כיצד לקחת הערות פגישה יעילה

להקצות את המשימה של לקיחת דקות בפגישה נתפסת על ידי אנשים מסוימים כמשימה חסרת תודה.עם זאת, שליטה באמנות של לקיחת דקות פגישה יעילה לא רק מועיל למשתתפים להבין את הנושאים, דיון הסכים לפריטים פעולה, אבל זה יכול גם לעזור לאחרים שלא היו ליד השולחן קבלת ההחלטות שלהם. אל תזלזלו את הכוח והיעילות של למידה כיצד לשלוט במיומנות הכתיבה הזו.

פריטים שתצטרך

• פגישת סדר יום

• רשימת המשתתפים

• עט או עיפרון

• פנקס רשימות או מחשב נייד

• התקן להקלטת שמע (אופציונלי)

להתחיל את הפגישות דקות בראש על ידי כתיבת שם הפגישה, מיקום, תאריך ושעה שהוא נערך.

רשימת המשתתפים מוזמן כי הם נוכחים על ידי השם שלהם, כותרת מחלקת הם מייצגים יחד עם מוזמנים אבל לא נוכחים. כמו כן, רשום את השמות של כל רמקולים אורחים מוזמנים או מציגים.

צור תת סעיף עבור כל פריט סדר היום ורשום הערות כאשר הדיון מתייחס לנושא זה. רשמו את הדיון הראשי ומתי אפשר לנסות לציין את שמו של האדם המשויך לכל נקודות המפתח שבוצעו.

לאחר דיון בנושא, רשמו את הצעדים הבאים שהוסכם עליהם או את ההחלטות המקיפות את סדר היום הזה כדי לכלול את הפעולות המומלצות על ידי מי, תאריך, אחראי או מחלקת ליישום, וכו 'זה החלק הקריטי ביותר של נטילת דקה מאחר וכל תכנית פעולה של הפגישה נגזרת מסעיף זה.

עבור כל בעיה או נקודות דיון שהועלו אך לא נפתרו, הוסף אותן לקטע נפרד של הדקות שלך, שכותרתן "בעיות שלא נפתרו". מפגש המשתתפים יכולים להציג את אלה מאוחר יותר ואת הפגישה המארח יכול ואז להחליט כיצד להתמודד עם הפתרון הטוב ביותר של פריטים אלה.

בסוף הפרוטוקולים, רשום את תאריך הפגישה, השעה והמיקום המוסכמים הבאים, יחד עם כל מידע אחר שנדרש כדי שהמשתתפים ידעו לקראת ההתייעצות הבאה.

לבסוף, ודא שכל הנוכחים מוזמן אם נוכח או לא לקבל עותק של דקות. זה כלל אצבע טוב לנסות ולהפיץ את הדקות בתוך 24 עד 48 שעות לאחר הפגישה. כך אם משהו לא מדויק או מישהו היה misquoted, זה יכול להיות מתוקן בזמן שזה טרי על כל המשתתפים "המוח.

טיפים

• חשוב להיות רשימה מדויקת של אלה הנוכחים מאז זה עשוי להיות חשוב לדעת מאוחר יותר מי היה נוכח ולקחו חלק בהחלטות מפתח בפגישה תמיד לזכור לכתוב את השם שלך ואת התאריך שבו לקחו את הדקות יחד עם הקובץ שם הנתיב שבו ניתן למצוא את הדקות אם מאוחסן באופן אלקטרוני במחשב.

אזהרה

זה בסדר לקחת קצרנות אבל מנסה לא פרפרזה או להתערב מילים שלך, הערות או דעות על מה שאתה חושב מישהו אמר, הרגיש או חשב - לכתוב את הדקות כפי שהצהיר אותו אדם.