עסקים וארגונים פועלים בדרכים שיטתיות המשקפות את הגודל, המטרה, שלב הפיתוח ומטרות החברה. תרשים ארגוני או תרשים ארגוני הוא ייצוג חזותי של מערכת פנימית זו ומבנה שהופך את פעולות החברה ותפקידים לקלים יותר להבנה. מאחר שלא כל הארגונים פועלים באותו אופן, קיימים סוגים שונים של מבני תרשימים ארגוניים, כולל פונקציונליים, מטריקס, מחלקתיים ופלטרכיים. לכל אחת מפריסות הארגוניות של החברה יש מראה ייחודי ומספקת תמונה מפורטת של מבנה הארגון. תרשימים ארגוניים הם כלי מצוין לדמיין יחסי דיווח ותפקידים צוותיים בתוך הארגון.
מדוע מבנה ארגוני
ציטוט מפורסם של הוקי הול היכל התהילה ויין Gretzky אומר שאנחנו מתגעגעים 100 אחוזים של יריות שאנחנו לא לוקחים, אשר בהקשר של הוקי, חיים ועסקים אומר שאתה לא יכול להשיג מטרה אם אתה לא לוקח או "הירייה". החזון והמטלה של החברה יכולים להיות משכנעים, אך ללא מבנה מוגדר בבירור, לארגון אין כיוון, ללא יעדים ברורים ומטרות שעליו לנקוט פעולה, ולכן חסר 100% של ההזדמנויות שלה כדי להשיג הצלחה. לדוגמה, בארגון אקראי, עובדים מחלקות לא יכול להבין את תפקידם ואת החשיבות של התרומות שלהם, אשר יכול להוביל לחוסר מורל ושחיקה. כאשר חברה מגדירה חזותית את המבנה הארגוני שלה, מתוארים תיאורי התפקיד, מערכות היחסים והתפקידים של יחידים ומחלקות, והיעד להשגת מטרות הופך להיות הרבה יותר קל.
ככל שגדל הארגון, ייתכן שיהיה צורך לשנות את תרשים המבנה הארגוני של החברה כך שישקף את השינויים בחברה תוך כדי התפתחותה. לדוגמה, סטארט-אפ יכול להתחיל עם תרשים flatterchy, אבל כאשר הם צוברים תאוצה, לעבור תרשים החטיבה כמו אזורים חדשים תת המותגים להתפתח. כאשר המבנה העסקי הנוכחי שלך אינו מעצים את הצוותים שלך להגשים את מטרותיהם במהירות, חפש הנחיות כדי להעריך אם ארגון מחדש של המבנה שלך ישחזר את המומנטום ויעשה מהר יותר את המטרות שלך.
סוגי מבני מבנה ארגוני
תרשים מבנה ארגוני נראה כמו מפה של אנשים ומחלקות שונות בתוך הארגון; המקבילה העסקית לגנוגראמה משפחתית המתארת את היחסים בין בני משפחה שונים. כשם שגנוגראמה משפחתית עוזרת לנו להבין את מבנה המשפחה ואת תפקידי האנשים בתוך המשפחה, תרשים מבנה ארגוני מסייע לנו להבין את תפקידי הפרטים בחברה.
אלו הם ארבעת הסוגים העיקריים של מבני תרשימים ארגוניים שעשויים לשקף את הפעילות הנוכחית של החברה שלך או לסייע לך לבנות מחדש את מצב הפעולה שונה:
- פונקציונלי: תרשים ארגוני של חברה פונקציונלית מתאר את מה שרוב האנשים היו מקשרים עם אופני פעולה ביורוקרטיים או היררכיים. זהו מבנה מסורתי מלמעלה למטה עם C- סוויטה בראש, ואחריו מנהלים בכירים אחרים ומנהלי הביניים עם כוח והשפעה ביותר בחברה. יש מעט עובדים רשומים בחלק העליון של הדיאגרמה, עם יותר ויותר עובדים או מחלקות המופיעים בתחתית הדיאגרמה. ככל שאתה הולך למטה בארגון, פחות כוח אנשים. אנשים מחולקים למחלקות בהתאם לתפקוד שלהם או מיומנות להגדיר בתוך החברה. דוגמאות לארגונים הירארכיים כוללים את הצבא, את רוב התאגידים ואת הדתות המאורגנות. אחד היתרונות העיקריים של מבנה פונקציונלי הוא היכולת של כל עובד ומחלקה להתמקד רק במה שהם עושים הכי טוב, מבלי לדאוג לגבי חלקים אחרים של הארגון. יחד עם זאת, חוסר תקשורת בין מחלקות יכול להאט את ההתקדמות לעבר המטרות הכוללות של הארגון, כמו יד ימין לעתים קרובות אין מושג מה יד שמאל עושה.
