לעתים קרובות, כאשר ארגון מבקש עזרה חיצונית לפרויקט, הוא נושא בקשת RFP או בקשה להצעה. הקבלנים מכן להגיב RFP, מתאר כיצד הם יכולים לעזור עם הפרויקט ומדוע החברה שלהם או צוות היא האפשרות הטובה ביותר עבור העבודה. על מנת לקבל את התשובות השלמות ביותר ולהפוך את הבחירה הנכונה, RFPs חייב לכלול כמה מידע בסיסי.
על RFP תמיד להתחיל בהקדמה ובסקירה כללית של הארגון המנפיק את הבקשה ואת הבעיה או הפרויקט שבהם נדרשת עזרה. המבוא הוא בדרך כלל לא יותר מאשר סעיף או שניים, וכן חייב לכלול את תאריך היעד לפרויקט ואת התקציב המוצע. כולל מידע זה מסייע לחברות לקבל החלטה אם להגיב על RFP.
פרטי הפרויקט
החלק השני של RFP חייב לספק פרטים על הפרויקט או התוכנית הספציפיים. לספק פרטים על המטרה והמבנה של הפרויקט, כמו גם פרטים לגבי הצוות עובד על זה, מיקום, לוח זמנים ומעמד. מידע זה מסייע למרואיינים להבין את ההקשר של הפרויקט; הם יכולים להתאים את תגובתם לצרכים של הארגון המבקש.
היקף השירות
RFP חייב לפרט מה השירותים שאתה מחפש מחברה חיצונית. היקף זה של השירות הוא כנראה החלק החשוב ביותר של RFP, שכן חברות מגיבים יזהר מאוד לפתח הצעות העונות על כל הצרכים שלך. בעוד שאתה חייב לכלול משימות ספציפיות שהן המפתח להשלמת הפרויקט, רשימת השירותים הנדרשים חייבת להיות כללית למדי, שכן לכל חברה מגיבה תהיה גישה משלה לפרויקט. מתן אפשרות לחברות בחוץ לפרט את הרעיונות שלהם ואת התהליכים יכול לעזור לך לקבל החלטה מושכלת יותר על החברה הטובה ביותר עבור העבודה.
תקציב
בעוד כמה חברות להנפיק RFPs מהססים לכלול מידע התקציב, אם יש לך תקציב קפדני, ולאחר מכן לכלול אותו RFP. RFP חייב לכלול סעיף המבקש חברות לפרט כיצד הם מתכננים להשתמש בתקציב, כמו גם פירוט של החיוב שלהם דרישות התשלום והנהלים. גם לכלול מידע על סוג החוזה שאתה מעניק ואת משך החוזה.
כישורים
כאשר אתה בוחר חברה חיצונית לעבוד עם החברה שלך, אתה רוצה את הטוב ביותר, המשרד המתאים ביותר שאתה יכול להרשות לעצמך. RFP חייב לכלול סעיף שבו חברות מגיבים יכול לפרט את הכישורים שלהם לתפקיד. אם אתם מחפשים ניסיון ספציפי, ואז לשאול המשיבים לפרט את כישוריהם וניסיון בתחום זה. בנוסף, לבקש הפניות, עבור החברה כולה או עבור חברי צוות בודדים.
הערכה והגשה
על RFP לכלול פירוט של קריטריונים להערכה והנחיות להגשת ההצעה. להיות ברור וספציפי, המציין את התאריך והשעה של המועד האחרון, כמו גם כתובת ספציפית שבה תקבל הצעות. אם יש נסיבות שיובילו לפסילה מיידית, יש לכלול גם אותן.
