניתן גם להחיל נוסחאות ופונקציות שונות על הנתונים. גיליונות אלקטרוניים מציעים את היכולת לארגן את המידע שלך ולהשתמש בו כבסיס ליצירת טבלאות, תרשימים וגרפים לניתוח.
מדוע להשתמש בגיליון אלקטרוני?
אחת הסיבות הנפוצות ביותר לשימוש בגיליונות אלקטרוניים היא לאחסן, להקליט ולהדפיס נתונים. קל לארגן ולמיין נתונים בגיליון אלקטרוני, ובגלל הפריסה עם שורות ועמודות של תאים, תוכל ללחוץ בכל מקום כדי לעדכן את המידע בקלות מבלי לדאוג לגבי רווחים, מחזירים או כרטיסיות בלתי נראים כפי שתוכנית אחרת כגון מעבד תמלילים.
אתה יכול להפוך פונקציות שונות כדי להפעיל חישובים, לחפש פריטים מסוימים או למשוך מידע עדכונים מתוכניות אחרות או באינטרנט. לדוגמה, רואי חשבון עשויים להוסיף נתונים חדשים מדי חודש לגיליון האלקטרוני שלהם ולהשתמש בנוסחה "סכום" פשוטה כדי לעדכן את סך הנתונים באופן אוטומטי.
גיליונות אלקטרוניים מציעים דרך מהירה וקלה להצגת נתונים ולשתף אותם עם אחרים. אתה יכול להקליד נתונים או להעתיק אותו מתוכנית אחרת ולהדביק אותו לגיליון אלקטרוני, לשמור את הקובץ בקלות לשלוח אותו למישהו אחר. עובדי Office יכולים לשמור גיליון אלקטרוני ברשת המחשב המשרדי שלהם כדי לאפשר לאנשים אחרים לפתוח את הקובץ ולעדכן חלקים שונים ממנו.
גיליונות אלקטרוניים מציעים את היכולת לאחסן כמויות גדולות של נתונים במקום אחד, מפני שקובץ גיליון אלקטרוני מכיל יותר מגיליון אחד. כל לשונית של הקובץ נקראת גליון עבודה, והקובץ נקרא חוברת עבודה. אתה יכול לאחסן מידע פיננסי, מעוצב בדוחות כספיים, עבור עסק קטן, ולהשתמש בלשונית שונה עבור כל חודש של השנה. לאחר מכן תוכל להוסיף כרטיסייה נוספת המשתמשת בקישורים כדי לסכם ולהוסיף את כל הנתונים למספר שנתי.
כיצד להשתמש ב - Google
Excel הוא השם של מוצר הגיליונות האלקטרוניים של Microsoft Office, אך ניתן להשתמש בו עם Google, במקום להשתמש ביישום הגיליון האלקטרוני של Google. אחד היתרונות הגדולים ביותר של שימוש בתוכנית Microsoft Excel גיליון אלקטרוני בתוך היישום של Google Google Drive הוא שאתה יכול לעבוד על גליונות אלקטרוניים של Excel באינטרנט.
עם Microsoft Office, אלא אם כן יש לך את המינוי המקוון של Office 365, תוכל לגשת לקבצי הגליונות האלקטרוניים של Excel מהכונן הקשיח של המחשב או מתיקיית הקבצים ברשת. אם ברצונך לעבוד על גיליונות אלקטרוניים של Excel בכונן Google, תוכל גם להמיר את הגיליון האלקטרוני של Excel לקובץ Google Sheets. אם תעלה קובץ Excel לאחסון ב- Google Drive ותנסה לפתוח אותו, תראה מסמך סטטי שלא יאפשר לך לבצע שינויים.
עם זאת, Microsoft ו- Google שיפרו את יכולתם לעבוד יחד על קובצי Microsoft Office בתוך Google. ניתן להתקין את הפלאגין של Microsoft Drive של Google Drive, שנמצא ב- Google Play. לאחר שתתקין את הפלאגין בעת פתיחת יישומי Microsoft Office, תראה תפריט נפתח המציין את Google Drive, והוא ייתן לך אפשרויות שונות לפתיחה, עריכה ושמירה של קובצי Microsoft Office ושמירתם בתבנית Microsoft Office בעת אחסונם בתוך כונן Google שלך.
כדי לקבל את הפלאגין, בצע חיפוש מקוון בדפדפן שלך עבור הפלאגין של Google Drive עבור Microsoft Office. תתבקש להוריד את "_driveforoffice.exe "_ הקובץ ופעל תהליך ההתקנה פשוטה.
