חברות רבות מביאות ספקים חיצוניים כאשר יש להם פרויקטים בקנה מידה גדול. ישנן סיבות רבות מיקור חוץ של העבודה, כולל חוסר צוות, היעדר משאבים וחוסר מומחיות עבור הפרויקט. בעת בחירת ספק פרספקטיבה, עסק שולח לעתים קרובות בקשה למידע או בקשה להצעה. לפני שתחליט איזה סוג של כלי הוא הטוב ביותר עבור הארגון שלך, לשקול את ההבדלים בין השניים.
בקשה למידע
בקשות למידע, או RFIs, מתכננים מסמכים. הם מסמכים בלתי פורמליים ואינם דורשים בדרך כלל התחייבות מצד אחד הצדדים. RFIs נועדו לאסוף מידע על החברה של הספק הפוטנציאלי, יכולות, מיומנויות וניסיון. פרטי הפרויקט והתקציב בדרך כלל אינם נכללים בסוג מסמך זה. הפעם היחידה זה סוג של מידע כלול הוא אם החברה מחפשת ספק לטווח קצר עבור פרויקט קטן.
בקשה להצעה
בקשות להצעה, או RFP, הן מסמכים מורכבים חברות ליצור כדי למשוך הצעות והצעות של ספקים חיצוניים. RFP בדרך כלל כולל את תקציב הפרויקט, ציר הזמן ואת הקריטריונים, כמו גם את המטרות של החברה ואת היעדים. הוא מתמקד במפרט ובהיקף הפרוייקט, והוא פועל על מנת לקבל תגובה מפורטת של ספקים פוטנציאליים. תשובות הספק כוללות בדרך כלל מידע על חברת הספק, המחיר המוצע ופרטים ספציפיים על האופן שבו הספק יבצע וינהל את הפרויקט.
תהליכים
RFI משמש בדרך כלל לבד עבור פרויקטים בתקציב נמוך, וכנקודת מוצא עבור פרויקטים בתקציב גבוה. בדרך כלל נדרשים מספר שבועות כדי לשלוח ולקבל תגובות עבור סוג מסמך זה, ובדרך כלל הוא קטן מ -10 דפים. RFP משמש עבור פרויקטים עתירי תקציב, והוא נוצר בדרך כלל בסוף שלב איסוף המידע של הפרויקט. בדרך כלל זה לוקח מספר חודשים לשלוח ולקבל תגובות הספק עם סוג זה של מסמך, וזה בדרך כלל לפחות 20 עמודים או יותר.
יתרונות
שימוש RFI הוא יתרון עבור פרויקטים קטנים, השפעה נמוכה. מסמך זה אינו דורש הרבה זמן או מאמץ של ספקים פוטנציאליים, שכן הם לא צריכים לשלוח חזרה תיאורים ארוכים של פרטי הפרויקט. חברות משתמשות בסוג זה של מסמכים כדי ללמוד עוד על היקף הפרויקט הגדול לפני תחילת תהליך ההצעה. היתרון של RFP הוא כי היא מכינה את החברה כדי להתקדם עם הספק ולהתחיל את שלב החוזה.
חסרונות
החיסרון של RFI הוא כי ספקים עשויים שלא להיות מעוניין לשלוח מידע כי הם לא רואים את המחויבות משתמעת מהחברה. החסרונות של RFP הם ההכנות זמן רב הדרושים כדי לשלוח אותו ולקבל אותו. אם חברה אינה בטוחה לגבי היקף ומפרט הכולל של הפרויקט, כתיבת RFP עשויה להיות קשה מאוד או לגרום להצעות ספק בלתי צפויות.
