כל הארגונים דורשים ניהול הרשומות טוב, מן הרשומות זמן נוצרות עד שהם מטוהרים מן המערכת. מערכות תיוק לא קיימות או מתועדות בצורה גרועה גורמות לקושי בהגשת ואחזור רשומות או בחוסר יעילות בניהול זרימת המידע. הם יכולים גם להגדיר בעיות משפטיות עקב רשומות אבודות או רישומים רישומים. מערכות תיוק מתוכננות היטב מעסיקות תוויות מקודדות אלפביתיות, אלפאנומריות או מספריות, ומייצרות ניהול רשומות יעיל ומייצרות ארגונים מקצועיים יותר.
מערכות תיוק מספריות המוסברים
מערכות תיוק מספריות מקצות מספרים לכל קובץ או רשומה המכילה מידע. ניתן למנות מספור מהרשומה עצמה (כלומר, מספרי הזמנות רכש), מספור קבצים לפי סדר ההקלטה (מ -1 עד 1,000), תוך שימוש במספרי חלקים שבהם קבצים הממוספרים תחת קטעים או קטגוריות - כמו 100, 200, 300, וכו '., שייכים לכותרות משנה נושא ספציפיות או באמצעות ספרות עשרוניות (בדומה למערכת Dewey Decimal). מערכות תיוק מספריות כוללות לעתים קרובות אינדקס קבצים כדי לסייע לאחזור רשומות.
ארגון ושמירה על הסדר
קידוד מספרי מאפשר מעבר של חלקים שלמים של רשומות, תוך שמירה על רצף תקין. רשומות נרשמות ברציפות, מימין לשמאל, מלמעלה למטה. קבצים מספריים ישרים מאורגנים בסדר עולה, רצוף - המספר הנמוך ביותר עד הגבוה ביותר. לקבצים דו-ספריים-נומריים יש שתי קבוצות מספרים או יותר, המופרדות על-ידי מקפים, פסיקים או רווחים, ומוגשות על-ידי ערכת הפתיחה ואחריהן מספרים עוקבים. מערכות כרונולוגיות-נומריות מדדות קבצים לפי שנה, חודש ויום.מערכות מספריות מספרות מאפשרות לקבץ קבצים על המדפים, לארגן קבצים לפי המספר האחרון (שניים עד ארבעה ספרות) כרכיב התיעוד הראשי, ולרשום את הרשומות ברצף במספר האחרון, המספר האמצעי, ולאחר מכן המספר הראשון. דרישות שטח מדף נקבעים בקלות על ידי קיבוץ רשומות על ידי מקטעים מספריים - 10s, 100s, 1000s של רשומות לכל מדף או יחידת מדף. בנוסף, שיא הארגון הוא הוסיף עוד יותר על ידי יצירת אינדקס קבצים.
דיוק
מערכות תיוק בנפח גדול - קבצים שאוחזרו והוגשו מחדש לעתים קרובות - בשילוב עם תוויות מקודדות צבע, הופכות את אחזור הקבצים ואת מדפים מחדש במהירות ומסייעים לבלבול כאשר המספר נופל ברצף. במערכות ספרות סופיות, לדוגמה, המספר הסופי מקודד בצבע אחד, המספר האמצעי מקבל צבע נפרד והמספר הראשון מקבל צבע משלו. כמו הראשון, באמצע ואחרון מספר שינויים, כך גם צבע. צבע משמש רמז חזותי להגביר את המהירות ואת היעילות בהגשת.
מהירות תיוק
מערכות תיוק מספריות משולבות עם קידוד צבע מגדילות את תיעוד הרשומות ואת מהירות האחזור - גם כאשר אחזור קובץ פירושו התייחסות למדד כדי לזהות את מספר הקובץ - מכיוון שלקובץ הקבצים יש מודעות מיידית למיקום הקובץ לפי קבוצת קבצים. במקרה של מיזוגים בארגון, כאשר לארגונים בודדים יש מערכות מספור שונות, אין צורך לשנות את הקודים המספריים. הוספת קבצים לחדר הקבצים מהירה יותר משום שקבצים ממוספרים קטנים יותר (6 ספרות) מוצגים בצד שמאל של קבצים ממוספרים גבוהים יותר (7 ספרות).
סודיות
מערכות תיוק מספריות לזהות באופן חיובי רשומות ספציפיות תוך שמירה על סודיות, אשר חשוב במיוחד ברשומות רפואיות, לקוחות ועובדים, על ידי ביטול כל סמני הזהות האישיים. מערכות תיוק מספרי מספקות את כללי HIPAA.
