כיצד להגדיר מספר מערכת תיוק מספרי

חשיבותה של מערכת ארגונית מאורגנת היטב תיוק לא נראה יותר מאשר כאשר מסמך חשוב הולך חסר. מערכות תיוק לא יעילות יכולות לגרום לבזבוז זמן, כסף ולהוביל לקבלת החלטות גרועה אם המסמך החסר מכיל מידע אינטגרלי ואתה חייב לקבל החלטה בלעדיו. אחת הדרכים ליצור סדר מהתוהו ובוהו היא להגדיר מערכת תיוק משרדית, שבה אתה מקצה מספרים לרשומות, כגון הזמנות רכש, פריטי מלאי ואומדנים, ומידע על קבצים בסדר עולה, או מהמספר הנמוך ביותר עד הגבוה ביותר.

פריטים שתצטרך

• מערכת מספור

• ארון מסמכים

• מדריכי מחלק קבצים

• כרטיסיות מחיצות קבצים

• תיקיות קבצים, צבעים שונים

• תוויות

הגדר קטגוריות ומספור מערכת

הגדר קטגוריות קבצים והקצה מספרי בקרה. רשום מחלקות בודדות בתוך הארגון שלך בנפרד. הקצה מספר בקרה ראשי לכל מחלקה. לדוגמה, עסק קטן יכול לבחור להגדיר קטגוריות, כגון "פיננסי", "מכירות", "רכש", "משאבי אנוש" ו "ציוד". הקצה מספר בקרה כדי לזהות כל קטגוריה ראשית, כגון 100 ל כספים; 200, מכירות; 300, רכש; 400, משאבי אנוש; בישראל הצ

הגדרת קטגוריות משנה של קבצים ולהקצות מספרים subcontrol כדי להגדיר ולזהות כל קטגוריית משנה. לדוגמה, לקטגוריה מכירה, תוכל להוסיף 10 לדוחות מכירות; 20, אומדני מכירות; ו -30, תקבולי מכירות.

הגדרת מערכת מספור בתוך כל קטגוריית משנה כדי לזהות מסמכים בודדים בתוך קטגוריית המשנה. זה יהפוך למספר שתדפיס על המסמך עצמו. לדוגמה, אם תשלח הזמנה לטופסי אומדן מכירות מודפסים מראש, תירשם את מספר הטופס הראשון כ- 200-20-01 או 200 20 01, אם אתה מעדיף. כל מסמך עוקב יהיה תוספת של אחד. אתה היית להדפיס "200-20-02" על הטופס השני אומדן המכירות, למשל.

צור אינדקס ראשי של תוכנית הגשת. זה ישמש תוכן עניינים עבור ארון תיוק שלך.

הגדר את הקבינט

הקמת מערכת קידוד צבעים לזיהוי ראשי ותתי קטגוריות. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל המשתמש בתווית מחלק קבצים כחול כדי לזהות קטגוריות עיקריות. תיקיות קבצים צבעוניות יכולות לזהות קטגוריות משנה, כמו בתיקיות אדומות עבור דוחות מכירות, תיקיות ירוקות עבור אומדני מכירות ותיקיות צהובות עבור קבלות מכירה. תוויות על תיקיות קבצים יזהו את תוכנו, כגון תוויות המוצגות 01-100, 101-200 וכן הלאה.

יצירת כרטיסיות הראשי מחלק קטגוריה ומיקום בארון תיוק. תווית ומיקום תיקי משנה ראשוניים של תיקיות קבצים בארון תיוק והוסף לפי הצורך.

מסמכי מסמכים בסדר מספרי מתאים.

טיפים

• קח קצת זמן כדי לזהות את הצרכים של העסק שלך ולהחליט על קטגוריה ומספור מערכת הגיוני עבור העסק שלך.

  אם אתה משתמש במערכת חשבונאית ממוחשבת ומדפיס טפסים משלך, ייתכן שיהיה עליך לשנות את מערכת המספור כדי לשקף את דרישות הגשה. לדוגמה, המספור בטופסי אומדן המכירות יכול להתחיל ב- 200-20-01 ולהוסיף תוספת עבור כל אומדן חדש.

  ציין מיקום ספציפי ומכולה עבור כל המסמכים שטרם הוגשו, למקרה שתצטרך לגשת אליהם בשלב זה.

  הדרך הטובה ביותר להבטיח לך לשמור על דרישות הגשת היא להקים לוח זמנים, כגון יומי או שבועי.