כיצד להשתמש בגליונות של
כדי ליצור גיליון אלקטרוני ב- Google Sheets, ודא שאתה מחובר לחשבון Google שלך, פתח כרטיסיית דפדפן, נווט אל drive.google.com או ל- sheets.google.com וצור מסמך Sheets חדש.
לאחר שתנווט אל Google Drive, באמצעות שורת התפריטים בצד ימין של המסך או הלחצן האדום + שבפינה השמאלית התחתונה של המסך, צור מסמך Sheets חדש ותהיה מוכן להתחיל להשתמש גיליון אלקטרוני. Google Sheets מאפשר לך לשתף פעולה בקלות עם אנשים אחרים באינטרנט לאחר שתשלח להם קישור לגיליון האלקטרוני שלך. כמה אנשים יכולים לעבוד באופן פעיל בקובץ בו זמנית, ואתה יכול לראות מי נמצא בקובץ ואפילו מה הכרטיסייה גיליון אלקטרוני התא הם עובדים על. ב- Sheets, תוכל גם להשתמש בכלים המשולבים האחרים של Google, כגון תרגום טקסט בגיליון האלקטרוני שלך, תוך שימוש בנוסחאות כדי לתפוס באופן אוטומטי נתוני מחירי מלאי מאתרים מקוונים ולייבא סוגים אחרים של נתונים ישירות מדפי אינטרנט לגיליון האלקטרוני שלך.
Google Sheets מציע תבניות שנבנו מראש לשימושים שונים כגון תקציב, חשבונית עצמאית, דוחות כספיים של החברה, מעקב אחר פרויקטים, תרשים Gantt, לוח זמנים להעברת עובדים, מסד נתוני מכירות ועוד. ניתן גם למצוא תבניות אלה ותבניות אחרות בתוך Microsoft Excel ותוכניות גיליונות אלקטרוניים אחרים. אחד היתרונות של Google Sheets הוא שהעבודה נשמרת באופן אוטומטי כל כמה שניות. אם אתה משתמש בתוכנית Excel גיליון אלקטרוני יש לך את האפשרות לשמור באופן אוטומטי, אבל זה לא מאפיין ברירת המחדל, ואתה עלול לאבד את העבודה, אלא אם אתה שומר באופן ידני את העבודה שלך לעתים קרובות.
פונקציות בסיסיות של גיליון אלקטרוני
הפונקציות הבסיסיות של גיליון אלקטרוני כוללות אחסון של שלושה סוגים של נתונים, שהם טקסט, מספרים, נוסחאות או פונקציות. רוב האנשים משתמשים בגליונות אלקטרוניים כדי לבצע חישוב מתמטי בסיסי, כגון חיבור, חיסור, כפל וחילוק על הנתונים שלהם. ניתן גם לאחסן שורות של נתונים עם מספר מאפיינים, כגון פרטים שם וכתובת.
גיליונות אלקטרוניים בדרך כלל מכילים שורות רבות כדי להכיל כמות גדולה של נתונים, עם מקסימום של שני מיליון תאים המורכבים ממספר רב של עמודות ושורות שאתה צריך, עד לגבול התא. הגירסה העדכנית ביותר של Microsoft Excel מציעה כעת 1,048,576 שורות ו- 16,384 עמודות כדי לאחסן את הנתונים שלך.
ניתן להעתיק את נתוני הגיליון האלקטרוני כטבלאות ולהדביק אותן לתוכניות אחרות, כגון מעבד תמלילים או מצגת שקופיות, ליצירת לוחות זמנים שונים למטרות ניתוח, דיווח והצגה. ניתן גם לעצב את הנתונים באמצעות צבעים, קווים, תיבות טקסט, תמונות ותכונות רבות אחרות כדי להפנות תשומת לב לחלקים מסוימים של הנתונים או ללוח הזמנים של הגיליון האלקטרוני.
מה הן פונקציות גיליון אלקטרוני מתקדם?
בהתאם לשימוש ב- Google Sheets, Microsoft Excel או תוכנית גיליון אלקטרוני, תהיה לך גישה לתכונות מתקדמות רבות שיכולות לעזור לך לבנות את כל סוגי המודלים לעיבוד נתונים ולניתוחם.