- מטריקס: תרשים מטריצה של חברה דומה לתרשים מבנה פונקציונלי של חברות, למעט העובדה שעובדים מדווחים לפחות לשני מפקחים, בהתאם למצב ולפרויקט. לדוגמה, הם עשויים להיות אחד הבוס הראשי, אבל אז מנהלי פרויקטים שונים עבור שלושה פרויקטים שונים הם עובדים כרגע. זה אומר שהם אחראים לדיווח על ארבעה אנשים שונים. בעוד תרשים זה עדיין מראה בעיקר מלמעלה למטה יחסים, תוכלו גם לראות קווי אופקיים היחסים בין אנשים או מחלקות באותה רמה, כי אנשים חייבים לדווח אחד על השני על פרויקטים ספציפיים. יתרון אחד של מערכת המטריקס הוא שהוא מאפשר תקשורת קלה בין חטיבות. אבל החסרון של מבנה המטריקס הוא כי עובדים יכולים להיות מבולבלים או המום על ידי צורך לדווח על כך כל כך הרבה מפקידים שונים בבת אחת, כל אחד עם סגנון הניהול שלהם ואת הדרישות.
- מחלקתי (כולל גיאוגרפי): תרשים מבנה החברה החטיבה חל על חברות גדולות הכוללות מספר מותגים או מיקומים גיאוגרפיים תחת המטריה שלהם. הפער הוא דוגמה מצוינת לארגון מחלקתי. בדוגמה הארגונית שלהם, הגאפ מופיע בראש הרשימה, ואז המותגים שהם מנהלים מופיעים ברמה השנייה של התרשים, כולל The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta ו- Hill City. לכל אחת מחלוקות אלו יש מבנה פונקציונאלי משלהן בתרשים הארגוני. חברה אחרת הפועלת בדרך זו היא Fabletics, עם שמם מופיע בראש התרשים ולאחר מכן חטיבות המותג שלהם על הקו השני, כולל JUSTFAB, Shoedazzle, ו Fabletics ו Fabkids, עם כל חלוקה יש מבנה פונקציונלי משלהם. תרשימי החטיבה עשויים לכלול סוגים שונים של מבני תרשים ארגוני תחת כל חלוקה. בעוד חטיבה אחת פועלת עם מבנה פונקציונלי, אחר יכול להשתמש במבנה מטריצה, בעוד חטיבה מתפתחת החדש הוא הטוב ביותר מסווג כמו flattchy. כוחו של מבנה החטיבה הוא שלמחלקות שונות בתוך אותה חברה יש את הכוח לפעול באופן עצמאי כארגונים. עם זאת, תקשורת בין המחלקות יכולה להיות קשה, והבדלים במדיניות ובנהלים יכולים להפוך את חוויות העובד שונות בתכלית מחטיבה אחת לאחרת.
- Flatarchy: ב flatterchy, העובדים מוזמנים לתרום רעיונות חדשים או להשתתף חשיבה, ללא קשר למיקום. התרשים הארגוני עדיין מזכיר היררכיה, שכן יש מפקחים, אך מפקחים ועובדים יכולים להיות משולבים בקטגוריות הנקראות "צוותים שטוחים", שם הרעיונות של כולם חשובים באותה מידה. חברות כמו Google, LinkedIn ו- 3M מקבלות בברכה את עובדיהן להשתתף בקבוצות חדשניות ולספק זמן ליצירתיות אישית ופרויקטים שיכולים להועיל לארגון כולו. במקום רעיונות חדשים מגיעים מלמעלה למטה, רעיונות חדשים מתקבלים בברכה מכל מקום שבו הם נוצרים באופן טבעי. כוחו של הפלאטצ'י טמון בעושר של האפשרויות הנפתחות לארגון כאשר רעיונות חדשים אינם מוגבלים למוחם של מעטים. עם זאת, הצהרה חזקה חזון הצהרה יש צורך לשמור את כולם על אותו דף, כדי למנוע רדיפת רעיונות יותר מדי כיוונים שונים בבת אחת.
יצירת תרשים מבנה ארגוני
ברגע שאתה מבין אם הארגון שלך פועל באמצעות מבנה פונקציונלי, מטריצה, חטיבתית או flatarchy, ניתן ליצור תרשים מבנה ארגוני המשקף את מצב הפעולה שלך. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw ו- Insperity OrgPlus הן תוכנות המציעות יכולות תרשימים ארגוניות המאפשרות לך לבחור את המבנה הרצוי ולאחר מכן פשוט לחבר את המידע המתאים לכל מיקום, מחלקה או חלוקה בארגון שלך. תוכנה זו יוצרת באופן אוטומטי תרשים שבו ניתן להשתמש כדי להגדיל את התקשורת ואת היעילות בארגון שלך. האפשרויות נע בין גרסאות חינם לשכר, כאשר הגרסאות החינמיות המתאימות ביותר לעסקים קטנים יותר והגרסאות המשולמות המתאימות יותר לארגונים גדולים יותר או למי שרוצה גרפיקה מותאמת אישית במיוחד.
התרשים הארגוני המוגמר שלך יכול לסייע בהסבר תפקידים לניהול, לסייע לעובדים להבין נתיבים לקידום בתוך החברה או לתקשר תוכניות לעתיד. חברות מסוימות להשתמש תרשימים שלהם למטרה כפולה כמו ספרייה החברה, להשלים עם מספרי טלפון וכתובות דוא"ל.
במהלך תקופה של מעבר ארגוני, יצירת מגוון של תרשימי מבנה ארגוני יכולה לעזור לך לבצע סיעור מוחות על ידי הערכת כל מבנה וכיצד הוא עשוי להועיל לעסק שלך - כלי רב ערך לקבלת החלטות מושכלות קדימה.