לדוגמה, תוכל להשתמש בגליונות אלקטרוניים כדי לבצע ניתוחים של רגרסיה סטטיסטית, מודל תזרימי מזומנים מהוון ותרגילים רבים אחרים. ניתן ליצור חוברת עבודה עם מספר גיליונות אלקטרוניים בה מחזיקים נתוני דוחות כספיים עבור כל חודש של שנה. לאחר מכן תוכל ליצור גיליון אלקטרוני נוסף באותו חוברת עבודה או בחוברת עבודה חדשה, הכוללת הנחות לצמיחה עסקית, גידול במכירות, שינויים באחוזים בעלויות והנחות אחרות. באמצעות נוסחאות וקישורים, תוכל ליצור דוחות כספיים חזויים המתעדכנים אוטומטית בכל פעם שאתה משנה את ההנחות בכרטיסייה הנחות הגיליון האלקטרוני שלך.
ניתן להשתמש במגוון נוסחאות ופונקציות אוטומטיות שונות, כולל נוסחאות "אם / אז" המאפשרות לך לומר אם "X" תנאי נפגשו, ואז לבצע "Y" פונקציה או נוסחה. אתה יכול אפילו קן אלה אם / ולאחר מכן Microsoft Excel יכול לטפל עד שבעה אם / אז הצהרות מקוננות זה בתוך זה, כלומר, אתה יכול לקבל עד שבעה פונקציות מותנה, תלויים זה בזה, מוחל באופן אוטומטי על הנתונים שלך.
כמה תוכניות גיליון אלקטרוני מציעים מקרו מאקרו, אשר מאפשר לך להקליט שלבים שונים של תהליך שגרתי כגון עיצוב גיליון אלקטרוני או הזנת סוגים מסוימים של נתונים ללא צורך לדעת Visual Basic או כל שפת תכנות אחרת. בעתיד, במקום לבצע את הפונקציות בפועל בגיליון האלקטרוני שלך, תוכל להשתמש במקשי קיצור, והתהליך שלך יבצע באופן אוטומטי מפני שהשלבים נשמרו בצורת מאקרו.
Spreadsheets מציעים פונקציות כגון "המטרה לחפש", אשר מאפשר לך לחזור על נוסחאות ולפתור אותם עבור תשובות מוגדרים מסוימים ולשנות את התשומות בהתאם. אם יש לך קבוצות גדולות של נתונים לעבוד, פונקציות מסוימות מאפשרות לך לזהות ולהסיר כפילויות, למיין ולסנן את הנתונים, לאחד אותו, לסכם אותו, לדרג אותו ולחפש את ערכי הנתונים אנכית או אופקית ולהחזיר אותם לטבלה חדשה. אלה הן רק כמה דוגמאות של שפע של פונקציות מתקדמות להציע גיליונות אלקטרוניים.
גיליונות אלקטרוניים לעומת תוכניות מסד נתונים
אנשים רבים משתמשים בגליונות אלקטרוניים כדי לאחסן שורות של נתונים, ותהיתם מדוע לא תשתמשו בתוכנית מסד נתונים כגון Microsoft Access כדי לאחסן את הנתונים במקום להשתמש בגיליון אלקטרוני. בעוד שתוכניות מסד נתונים וגיליון אלקטרוני יכולות לאחסן שורות של נתונים עם תכונות מרובות, לכל אחת יש את נקודות החוזק שלהן.
Excel, Google Sheets וגיליונות אלקטרוניים אחרים לאחסן נתונים עם כותרות באותו אופן תוכנית מסד הנתונים היה. עם זאת, עם נתוני גיליון אלקטרוני, אתה יכול לעשות חישובים נוסחה אוטומטית או חישובים ידניים בקלות על הנתונים. גיליונות אלקטרוניים הם גם פשוט לשימוש, ואתה יכול להתחיל להיכנס ולעבוד עם הנתונים שלך מיד במקום צורך להגדיר את מסד הנתונים כפי שהיית בתוכנית כגון Access. עם גיליונות אלקטרוניים, תוכל גם ליצור בקלות תרשימים וגרפים בהתאם לנתונים שלך.
מאידך, מאגרי המידע נוטים להיות יציבים יותר. בעזרת נתוני גיליון אלקטרוני, קל למחוק בטעות תא, שורה או עמודה של נתונים, אם אינך מקדיש תשומת לב זהירה, דבר שקשה יותר לעשות במסגרת תוכנית מסד נתונים. בנוסף, אם יש לך כמויות גדולות של נתונים, הם יכולים להיות unmanageable בגיליון אלקטרוני, שבו תוכניות מסד נתונים נועדו במיוחד עבור ניהול של אלפי ואפילו מיליוני שורות של רשומות נתונים. כאשר אתה צריך לעדכן ללא הרף אלמנטים של כל שורה של רשומות נתונים או לבצע סוגים שונים של מיון ודיווח, תוכנית מסד נתונים עשוי להיות הגיוני יותר מאשר גיליון אלקטרוני.
